Ako sa treba pripraviť na aktualizácie dokumentácií

V registračnej dokumentácii musia byť uvedené aktuálne poznatky o spôsobe bezpečného používania vašej látky na miestach výroby a o tom, ako ich môžu bezpečne používať používatelia v rámci celého dodávateľského reťazca. Znamená to, že po úspešnom predložení registračnej dokumentácie a získaní registračného čísla, na váš čaká ešte ďalšia práca.

Musíte aktualizovať svoju registráciu alebo prispieť k aktualizácii spoločnej časti registrácie, ak:

sa zmenia vaše poznatky o látke a jej použitiach, napr. zvýšenie hmotnostného pásma, nové použitia, zmeny v zložení látky atď.,
dostanete rozhodnutie o hodnotení látky, v ktorom sa požadujú ďalšie informácie o registrácii.

Zmeny, ktoré sa dotknú aktualizácií dokumentácie

Zmeny požiadaviek na informácie pre registráciu chemických látok podľa nariadenia REACH sa môžu týkať aktualizácií vašej dokumentácie. Okrem toho by ste mali sledovať aj zmeny v harmonizovanej klasifikácii a označovaní nebezpečných látok, ktorá sa aktualizuje v rámci prispôsobenia technickému pokroku (ATP) a ktorú každoročne vydáva Európska komisia.

ECHA môže viesť prieskumné IT kampane zamerané na dokumentácie s cieľom zdôrazniť aspekty registrácií, ktoré možno zlepšiť. ECHA tak môže upozorniť registrujúcich, aby aktualizovali svoje registračné dokumentácie vzhľadom na vyjadrené obavy a zlepšili kvalitu údajov v budúcich predloženiach. Za aktuálnosť údajov však naďalej zodpovedá registrujúci. Ako registrujúci by ste mali svoju dokumentáciu považovať sa tzv. živý dokument a aktualizovať ho vždy, keď sa objavia nové informácie.

Praktické rady na aktualizáciu dokumentácií

Ďalej je uvedený prehľad praktických aspektov, ktoré sa majú zohľadniť pri aktualizácii registračnej dokumentácie. Tento prehľad má informačný charakter a nemá sa považovať za jediný a smerodajný zdroj na overenie, či sa vyžaduje aktualizácia dokumentácie.

Overte, či ešte stále vyrábate/dovážate látku

Ak už nevyrábate/nedovážate látku, odoberte výrobu/dovoz látky z registrácie vo svojom účte na portáli REACH-IT.

Overte správnosť hmotnostného pásma

Skontrolujte, či je registrované hmotnostné pásmo aj naďalej aktuálne. Hmotnosť, o ktorú ide, je množstvo látky vyrobenej/dovezenej za uplynulý kalendárny rok (predtým to bol priemer na posledné 3 roky).

Aktualizácia dokumentácie sa vyžaduje, ak:

sa zníži dovážané alebo vyrábané množstvo látky,
hmotnostné pásmo je, alebo pravdepodobne bude vyššie ako v súčasnosti registrované hmotnostné pásmo.

Pri vyššom hmotnostnom pásme sa požadujú ďalšie informácie v registračnej dokumentácii. Overte si u hlavného registrujúceho, či k nim máte prístup.

Skontrolujte, či sú vaše kontaktné údaje v REACH-IT aktuálne

Je dôležité, aby boli kontaktné údaje týkajúce sa vašich registrácií a spoločných predložení na portáli REACH-IT aktuálne. V prípade potreby agentúra ECHA použije tieto údaje, aby sa s vami skontaktovala. Tieto informácie (v prípade kontaktných údajov na hlavného registrujúceho) použijú potenciálni registrujúci na nadviazanie kontaktu s vami.

Zmenilo sa zloženie látky tak, že to má vplyv na registračnú dokumentáciu?

Skontrolujte, či zloženie vašej látky zodpovedá hraničnému zloženiu podľa spoločne predložených údajov. Ak nie, buď sa dohodnite s hlavným registrujúcim na rozšírení hraničného zloženia, alebo uplatnite výnimku zo spoločne predložených údajov a poskytnite požadované informácie osobitne.

Sú všetky použitia látky zahrnuté v registračnej dokumentácii?

Ak správu o chemickej bezpečnosti predkladá spoločne hlavný registrujúci, skontrolujte, či sú všetky vaše použitia uvedené v hlavnej dokumentácii, ako aj vo vašej vlastnej dokumentácii. Musíte oznámiť všetky použitia počas celého životného cyklu látky (napr. použitia následných užívateľov).

Ak sa správa o chemickej bezpečnosti nepredkladá spoločne, vo svojej registračnej dokumentácii oznamujete iba použitia v rámci vášho používateľského reťazca (t. j. vaše použitia a použitia následnými užívateľmi).

Oznámte relevantné zmeny v rámci dodávateľského reťazca

Určité zmeny v registrácii sa majú oznamovať aj v rámci dodávateľského reťazca, ako sú napríklad zmeny v rozšírenej karte bezpečnostných údajov, v klasifikácii nebezpečnosti alebo v usmerneniach o bezpečnom používaní.

Aké sú vaše povinnosti po úspešnej registrácii?

Registračné dokumentácie musia byť neustále aktualizované. Spoluregistrujúci sú povinní prispievať k aktualizáciám registračnej dokumentácie. Táto povinnosť sa týka zdieľania údajov i rozdelenia nákladov. Skontaktujte sa s hlavným registrujúcim, aby ste overili, či spĺňate všetky povinnosti týkajúce sa údajov a rozdelenia nákladov podľa nariadenia REACH.

Aký je termín na aktualizáciu dokumentácie?

Lehoty na predkladanie aktualizácií dokumentácie sú uvedené vo vykonávacom nariadení o aktualizácii dokumentácie. Podrobné informácie sa nachádzajú na stránkach týkajúcich sa fázy 7 v časti „Dodržiavanie termínov na aktualizáciu“.

V REACH-IT sa vyžaduje neustále udržiavať aktuálne všetky administratívne informácie, ako sú napríklad údaje o právnickej osobe, kontaktnej osobe či adresa. Vďaka tomu sa s vami môžu orgány a spoluregistrujúci jednoducho skontaktovať v súvislosti s registráciou.