Yrityksessä on oltava käytössä prosessit, järjestelmät ja hälytykset, joiden avulla tiedetään, milloin rekisteröintiin on tehtävä muutoksia. Kannattaa esimerkiksi luoda prosessi, jossa otetaan asiakkailta saatu palaute vastaan, analysoidaan se sekä seurataan ainetta koskevaa tieteellistä kirjallisuutta.

Rekisteröinnin asiakirja-aineisto on päivitettävä esim. seuraavissa tapauksissa:

• Raaka-ainetta, tuotantoprosessia tai toimittajaa vaihdetaan, minkä seurauksena aine sisältää erilaisia (vaarallisia) epäpuhtauksia tai (pieniä määriä) ainesosia.
• Aineen maahantuonti- tai tuotantomäärää muutetaan. Jos määrä kasvaa tai vähenee yli tai alle sen tonnimääräisen kynnysarvon, jonka mukaan aine on rekisteröity, tästä on ilmoitettava asiakirja-aineistossa.
  • Jos määrä kasvaa ja siirtyy seuraavaan tonnimäärään, kemikaalivirastolle on toimitettava 12 artiklan 2 kohdan mukaisesti selvitys, jonka nimi IUCLID-tietokannassa on selvitystyyppi 4 (Inquiry Type 4). Selvitysaineistossa on ilmoitettava, mitä tietoja tarvitaan tietovaatimusten täyttämiseksi suuremmassa tonnimäärässä. Näiden tietojen saatavuutta koskevan kemikaaliviraston vastauksen perusteella voit keskustella yhteisrekisteröijien kanssa siitä, ovatko tiedot jo saatavilla yhteistoimituksessa, ja siitä, miten niihin voi tutustua, esimerkiksi ostamalla tietojen käyttöluvan.
  • Täytäntöönpanon valvontaviranomaiset voivat pitää selvityksen tekemättä jättämistä REACH-asetuksen 26 artiklan rikkomisena.
  • Jos rekisteröinnin tietovaatimusten täyttämiseksi ei ole kaikkia tietoja saatavilla, on pohdittava, miten tietojen puutteet voidaan täyttää. Lisätietoa tietojen keräysstrategiasta on rekisteröinnin vaiheen 4 kohdassa ”Tietovaatimukset”.
• Asiakas ilmoittaa uudesta käytöstä. Tällaisessa tapauksessa voi olla tarpeen päivittää kemikaaliturvallisuusraportti.
• Sinun on päivitettävä tiedot aineen sellaisista ominaisuuksista, jotka olet aikaisemmin toimittanut erikseen (poisjättäytyminen) yhteistoimituksessa.
• Toimittaja sekoittaa maahantuomasi seoksen uudella tavalla. Jos jotakin ainetta ei enää sisällytetä seokseen, saatat joutua ilmoittamaan kyseisen aineen maahantuonnin lopettamisesta.
• Saat aineen ominaisuuksista uusia tietoja, joista on tarpeen ilmoittaa yhteisrekisteröijille. Teidän on sovittava siitä, miten rekisteröinnin yhteisesti toimitetut tiedot päivitetään.

Voit pyytää aineiston uusien tietojen salassapitoa rekisteröinnin päivityksen aikana, jos kyse on tiedoista, joita kemikaalivirasto ei ole aiemmin julkaissut.