Comment créer votre dossier d’enregistrement avec IUCLID Cloud

Si vous êtes une PME ou un consultant travaillant pour une PME, vous pouvez tirer profit du service IUCLID Cloud for SMEs pour créer votre dossier au format IUCLID.

Pour utiliser ce service, vous aurez besoin d’un compte ECHA et vous devrez souscrire au service IUCLID Cloud. Pour ce faire:

  1. Rendez vous sur la page web «ECHA Cloud services» (Services en nuage de l’ECHA). Vous y trouverez une description succincte des services ainsi qu’un ensemble de ressources utiles.
  2. Sélectionnez «Access ECHA Cloud services» (Accéder aux services en nuage de l’ECHA) dans le menu situé à droite de l’écran.
  3. Sélectionnez «Login» (Se connecter) et saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe si vous possédez déjà un compte. Si tel n’est pas le cas, créez-en un en sélectionnant «Register» (S’enregistrer) puis:
    1. saisissez certaines informations de base pour identifier votre compte, et
    2. créez votre entité légale. Le système vous enverra alors un courriel de confirmation, que vous devrez vérifier.
  4. Souscrivez à IUCLID Cloud en cliquant sur «Subscribe to the service “IUCLID Cloud for SMEs”» (Souscrire au service «IUCLID Cloud for SMEs»). Il vous est demandé de lire et d’accepter les conditions régissant ce service.
  5. Après avoir souscrit, vous pouvez sélectionner «Access service» (Accéder au service) et vous serez alors dirigé vers l’interface web d’IUCLID Cloud.

Voici les principales étapes à suivre lorsque vous créez votre dossier d’enregistrement dans IUCLID Cloud.

 

1. Créez l’ensemble de données de votre substance

La première chose à faire est de créer l’ensemble de données de votre substance, qui comprend les données administratives et scientifiques concernant la substance que vous enregistrez. Il s’agit de la base de votre enregistrement et vous devez indiquer toutes les informations requises sur les propriétés, l’utilisation et l’exposition de la substance. Vous pourrez modifier l’ensemble de données à tout moment, par exemple, si vous trouvez de nouvelles informations sur votre substance. Si vous avez saisi des informations dans l’ensemble de données de votre substance qui ne doivent pas être publiées sur le site web de l’ECHA, vous devez l’indiquer au moyen de drapeaux de confidentialité. Chaque demande de confidentialité doit être dûment justifiée.

Avant de poursuivre, vérifiez que l’ensemble de données de votre substance est complet en cliquant sur «Validate» (Valider) à partir de la vue principale de votre substance. Vous pourrez ainsi contrôler si votre ensemble de données est complet ou si vous devez l’adapter.

Le rapport de validation signale les champs que vous devez plus particulièrement examiner. Pour soumettre avec succès votre dossier à l’ECHA, vous devrez corriger toutes les erreurs de soumission. Les contrôles de qualité sont destinés à vous aider à améliorer la qualité de vos données. Des mises à jour ultérieures d’IUCLID introduiront davantage de contrôles de qualité pour vous aider à créer un dossier de grande qualité.

 

2. Créez votre dossier

Le fichier que vous soumettez à l’ECHA pour enregistrer votre substance est appelé «dossier». Un dossier est une copie en lecture seule de l’ensemble de données de votre substance, complété par des informations sur le type de votre enregistrement.

Pour créer votre dossier, vous devez compléter les informations figurant dans l’en-tête du dossier relatif à votre ensemble de données puis sélectionner «Create dossier» (Créer dossier).

Lorsque vous modifiez les informations de l’en-tête de votre dossier, faites attention aux éléments suivants:

  • Type de soumission: choisissez le type de soumission approprié. Enregistrez-vous une substance destinée à des utilisations standard (la substance est utilisée en tant que telle ou dans des mélanges) et assortie d’exigences standard en matière d’informations? Votre enregistrement couvre-t-il une substance destinée uniquement à des utilisations intermédiaires (la substance est utilisée pour fabriquer une autre substance)? Êtes-vous un déclarant principal ou un membre?
  • Informations administratives: vous pouvez invoquer la confidentialité de certaines informations, telles que votre fourchette de quantité ou votre numéro d’enregistrement.
  • Si vous pouvez prétendre à une exemption de redevances pour des dossiers de 1 à 10 tonnes par an, vous devez également l’indiquer ici. Tel est le cas si vous fournissez volontairement l’ensemble des informations standard pour votre substance alors même que vous pourriez procéder à l’enregistrement avec un ensemble réduit d’informations.
  • Nom de votre dossier: vous devez donner un nom à votre dossier sous la rubrique «Dossier name» (Nom de dossier). Ce nom doit vous permettre d’identifier aisément le dossier dans votre propre système. N’utilisez pas d’informations confidentielles dans le nom de dossier, dans la mesure où celui-ci pourra être vu par toute personne avec laquelle vous partagez ledit dossier.

 

3. Passez votre dossier en revue

Après avoir créé votre dossier à partir de l’ensemble de données de votre substance, vous devriez le passer en revue une fois encore. Même si l’assistant de validation n’a signalé aucune lacune lorsque vous l’avez exécuté sur l’ensemble de données d’une substance, il est important de valider également votre dossier final – pendant la création du dossier, vous pourriez avoir ajouté certaines informations qui pourraient donner lieu à un résultat différent en matière de caractère complet.

 

4. Exportez et soumettez votre dossier

Dès lors que vous êtes satisfait des données figurant dans votre dossier IUCLID, sélectionnez «Export» (Exporter) dans le coin supérieur de la vue principale du dossier afin d’enregistrer celui-ci sur votre ordinateur avant de le soumettre à l’ECHA au moyen de REACH-IT.

À partir de novembre 2017, vous pourrez sélectionner directement dans REACH-IT le dossier que vous souhaitez soumettre.

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