Comment s’organiser pour les mises à jour de dossier

Le dossier d’enregistrement doit refléter les connaissances actuelles sur la manière dont votre substance peut être utilisée en toute sécurité sur les sites de production et par les utilisateurs tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Cela signifie qu’après avoir soumis avec succès un enregistrement et obtenu votre numéro d’enregistrement, vous avez encore du travail à faire.

Vous devez mettre à jour votre enregistrement – ou contribuer à la mise à jour de la partie commune de votre enregistrement lorsque:

vos connaissances sur la substance ou son utilisation changent, par exemple: fourchette de quantité plus élevée, nouvelles utilisations, modification de la composition de la substance, etc.;
vous recevez une décision d’évaluation vous demandant d’ajouter des informations à votre enregistrement.

Modifications ayant une incidence sur les mises à jour de votre dossier

Les modifications des exigences en matière d’information pour l’enregistrement des produits chimiques au titre du règlement REACH pourraient avoir une incidence sur les mises à jour de votre dossier. Vous devez également prêter attention aux modifications apportées à la classification et à l’étiquetage harmonisés des substances dangereuses, qui sont mis à jour au moyen d’une «adaptation au progrès technique (ATP)» et publiés chaque année par la Commission européenne.

L’ECHA peut mener des campagnes de contrôle informatique des dossiers pour mettre en évidence les aspects des enregistrements pouvant être améliorés. En conséquence, l’ECHA peut rappeler à un déclarant de procéder à une mise à jour de son dossier d’enregistrement afin de répondre aux préoccupations mises en évidence, ainsi que d’améliorer la qualité des données dans les futures soumissions. Il relève toutefois toujours de la responsabilité du déclarant de tenir ses données à jour. En tant que déclarant, vous devez considérer votre dossier comme un «document évolutif» et le mettre à jour chaque fois que de nouvelles informations sont disponibles.

Conseils pratiques pour les mises à jour des dossiers

Vous trouverez ci-dessous une série de points pratiques à prendre en considération lors de la mise à jour de votre dossier d’enregistrement. Cette liste ne contient que des recommandations et ne devrait pas être considérée comme la seule source d’orientations pour vérifier si une mise à jour du dossier est nécessaire ou non.

Vérifiez si vous fabriquez/importez encore la substance

Si vous ne fabriquez/n’importez plus la substance, arrêtez la fabrication/l’importation de l’enregistrement sur votre compte REACH-IT.

Vérifiez que votre fourchette de quantité est toujours correcte

Vérifiez si votre fourchette de quantité enregistrée est toujours à jour. La quantité à prendre en considération est la quantité fabriquée/importée pour l’année civile précédente (et non plus la moyenne des 3 années précédentes).

Vous devrez mettre à jour votre dossier si:

vos quantités importées ou fabriquées ont diminué;
votre fourchette de quantité a dépassé ou est susceptible de dépasser la fourchette de quantité actuellement enregistrée.

À une fourchette de quantité supérieure, vous devez fournir davantage d’informations dans votre dossier d’enregistrement. Vérifiez auprès du déclarant principal si vous y avez accès.

Assurez-vous que vos coordonnées sont à jour dans REACH-IT

Il est important de veiller à ce que les coordonnées liées à vos enregistrements et à vos soumissions conjointes dans le cadre de REACH-IT soient à jour. Si nécessaire, l’ECHA utilisera ces informations pour prendre contact avec vous. En outre, ces coordonnées (si elles concernent un déclarant principal) sont également utilisées par les déclarants potentiels pour prendre contact avec vous.

Y a-t-il eu une modification de la composition de votre substance ayant une incidence sur votre dossier d’enregistrement?

Veillez à ce que la composition de votre substance se situe dans la composition limite des données soumises conjointement. Si tel n’est pas le cas, vous devez soit convenir avec le déclarant principal d’élargir la composition limite, soit renoncer aux données soumises conjointement et fournir les informations nécessaires par vous-même.

Toutes vos utilisations de la substance sont-elles couvertes par le ou les dossier(s) d’enregistrement?

Si le rapport sur la sécurité chimique (CSR) est fourni conjointement par le déclarant principal, assurez-vous que toutes vos utilisations sont signalées dans le dossier principal, ainsi que dans votre propre dossier. Vous devez déclarer les utilisations de l’ensemble du cycle de vie de la substance (par exemple, les utilisations de vos utilisateurs en aval).

Si le CSR n’est pas fourni conjointement, vous devez indiquer dans votre dossier d’enregistrement uniquement les utilisations dans votre chaîne d’approvisionnement (c’est-à-dire les vôtres et celles de vos utilisateurs en aval).

Communiquer les modifications pertinentes au sein de la chaîne d’approvisionnement

Certaines modifications apportées à votre enregistrement doivent être communiquées au sein de votre chaîne d’approvisionnement, y compris, mais sans s’y limiter, les modifications apportées à la fiche de données de sécurité étendue (FDS étendue), les classifications des dangers ou les conseils d’utilisation pour garantir la sécurité.

Quelles sont vos obligations à la suite d’un enregistrement réussi?

Les dossiers d’enregistrement doivent être tenus à jour. Les co-déclarants ont le devoir de contribuer au processus de mise à jour du dossier d’enregistrement, qui inclut des obligations en matière de partage des données et des coûts. Assurez-vous de contacter votre déclarant principal afin de vérifier que vous respectez toutes les obligations applicables en matière de partage des données et de partage des coûts au titre du règlement REACH.

Quel est le délai pour mettre à jour votre dossier?

Le règlement d’exécution relatif à la mise à jour des dossiers a clarifié les délais de soumission d’une mise à jour du dossier. Des informations détaillées à ce sujet figurent dans la section «Respect des délais de mise à jour» des pages relatives à la phase 7.

N’oubliez pas de tenir à jour dans REACH-IT toutes les informations administratives vous concernant, telles que les données sur votre identité légale, vos coordonnées et votre personne de contact. Ainsi, les autorités et vos codéclarants pourront toujours vous contacter à propos de votre enregistrement.