Az IUCLID szoftver az IUCLID weboldaláról ingyenesen letölthető. Ha vállalatánál Ön az egyetlen, aki a dokumentáción dolgozik, valószínűleg az a legkényelmesebb, ha saját számítógépén a program asztali verzióját használja. A másik lehetőség a szerveres változat alkalmazása, ami azt jelenti, hogy a vállalaton belül egyszerre több munkatárs is hozzáférhet és dolgozhat ugyanazon IUCLID-adatokkal.

Az IUCLID-ben legelőször is létre kell hozni az anyagadatlapot, amely tartalmazza az Ön által regisztrálni kívánt anyagra vonatkozó adminisztratív és tudományos adatokat. Ez képezi a regisztráció alapját, így ezen az anyag tulajdonságaira, felhasználására és az anyagnak való kitettségre vonatkozó összes információt szerepeltetni kell. Az anyagadatlapot a jövőben bármikor szerkesztheti, például abban az esetben, ha az anyaggal kapcsolatban új információ jut a birtokába.

Ha olyan információt is feltüntetett az anyagadatlapon, amelyet nem szeretne megjelentetni az ECHA weboldalán, ezt jelölje a bizalmas státuszt jelölő zászlócskával. A bizalmas kezelés iránti kérelmet azonban minden esetben alaposan indokolni kell.

Mielőtt továbblépne, az IUCLID hitelesítő segéd (Validation Assistant) plug-injének futtatásával ellenőrizze, hogy hiánytalanul kitöltötte-e az anyagadatlapot. Ez megmutatja, hogy az anyagadatlap teljes-e, vagy ki kell még egészítenie valamivel.

A hitelesítő segéd megjelöli azokat a mezőket, ahol még valami teendője van. Ahhoz, hogy a dokumentációt sikeresen benyújthassa az ECHA-hoz, ki kell javítania a benyújtást megelőző ellenőrzéskor kijelzett hiányosságokat. A minőségellenőrzés célja, hogy segítse Önt adatai minőségének javításában. Az IUCLID 6 jövőbeni frissítései további minőségellenőrzési funkciókat fognak bevezetni annak érdekében, hogy Ön még magasabb színvonalú dokumentációt hozhasson létre.

Azt a fájlt, amelyet Ön az anyaga regisztrációja céljából az ECHA-nak beküld, dokumentációnak nevezzük. A dokumentáció az anyagadatlap írásvédett példánya, amelyet a regisztráció típusára vonatkozó adminisztratív információk egészítenek ki.

Ha az egér jobb gombjával az anyagadatlapra kattint, és kiválasztja a dokumentációkészítés (Create Dossier) lehetőséget, azzal elindítja a dokumentációkészítő varázslót, amely végigvezeti Önt a folyamaton.

A regisztrálási dokumentáció IUCLID-ben történő elkészítése során az alábbiakra érdemes figyelnie:

• Benyújtás típusa: válassza ki a megfelelő benyújtási típust a dokumentációkészítő varázslóban: szokásos (anyagként vagy keverékekben történő) felhasználásra szánt anyagot regisztrál, amelyre a szokásos információs követelmények vonatkoznak? Az Ön által készített regisztráció csak intermedier felhasználásra (azaz egy másik anyag előállítására) szánt anyagra vonatkozik? Ön vezető regisztráló vagy tag?
• Adminisztratív információ: kérheti az Önre vonatkozó egyes adatok, például a mennyiségi sáv vagy a regisztrációs szám bizalmas kezelését.
• Amennyiben Ön évi 1–10 tonnára vonatkozó dokumentációk tekintetében díjmentességre jogosult, azt is itt kell jeleznie. Ez abban az esetben van így, ha Ön önként biztosítja az anyagára vonatkozó szokásos információs csomagot, holott csökkentett információtartalommal is regisztrálhatná azt.
• A dokumentáció elnevezése: a kiegészítő adminisztratív információk mezőben adjon nevet a dokumentációjának. Olyan nevet válasszon, amely alapján később könnyen azonosítani tudja a dokumentációt saját rendszerén belül. Ne tüntessen fel bizalmas információt a dokumentáció nevében, mivel azt mindenki látja, akivel megosztja a dokumentációt.

Miután minden szükséges információt feltüntetett a dokumentációban, áttekintheti azt. Ezt követően nyissa meg és futtassa le újra a dokumentáción a hitelesítő segédet. Fontos, hogy a hitelesítő segédet akkor is futtassa le újra a teljes dokumentáción, ha az anyagadatlapon lefuttatva nem jelzett hibát – hiszen Ön közben kiegészíthette a dokumentációt egyéb információkkal, ami módosíthatja az anyag teljességére vonatkozó ellenőrzés eredményét.

A regisztrálási dokumentáció nagy része jogszabályi előírás szerint nyilvános, de bizonyos információk esetében kérheti azok bizalmas kezelését. A közzétételi előnézet plug-in segítségével előre megnézheti, hogy az Ön kéréseinek megfelelően mely adatok kerülnek közzétételre.

Az ECHA ellenőrzi az Ön által a dokumentációban feltüntetett, bizalmas kezelésre irányuló kéréseket. Ha kérése nem elfogadható, lehetőséget kap arra, hogy javítsa indokolását. Ha egy kérés nem kellően indokolt, az információ nyilvánosságra kerül.

Amennyiben elégedett az IUCLID-dokumentációjában szereplő adatokkal, exportálja azt saját számítógépére, majd nyújtsa be az ECHA-nak a REACH-IT segítségével.