V podjetju morate imeti vzpostavljene postopke, sisteme in opozorila, ki vam omogočajo, da ugotovite, kdaj morate spremeniti registracijo. Priporočljivo je na primer oblikovati postopek za prejemanje in analizo povratnih informacij kupcev ter spremljanje znanstvene literature v zvezi s svojo snovjo.

Registracijsko dokumentacijo morate dopolniti v na primer naslednjih primerih:

• Spremenili ste surovino, proizvodni postopek ali dobavitelja, zaradi česar vaša snov zdaj vsebuje drugačne (nevarne) nečistote ali druge sestavine (v manjših količinah).
• Spremenili ste obseg uvoza ali proizvodnje svoje snovi. Če količina preseže prag količinskega razpona, za katerega ste registrirali svojo snov, ali pade pod njega, morate to prijaviti v svoji dokumentaciji.
  • Če se količina poveča in preide v naslednji količinski razpon, morate agenciji ECHA predložiti poizvedbo, ki se v orodju IUCLID imenuje „Inquiry Type 4“ (vrsta poizvedbe 4), da bi izpolnili zahteve iz člena 12(2). V poizvedovalni dokumentaciji morate navesti, katere informacije potrebujete za izpolnitev zahtev po informacijah pri večjem količinskem razponu. Na podlagi odgovora agencije ECHA glede razpoložljivosti teh informacij se lahko s soudeleženimi registracijskimi zavezanci pogovorite, ali so podatki že na voljo v skupni predložitvi in kako lahko pridobite dostop do njih, na primer z nakupom ustrezne izjave o dostopu do podatkov.
  • Nepredložitev poizvedbe lahko izvršilni organi obravnavajo kot kršitev člena 26 uredbe REACH.
  • Če niso na voljo vse informacije za izpolnitev zahtev po informacijah v zvezi z vašo registracijo, morate razmisliti, kako zapolniti podatkovne vrzeli. Več informacij o strategiji zbiranja podatkov lahko najdete v registracijski fazi 4 „Katere informacije potrebujete“.
• Kupci vas obvestijo o novih uporabah. V takem primeru boste morda morali posodobiti tudi poročilo o kemijski varnosti.
• Dopolniti morate informacije v zvezi z lastnostmi snovi, ki ste jih v skupni predložitvi predložili ločeno (izvzeto).
• Vaš dobavitelj na novo formulira zmes, ki jo uvažate. Če snov ni več vključena v zmes, boste morda morali prijaviti prenehanje uvoza navedene snovi.
• Izveste nove informacije o lastnostih snovi, na katere je treba opozoriti soudeležene registracijske zavezance. Dogovoriti se morate o načinu dopolnitve skupno predloženih registracijskih informacij.

Pri dopolnitvi registracije lahko v zvezi z novimi informacijami v svoji dokumentaciji zahtevate varovanje poslovnih skrivnosti, če se nanaša na informacije, ki jih ECHA ni predhodno objavila.