Programsko aplikacijo IUCLID lahko brezplačno prenesete s spletišča IUCLID. Če ste v vašem podjetju samo vi odgovorni za pripravo dokumentacije, je verjetno najustrezneje, da delate na svojem računalniku z različico za namizni računalnik. Druga možnost pa je, da uporabljate različico za strežnik, kar pomeni, da lahko v vašem podjetju več ljudi hkrati dostopa do istih podatkov IUCLID in dela z njimi.

V programu IUCLID morate najprej ustvariti svoj nabor podatkov o snovi, ki vključuje upravne in znanstvene podatke za snov, ki jo želite registrirati. To je podlaga za vašo registracijo, vključiti pa morate vse zahtevane informacije o lastnostih, uporabi in izpostavljenosti tej snovi. Ta nabor boste lahko kadar koli urejali, na primer, če boste odkrili novo informacijo o svoji snovi.

Če ste v svoj nabor podatkov o snovi vključili informacije, ki se ne bi smele objaviti na spletišču agencije ECHA, morate to označiti z zastavicami, ki označujejo zaupnost. Vsak zahtevek za zaupnost je treba trdno utemeljiti.

Preden nadaljujete, preverite popolnost svojega nabora podatkov o snovi z zagonom vtičnika programa IUCLID Pomočnik za validacijo. Ta bo pokazal, ali je vaš nabor podatkov popoln ali pa ga morate dopolniti.

Pomočnik za validacijo označi polja, ki jih morate podrobneje proučiti. Za uspešno predložitev dokumentacije agenciji ECHA morate odpraviti vse napake iz preverjanj za predložitev. Za pomoč pri izboljšanju kakovosti vaših podatkov so vam na voljo preverjanja kakovosti. S prihodnjimi posodobitvami programa IUCLID 6 bo uvedenih več preverjanj kakovosti za pomoč pri pripravi visokokakovostne dokumentacije.

Datoteka, ki jo predložite agenciji ECHA za registracijo snovi, se imenuje dokumentacija. Dokumentacija je kopija vašega nabora podatkov o snovi, namenjena samo za branje, ki je dopolnjena z upravnimi informacijami o vrsti registracije.

S klikom z desno tipko miške na svoj nabor podatkov o snovi in izbiro ukaza „Ustvari dokumentacijo“ zaženete čarovnika za ustvarjanje dokumentacije, ki vas bo vodil skozi postopek.

Med ustvarjanjem svoje registracijske dokumentacije v programu IUCLID bodite pozorni na naslednje:

• vrsta predložitve: v čarovniku za ustvarjanje dokumentacije izberite ustrezno vrsto predložitve: ali želite snov registrirati za običajne uporabe (snov se uporablja kot taka ali v zmeseh) in z zahtevami po standardnih informacijah? Ali vaša registracija vključuje snov, ki se uporablja samo kot intermediat (snov se uporablja pri izdelavi druge snovi)? Ali ste glavni registracijski zavezanec ali član?
• upravne informacije: za svoje informacije, na primer o količinskem razponu ali registrski številki, lahko zahtevate zaupnost.
• Tukaj morate tudi označiti, ali ste upravičeni do opustitve plačila pristojbine za dokumentacijo za snovi v količini od 1 do 10 ton na leto. To velja, če za svojo snov prostovoljno zagotovite standardni sveženj informacij, čeprav bi jo lahko registrirali z manjšim naborom informacij.
• poimenujte svojo dokumentacijo: svojo dokumentacijo morate poimenovati na podlagi dodatnih administrativnih informacij. Ime bi vam moralo omogočiti lažje iskanje dokumentacije v vašem lastnem sistemu. V imenu ne uporabljate zaupnih informacij, saj ga lahko vidi vsak, s katerim si izmenjate dokumentacijo.

Ko ste v dokumentacijo vnesli vse informacije, jo lahko preverite. Potem še enkrat odprite Pomočnika za validacijo in ga zaženite v svoji dokumentaciji. Tudi če Pomočnik za validacijo ni pokazal napak, ko ste ga zagnali v naboru podatkov o snovi, ga morate zagnati tudi v končni dokumentaciji – morda ste med ustvarjanjem dokumentacije dodali informacije, zaradi katerih je lahko rezultat pregleda popolnosti drugačen.

Večji deli registracijske dokumentacije so v skladu z zakonom javno dostopni, za določene informacije pa lahko zahtevate zaupnost. Z vtičnikom za predogled razširjanja lahko vnaprej vidite, kaj bo objavljeno na podlagi zahtevkov, ki ste jih vključili v dokumentacijo.

Agencija ECHA bo preverila zahtevke za zaupnost, ki ste jih vključili v dokumentacijo. Če bo vaš zahtevek zavrnjen, boste dobili priložnost, da utemeljitev izboljšate. Če zahtevek ne bo ustrezno utemeljen, bodo informacije objavljene.

Ko ste zadovoljni s podatki v svoji dokumentaciji, jo najprej izvozite na svoj računalnik, preden jo prek portala REACH-IT predložite agenciji ECHA.