Együttműködés a REACH szerinti regisztrálás kapcsán – bevált gyakorlatok a KKV-k és tanácsadók számára

Tanácsok kép

A külső szolgáltatók vagy tanácsadók döntő szerepet tölthetnek be a kkv-k jogszabályi kötelezettségeik teljesítése tekintetében. A REACH szerinti regisztrálás előkészítéséhez időre, erőfeszítésre és szakértelemre van szükség. Ezek olyan erőforrások, amelyekkel a kisebb vállalatok nem feltétlenül rendelkeznek a rendszeres üzleti tevékenységeiket meghaladó mértékben. Ezért külső segítség igénybevétele hasznosnak bizonyulhat. Az alábbi tanácsok a kkv-k és a tanácsadók számára egyaránt segítenek a REACH szerinti sikeres regisztráláshoz szükséges együttműködés terén.

Tanácsok kkv-k részére

 

1. Határozza meg, hogy miért van szüksége tanácsadóra!

A regisztrálási eljárással kapcsolatban szeretne tanácsot kérni, vagy azt szeretné, hogy valaki más végezze el a tényleges munkát? Csak a regisztrálás bizonyos részéhez, például egy vizsgálati stratégia kidolgozásához vagy egy IUCLID-dokumentáció elkészítéséhez van szüksége segítségre? A munkatársai képzéséhez van szüksége tanácsadóra?

Győződjön meg róla, hogy világosan meghatározta, miért szeretne külső szolgáltatást igénybe venni!

 

2. Ismerje meg az alapokat!

A többi jogszabályhoz hasonlóan a REACH-nek is megvan a maga nyelvezete és terminológiája. Érdemes megtanulni az alapokat, hogy hatékonyan tudjon kommunikálni a szolgáltatókkal.

Az ECHA a REACH szerinti regisztrálással kapcsolatban nyújtott támogatását a kevésbé tapasztalt vállalatok részére alakította ki. Minél több ismerettel rendelkezik, annál kevesebb az esély a félreértésre. Elsőként tekintse át az alábbi útmutatót: Gyakorlati útmutató a kkv-k vezetői és a REACH koordinátorok számára.

 

3. Álljanak rendelkezésére a legfontosabb adatok!

Annak érdekében, hogy a tanácsadó meg tudja állapítani, hogyan és milyen áron tud a leginkább segíteni Önnek, a következő alapvető adatokra lesz szüksége:

  • a regisztrálni kívánt anyag (név, CAS-szám, EK-szám);
  • a gyártott vagy behozott éves mennyiség (az adatokhoz kapcsolódó költségek és a regisztrációs díj szempontjából releváns);
  • az Ön REACH szerinti szerepköre (gyártó, importőr, keverék összeállítója);
  • az Ön vállalatának mérete, írásos bizonyítékkal;
  • az anyag azonosító adatai (annak meghatározásához, hogy van-e már vezető regisztráló kijelölve);
  • a gyártási folyamat, ha az Ön anyaga UVCB;
  • a meglévő analitikai, fizikai-kémiai, toxikológiai és ökotoxikológiai adatok átadása vagy hozzáférés biztosítása ezekhez az adatokhoz;
  • mire használják fel vásárlói az anyagot.
Ha a tanácsadója az Ön egyedüli képviselője, adja át neki azokat az információkat, amelyek az egyedüli képviselő részére (a REACH 8. cikkében) előírt feladatok ellátásához szükségesek.


Ha vállalata nem uniós vállalat, és a tanácsadója az Ön egyedüli képviselője, győződjön meg róla, hogy megállapodásuk egyértelműen rögzíti az együttműködés feltételeit, beleértve az egyedüli képviselő esetleges megváltoztatását is.

 

4. Válassza ki a megfelelő szolgáltatót!

A szolgáltatóknak megadott alapadatok alapján az általuk tett ajánlatokat összehasonlíthatja annak érdekében, hogy megtalálja a legjobb ajánlatot. Kérhet referenciákat és háttér-információkat a tanácsadókról, hogy meggyőződhessen arról, hogy rendelkeznek a jogi szabályozással kapcsolatos tapasztalattal és ismeretekkel.

A szakmai egyesületekbe tartozó tanácsadókat az adott egyesület gyakran értékeli. Egyes tanácsadók az elfogadott minőségi előírásoknak megfelelő tanúsítvánnyal vagy képzés elvégzését igazoló okirattal rendelkeznek.

Győződjön meg róla, hogy a tanácsadó rendelkezik-e a feladatoknak a megállapított határidőn belül történő elvégzéséhez szükséges erőforrásokkal!

További információért lásd a megfelelő tanácsadó kiválasztásához készített ellenőrző listánkat.

Egy megfelelő regisztrálási dokumentáció elkészítése és naprakészen tartása pénz- és időigényes feladat. Nagyon alacsony áron, rövid határidővel nem kap minőségi szolgáltatást.

 

5. Kezdjen hozzá minél előbb a határidő betartása érdekében!

Kezdje meg a regisztrálást és bízzon meg tanácsadót minél előbb, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a konstruktív és szilárd együttműködés kialakítására és a sikeres regisztráláshoz szükséges lépések elvégzésére!

A megállapodásban foglaltak szerint választ kell adnia a tanácsadónak, és biztosítania kell számára az anyagokat, hogy tudja tartani az elfogadott ütemtervet. Ha Ön késlekedik, akkor a tanácsadó is késve végzi el a feladatát, ami végső soron veszélyeztetheti az anyag regisztrálásának sikerességét.

 

6. Ossza meg az információkat a IUCLID Cloud szolgáltatásban!

Kérje meg tanácsadóját, hogy regisztrálási dokumentációjának összeállításához használja a kkv-k részére kialakított IUCLID Cloud szolgáltatást.

Ez lehetővé teszi a teljes körűen átlátható együttműködést, mivel könnyedén adhat tanácsadójának hozzáférést a fiókjához, és mindketten bármikor, bárhonnan tudnak online dolgozni ugyanazokkal az adatokkal.

Az adatokat az ECHA biztonságosan tárolja. Az automatikus frissítések révén mindig a IUCLID legújabb verziójával dolgozhat, a biztonsági mentést az ECHA végzi teljes egészében, és a szolgáltatás a nap 24 órájában rendelkezésre áll.

A IUCLID Cloud felhasználói felülete az asztali verziónál egyszerűbb, mivel kifejezetten a kkv-k számára készült.

Ha nem kívánja megosztani a IUCLID-ban tárolt adatokat a tanácsadójával, vagy ha megállapodásuk szerint a dokumentációt más programban készíti el, győződjön meg róla, hogy a munka befejezése után átadásra kerülő végleges adatállomány és a dokumentáció hiánytalan. Ezeknek az adatoknak a IUCLID felhőben történő tárolása hasznos, ha frissítenie kell a regisztrálási dokumentációt.

 

7. Teljesítse kötelezettségeit a regisztrálást követően is!

Naprakészen kell tartania az adatait, és válaszolnia kell az esetlegesen az ECHA-tól – például az értékelési folyamat során – érkező, további információk megadása iránti kérésekre.

Ellenőrizze, hogy a regisztrálást követő tevékenységekre – beleértve a IUCLID-ban tárolt adatokhoz való hozzáférést is – kiterjed-e a tanácsadói szerződés. Fontos, hogy a IUCLID felhőben tárolt teljes adatállományt és dokumentációt még a benyújtás után is megőrizze, hogy a IUCLID-ban tárolt adatokat később is felhasználhassa.

Ne feledje továbbá a REACH-IT-ben naprakészen tartani az elérhetőségét, rendszeresen ellenőrizze a REACH-IT fiókját, hogy az ECHA küldött-e üzenetet Önnek, és tájékoztassa az üzenetről a tanácsadóját. Abban is megállapodhatnak, hogy a tanácsadó e-mail címét adja meg a REACH-IT rendszerben, így közvetlenül ő kapja meg az értesítéseket.

Tanácsok tanácsadók részére

 

1. Legyen átlátható!

Egyértelműen határozza meg, milyen szolgáltatást és milyen áron nyújt! Ajánlatának átláthatóan kell tartalmaznia a szolgáltatásokat, azok díját, a fizetési ütemtervet, a szerződés megszüntetésének módját, az ügyfél által biztosított költségkeret felhasználásának módját, az ettől való esetleges eltéréseket és a megbízó vállalkozásnak biztosított jogokat.

Alakítson ki egy olyan rendszert, amely átláthatóan nyomon követi a projekt előrehaladását.

Ajánljon fel ingyenes előzetes találkozót!

 

2. Legyen a terület szakértője!

Bizonyosodjon meg arról, hogy érti a REACH különböző folyamatait, és ismeretei naprakészek. Kövesse az ECHA híreit, hogy ne maradjon le semmilyen fontos hírről!

Különösen az fontos, hogy teljes körűen értse a vizsgálati követelményeket, valamint azt, hogy hogyan kerül sor az adatok és a költségek megosztására, mivel e területek hiányos ismerete többletköltséget okozhat az ügyfelének.

Mivel ügyfele nem REACH-szakértő, törekedjen arra, hogy a regisztrálási követelményeket laikusok számára érthető módon fogalmazza meg.

 

3. Legyen problémamegoldó!

A REACH több megoldást kínál egy adott kérdésre. Tudnia kell részletesen elemezni az ügyfele helyzetét és releváns megoldásokat kínálnia számukra.

Ne feledje, hogy senki sem tud mindent. Adott esetben szüksége lehet további segítségre, és bizonyos feladatok elvégzésével más szolgáltatót is megbízhat. Ezt azonban figyelembe kell venni az ütemtervben.

 

4. Tervezzen, kommunikáljon és hallgassa meg a másik felet!

Világosan tervezze meg a projektet és annak költségvetését annak érdekében, hogy ügyfele időben teljesíthesse kötelezettségeit, és jogszerűen folytathassa üzleti tevékenységét. Mutassa be ügyfelének, hogy rendelkezésére állnak a feladat elvégzéséhez szükséges erőforrások.

Hozzon létre jól működő kétirányú kommunikációs csatornát, legyen nyitott, és ne felejtse el meghallgatni a másik felet. Ha sok alkalmazottja van, jelöljön ki egy személyt az ügyféllel való kapcsolattartásra.

Munkamódszereit igazítsa az egyes ügyfelek ütemtervéhez, a rendelkezésre álló költségkerethez és az ügyfelekre vonatkozó követelményekhez!

 

5. Legyen tisztában a szerepével és a felelősségével!

Az indokolatlan elvárások és félreértések elkerülése érdekében bizonyosodjon meg arról, hogy ügyfele ismeri a képességeit, és tegye egyértelművé, hogy mi az, amit el tud végezni, és mi az, amit nem. Végső soron az EU-ban, illetve EGT-ben letelepedett ügyfele felel a regisztrálásért.

Ha Ön egy nem uniós vállalat egyedüli képviselője, győződjön meg róla, hogy az ügyfele tudja, hogy az EU-ba, illetve EGT-be történő importálás a REACH-rendelet alapján milyen kötelezettségekkel jár, és képes segíteni Önt a rendelet 8. cikkében foglalt feladatai teljesítésében.

Ha Ön egy olyan vállalat képviselőjeként eljáró harmadik fél, amely nem kíván részt venni anyaginformációs cserefórumban (SIEF) vagy konzorciumban, mert nem szeretné mások tudtára adni, hogy érdekelt egy adott anyaggal kapcsolatban, bizonyosodjon meg arról, hogy ügyfelétől egyértelmű utasításokat kap minden olyan esetkörre nézve, amelyben képviselnie kell ügyfelét.

Ha az ügyfele folyamatosan nem tartja be a megállapodás rá eső részét, fontolja meg a szerződés felmondását.

 

6. Ossza meg az információkat a IUCLID Cloud felhőszolgáltatásban!

Ügyfele regisztrálási dokumentációjának összeállításához használja a kkv-k részére kialakított IUCLID Cloud szolgáltatást. A IUCLID Cloud használatával átláthatóbbá válhat a regisztrálási folyamat, és könnyen együtt tud működni ügyfeleivel a regisztrálás során.

A IUCLID Cloud próbaverziójának segítségével a IUCLID használatával kapcsolatos képzést szervezhet.

 

7. Óvja jó hírnevét!

Óvja jó hírnevét, mivel a rajta esett csorbát már nehezebb kiküszöbölni. Teljesítse feladatait a legnagyobb fokú elszámoltathatóságot, felelősségvállalást és integritást tanúsítva!

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Megjelölve mint:

(a megfelelő tartalom kereséséhez kattintson a fülre)