Hogyan kell felkészülni a dokumentáció frissítéseire

A regisztrálási dokumentációnak tükröznie kell az arra vonatkozó jelenlegi ismereteket, hogy anyagát hogyan lehet biztonságosan használni a gyártási telephelyeken, illetve hogyan használhatják biztonságosan a felhasználók bárhol a szállítói láncon belül. Ez azt jelenti, hogy miután sikeresen benyújtotta regisztrálási dokumentációját és megkapta regisztrációs számát, még nem végzett a feladataival.

Frissítenie kell regisztrálási dokumentációját – vagy hozzá kell járulnia a regisztrálási dokumentáció közös részének frissítéséhez, ha:

az anyagra vagy annak felhasználására vonatkozóan birtokában lévő információk megváltoznak, pl. nagyobb mennyiségi tartomány, új felhasználások, az anyag összetételének megváltozása stb.;
értékelő határozatot kap, amelyben felkérik, hogy egészítse ki információkat a regisztrálási dokumentációját.

A dokumentáció frissítését befolyásoló változások

A vegyi anyagok REACH-rendelet szerinti regisztrálására vonatkozó tájékoztatási követelmények változásai hatással lehetnek az Ön dokumentációjának frissítésére. Figyelmet kell fordítania a veszélyes anyagok harmonizált osztályozásának és címkézésének változásaira is, amelyeket az Európai Bizottság évente ad ki a műszaki fejlődéshez történő hozzáigazítás (ATP) révén.

Az ECHA informatikai átvilágító kampányokat végezhet a dokumentációkra vonatkozóan annak érdekében, hogy rámutasson a regisztrálások javításra szoruló szempontjaira. Ennek eredményeként az ECHA emlékeztetheti a regisztrálót arra, hogy a kiemelt aggályok eloszlatása, valamint a jövőbeli beadványokban szereplő adatok minőségének javítása érdekében végezze el a regisztrálási dokumentáció frissítését. Ugyanakkor továbbra is a regisztráló felelőssége adatainak naprakészen tartása. Regisztrálóként a dokumentációra „élő dokumentumként” kell tekintenie, és ha új információ válik elérhetővé, akkor frissítenie kell a dokumentációt.

Gyakorlati tanácsok a dokumentáció frissítéséhez

Az alábbiakban olyan gyakorlati szempontok szerepelnek, amelyeket a regisztrálási dokumentáció frissítésekor érdemes figyelembe venni. A felsorolás csak ajánlásokat tartalmaz, és nem tekinthető egyedüli iránymutatási forrásnak annak ellenőrzéséhez, hogy szükség van-e a dokumentáció frissítésére.

Győződjön meg arról, hogy továbbra is gyártja/importálja az anyagot.

Ha már nem gyártja/importálja az anyagot, a REACH-IT-fiókjában törölje a gyártást/importot a regisztrálásból.

Ellenőrizze, hogy a mennyiségi tartománya továbbra is helytálló-e.

Ellenőrizze, hogy a regisztrált mennyiségi tartománya naprakész-e. A figyelembe veendő mennyiség az előző naptári évben gyártott/importált mennyiség (azaz már nem az előző három év átlaga).

A dokumentációt frissítenie kell, ha:

Az Ön által importált vagy gyártott mennyiségek csökkentek.
Az Ön mennyiségi tartománya túllépte vagy valószínűleg meg fogja haladni a jelenleg regisztrált mennyiségi tartományt.

Magasabb mennyiségi tartomány esetén a regisztrálási dokumentációban több információt kell megadnia. Kérdezze meg a vezető regisztrálót, hogy hozzáfér-e ezekhez.

Győződjön meg arról, hogy elérhetőségi adatai naprakészek a REACH-IT-ben.

Fontos gondoskodni arról, hogy a REACH-IT-ben szereplő regisztrációkhoz és közös benyújtásokhoz kapcsolódó elérhetőségi adatok naprakészek legyenek. Szükség esetén az ECHA fel fogja használni ezeket az információkat, hogy kapcsolatba lépjen Önnel. Ezenkívül ezeket az elérhetőségi adatokat (vezető regisztráló elérhetőségi adatai esetében) a potenciális regisztrálók is felhasználják, hogy kapcsolatba lépjenek Önnel.

Történt-e olyan változás az anyag összetételében, amely hatással van az Ön regisztrálási dokumentációjára?

Győződjön meg arról, hogy az anyaga összetétele megfelel a közösen benyújtott adatok szerinti határösszetételnek. Ha ez nem áll fenn, meg kell állapodnia a vezető regisztrálóval a határösszetétel kiterjesztéséről, vagy el kell határolódnia a közösen benyújtott adatoktól, és önállóan kell megadnia a szükséges információkat.

A regisztrálási dokumentáció(k) lefedi(k) az anyag összes, Ön általi felhasználását?

Ha a vezető regisztráló közös benyújtás keretében adja be a kémiai biztonsági jelentést, győződjön meg arról, hogy az Ön összes felhasználása szerepel a vezető dokumentációban és a saját dokumentációjában egyaránt. Az anyag teljes életciklusára vonatkozóan kell beszámolnia a felhasználásokról (pl. a továbbfelhasználók felhasználásairól).

Ha a kémiai biztonsági jelentést nem közös benyújtás keretében adják be, a regisztrálási dokumentációjában csak az Ön szállítói láncában történő felhasználásokat (azaz az Ön és a továbbfelhasználói felhasználásait) kell jelentenie.

Releváns változások közlése a szállítói láncban

A szállítói láncon belül közölni kell regisztrációjának bizonyos változásait, többek között – de nem kizárólag – a kibővített biztonsági adatlap, a veszélyességi osztályozás vagy a biztonságos felhasználásra vonatkozó útmutatás változásait.

Milyen kötelezettségek terhelik a sikeres regisztrálást követően?

A regisztrálási dokumentációt naprakészen kell tartani. A társregisztrálók kötelesek közreműködni a regisztrálási dokumentáció frissítési folyamatában. Ez magában foglalja az adatmegosztási és költségmegosztási kötelezettségeket is. Vegye fel a kapcsolatot vezető regisztrálójával annak ellenőrzése érdekében, hogy megfelel-e a REACH szerinti valamennyi alkalmazandó adatmegosztási és költségmegosztási kötelezettségnek.

Mi a dokumentáció frissítésének határideje?

A dokumentáció frissítéséről szóló végrehajtási rendelet pontosította a dokumentáció frissítésének benyújtási határidejét. Erről részletes információk a 7. szakasz oldalainak „A frissítés határidejének betartása” című részében találhatók.

Ne felejtsen el minden adminisztratív információt – például a jogi személyére vonatkozó információt, a címet és a kapcsolattartó személy adatait – a REACH-IT-ben aktualizálni. Így a hatóságok és az Ön társregisztrálói mindig elérhetik Önt a regisztrálásával kapcsolatban.