IUCLID-ohjelman voi ladata ilmaiseksi IUCLID-verkkosivustolta. Jos olet ainoa yrityksessä aineistoa käsittelevä henkilö, on todennäköisesti kätevintä käyttää työasemaversiota omalla tietokoneellasi. Toinen vaihtoehto on palvelinversio, jossa useat yrityksen työntekijät voivat käsitellä samoja IUCLID-tietoja samanaikaisesti.

Ensimmäiseksi IUCLID-ohjelmassa luodaan ainetiedosto, jossa ovat rekisteröitävää ainetta koskevat hallinnolliset ja tieteelliset tiedot. Rekisteröinti perustuu ainetiedostoon, ja siinä on oltava kaikki vaaditut tiedot aineen ominaisuuksista ja käytöstä sekä aineelle altistumisesta. Ainetiedostoa voi jatkossa muokata milloin tahansa, esimerkiksi jos aineesta saadaan uutta tietoa.

Jos ainetiedostossa on tietoja, joita ei ole tarkoitus julkaista kemikaaliviraston verkkosivustolla, ne on osoitettava salassapitomerkinnöin. Jokainen salassapitomerkintä on perusteltava huolellisesti.

Ennen kuin etenet, tarkista ainetiedoston täydellisyys IUCLID-ohjelman Validation Assistant (validointiavustaja) -lisäosan avulla. Se ilmoittaa, onko ainetiedosto täydellinen vai onko sitä muokattava.

Validation Assistant -lisäosa merkkaa tarkistettavat kentät. Kaikki havaitut puutteet on korjattava ennen kuin aineiston voi toimittaa kemikaalivirastolle. Laaduntarkastusten tarkoitus on parantaa tietojen laatua. IUCLID 6 -ohjelman tulevissa päivityksissä on lisää käyttäjää auttavia laaduntarkastuksia.

Tiedosto, joka toimitetaan kemikaalivirastolle aineen rekisteröintiä varten, on nimeltään aineisto. Aineisto on vain luettavissa oleva ainetiedoston kopio, jossa on lisäksi hallinnollista tietoa rekisteröinnin tyypistä.

Kun napautat ainetiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitset vaihtoehdon "Create Dossier", avautuu aineiston ohjattu luontitoiminto.

Kiinnitä huomiota seuraaviin seikkoihin luodessasi rekisteröintiaineistoa IUCLIDissa:

• Toimituksen tyyppi: Valitse oikea toimittamisen tyyppi aineiston ohjatussa luontitoiminnossa. Rekisteröitkö aineen, jolla on vakiokäyttöjä (ainetta käytetään sellaisenaan tai seoksissa) ja jota koskevat vakiotietovaatimukset? Kattaako rekisteröinti pelkästään aineen käytöt välituotteena (aineesta valmistetaan muita aineita)? Oletko pää- vai jäsenrekisteröijä?
• Hallinnolliset tiedot: Voit ilmoittaa esimerkiksi tonnimäärän tai rekisteröintinumeron salassa pidettäväksi tiedoksi.
• Tässä kohdassa ilmoitetaan myös oikeutuksesta maksuvapautukseen, jos tonnimäärä on 1–10 tonnia vuodessa. Tätä sovelletaan, jos toimitat ainetta koskevat vakiotiedot vapaaehtoisesti, kun voisit rekisteröidä kevennetyin tietovaatimuksin.
• Aineiston nimeäminen: nimeä aineisto hallinnollisia lisätietoja koskevassa kohdassa. Valitse nimi, jonka avulla tunnistat aineiston helposti omassa järjestelmässäsi. Älä käytä aineiston nimessä salassa pidettäviä tietoja, sillä nimen näkevät kaikki, joiden kanssa jaat aineiston.

Kun kaikki aineiston tiedot on syötetty, aineistoa voi tarkastella. Avaa sen jälkeen Validation Assistant -lisäosa uudelleen ja tarkista aineisto. On tärkeää, että lopullinen aineisto tarkastetaan Validation Assistant -lisäosalla, vaikka puutteita ei olisikaan paljastunut aiemmin. Esimerkiksi tietojen lisääminen aineiston luomisen aikana voi vaikuttaa täydellisyystarkastuksen tulokseen.

Suuri osa rekisteröintiaineistosta julkaistaan lain nojalla, mutta tiettyjä tietoja voi ilmoittaa salassa pidettäväksi. Dissemination preview (julkaisun esikatselu) -lisäosalla näet etukäteen aineistoon tehtyjen salassapitomerkintöjen perusteella, mitkä tiedot julkaistaan.

ECHA tarkastaa aineistoon tehdyt salassapitomerkinnät. Jos salassapitomerkintää ei hyväksytä, saat tilaisuuden perustelujen toimittamiseen. Jos salassapitomerkintää ei ole perusteltu riittävästi, tiedot julkaistaan.

Kun IUCLID-aineiston tiedot ovat valmiit, vie tiedot ensin omalle tietokoneelle ja toimita ne sitten kemikaalivirastoon REACH-IT-järjestelmällä.