Éléments à prendre en compte pour votre activité

Pour démontrer l'utilisation sûre de votre substance dans un dossier d'enregistrement, il vous faudra investir beaucoup de temps, d'argent et d'expertise.

Vous devrez dialoguer et, en général, prévoir des dispositions contractuelles avec des sociétés co-déclarantes pour trouver des accords sur la manière de partager les coûts d'évaluation des données relatives au danger et du travail correspondant sur l'évaluation des risques. Vous devrez aussi vous mettre d'accord sur la manière de présenter ces informations dans le dossier d'enregistrement.

Gardez à l'esprit que l'enregistrement vous permettra de montrer à vos clients que vous êtes un fournisseur responsable qui a contribué à une utilisation plus sûre des produits chimiques. 

 

1. Quel est le marché pour votre substance?

Connaissez les besoins de vos clients
La substance que vous fabriquez ou importez peut être d'une importance cruciale pour vos clients. Informez très tôt vos clients de vos intentions d'enregistrement de la substance afin de bien comprendre la demande y afférente.

Prévoyez le statut réglementaire de votre substance
Est-ce que les propriétés intrinsèques de votre substance pourraient signifier que celle-ci peut susciter des préoccupations pour la santé humaine ou l'environnement? Si tel est le cas, il se pourrait que son utilisation soit abandonnée en vertu d'autres processus REACH dans un futur proche.

2. Quelle est la répercussion de l'enregistrement REACH sur votre société?

Décidez du type d'enregistrement
Prévoyez-vous un enregistrement pour 1 à 10 tonnes par an ou 10 à 100 tonnes par an ? Ou alors, votre enregistrement concerne-t-il uniquement des utilisations intermédiaires? Les données exigées lors de l'enregistrement sont très différentes en fonction du tonnage. Bien entendu, cela aura des répercussions sur les coûts.

Recueillez et évaluez les informations disponibles sur votre substance
En fonction de votre type d'enregistrement, vous devez recueillir diverses informations sur votre substance et ses effets sur la santé humaine et l'environnement. Ce travail relève d'un expert. Détenez-vous l'expertise en interne ou vous faut-il externaliser cette activité?

Compilez votre propre dossier d'enregistrement
Même si vous devez soumettre la plus grande partie des informations conjointement avec d'autres sociétés, certaines des informations doivent être soumises individuellement par chaque déclarant. Vous devez décider si ce travail sera effectué en interne ou en externe.

Calculez la redevance pour l'enregistrement REACH
L'enregistrement REACH présuppose le paiement d'une redevance à l'ECHA, qui peut varier de 65 à 4 674 euros pour les enregistrements de 1 et 100 tonnes par an en fonction de la taille de votre société et du type d'enregistrement.

Les petites et moyennes entreprises bénéficient de redevances d'enregistrement réduites. Vous devez vérifier attentivement si vous appartenez à cette catégorie.

Définissez les utilisations et les conditions d'utilisation de votre substance pour vos utilisations propres et les utilisations faites dans votre chaîne d'approvisionnement
Y a-t-il des utilisations que vous souhaitez garder confidentielles? S'il s'agit d'une substance que vous comptez enregistrer pour une fourchette de quantité de 10 tonnes par an ou plus, vous devrez faire vous-même une évaluation de la sécurité du produit chimique pour cette substance.

Savez-vous quelles sont les principales utilisations de votre substance pour vos clients? Quelles utilisations souhaitez-vous déclarer dans votre enregistrement?

Connaissez-vous bien vos clients et vos fournisseurs? Si tel est le cas, vous pouvez probablement compter sur eux pour vous aider à recueillir des informations pour votre enregistrement. Si tel n'est pas le cas, vous devrez consacrer du temps et des ressources à la recherche des données nécessaires.

Êtes-vous membre d'une organisation de secteur? Si tel est le cas, a-t-elle organisé une collecte d'informations sur les utilisations? Si tel n'est pas le cas, vous devrez peut-être recueillir vous-même ces informations.

Maintenez l'enregistrement à jour
Après l'enregistrement, vous devez maintenir vos enregistrements à jour. Par exemple, de nouvelles utilisations doivent être évaluées pour prouver qu'elles sont sûres et incluses dans l'enregistrement. Les autorités peuvent aussi vous demander de faire des mises à jour. Réservez des ressources pour la préparation des mises à jour.

3. Vous devez collaborer avec d'autres sociétés

Localisez vos co-déclarants
S'il existe des co-déclarants pour votre substance, il est prévu que vous partagiez avec eux les coûts de l'enregistrement. Cela permettra de diminuer vos propres coûts. L'enregistrement conjoint permet aussi d'éviter la duplication du travail.

Il se peut aussi que vous soyez le seul à enregistrer la substance. Même si cela implique que vous n'affecterez pas de ressources à la collaboration avec d'autres sociétés, cela signifie aussi que toutes les tâches de l'enregistrement reposent sur vous.

Entamez la coopération avec vos co-déclarants
Les co-déclarants doivent s'accorder sur la manière dont ils veulent travailler ensemble. Cela sera moins compliqué si vos co-déclarants ont déjà procédé à des enregistrements, par exemple, pour les échéances de REACH en 2010 ou en 2013.

Si vous partez de zéro avec vos co-déclarants, vous devez consacrer du temps et des ressources à la phase d'instauration de la coopération.

Communiquez avec vos co-déclarants
Vous devez vous mettre d'accord avec vos co-déclarants sur le contenu de l'enregistrement conjoint. Cela signifie que vous devez participer à des activités coopératives comme des réunions ou des cyberconférences.

Évaluez les informations dont vous disposez en tant que groupe de co-déclarants
En fonction de votre type d'enregistrement et des informations identifiées par vos co-déclarants, vous devez évaluer tant la fiabilité que la pertinence de ces informations. Ce travail relève d'un expert. Vous devez décider avec vos co-déclarants si vous souhaitez externaliser ou non cette tâche.

Négociez le partage des données
Les propriétaires de données sont en droit de demander une compensation pour celles-ci. Vous devez réserver des ressources pour ces négociations.

Obtenez les informations manquantes pour votre enregistrement
Si vous ou vos co-déclarants ne disposez pas de toutes les données nécessaires pour l'enregistrement, vous devez décider de la meilleure manière de combler ces lacunes. N'oubliez pas que les essais sur des animaux vertébrés ne peuvent être utilisés qu'en dernier recours. Ce travail relève d'un expert. Vous devez décider avec vos co-déclarants si vous souhaitez externaliser ou non cette tâche.

Compilez le dossier d'enregistrement conjoint
Les informations nécessaires pour l'enregistrement doivent être saisies dans le dossier d'enregistrement champ après champ. Vous devez décider avec vos co-déclarants si cette tâche doit être externalisée ou non.

Maintenez votre enregistrement à jour
Après l'enregistrement, vous devez aussi maintenir à jour la partie conjointe de vos enregistrements. Les autorités peuvent, en outre, exiger des mises à jour. Réservez des ressources pour la préparation des mises à jour.

 

4. Comment organiser le travail en interne

Évaluez le nombre de substances que vous allez enregistrer et prévoyez d'étaler le travail dans le temps
La préparation d'un enregistrement peut prendre une année. Cela peut même prendre plus longtemps, si aucune information existante n'est disponible sur les risques. Si vous avez prévu d'enregistrer plusieurs substances, préparez un plan de projet clair afin d'être en mesure de gérer la charge de travail.

Au moment de définir les priorités, repérez les substances qui ont déjà été enregistrées pour lesquelles vous serez un co-déclarant et celles pour lesquelles vous souhaitez être le déclarant principal.

Si vous allez enregistrer plusieurs substances, suivez la totalité du processus d'enregistrement pour l'une d'entre elles le plus tôt possible. Vous découvrirez ainsi le processus et les outils et pourrez évaluer la charge de travail restante.

Simplifiez votre processus interne pour l'enregistrement REACH
Est-ce que vos collègues connaissent REACH et qu'est-ce que cela signifie pour votre société? À long terme, il est rentable de disposer d'un système de suivi interne pour les questions REACH. Vous devez par exemple impliquer les collègues des services de facturation, des ventes et ceux qui sont responsables de la rédaction des fiches de données de sécurité.

Planifiez la manière dont vous pouvez faire un suivi des volumes des substances dans votre société. Par exemple, pour une substance vous pourrez avoir des importations de plusieurs pays, des utilisations intermédiaires et non intermédiaires ou des importations de la substance en tant que telle ou dans des mélanges. Tous ces éléments auront des répercussions sur vos obligations.

Anticipez le besoin de réviser vos fiches de données de sécurité
L'apparition de nouvelles informations recueillies pendant le processus d'enregistrement peut entraîner des modifications, par exemple, dans la classification de la substance, ce qui entraînera la nécessité de mise à jour des fiches de données de sécurité. Après avoir mis à jour les fiches de données de sécurité, vous devez y joindre les scénarios d'exposition pour les substances dangereuses enregistrées pour 10 tonnes par an ou plus.

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