Όλοι οι συν-καταχωρίζοντες υπέχουν κοινή ευθύνη όσον αφορά την επικαιροποίηση των από κοινού υποβαλλόμενων πληροφοριών της καταχώρισης. Αυτές περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τις φυσικοχημικές, τοξικολογικές και οικοτοξικολογικές ιδιότητες της ουσίας, πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση και την επισήμανση, καθώς και καθοδήγηση για την ασφαλή χρήση.

Εάν η επικαιροποίηση αφορά πληροφορίες που έχουν υποβληθεί από κοινού, ο κύριος καταχωρίζων είναι υπεύθυνος για την επικαιροποίηση της καταχώρισης εξ ονόματος των μελών της κοινής υποβολής.

Για τη διαχείριση των σχετικών εργασιών, θα πρέπει να έχετε συνάψει συμφωνία συνεργασίας. Επιπλέον, ορισμένες από τις επικαιροποιήσεις ενδέχεται να συνεπάγονται πρόσθετο κόστος και, συνεπώς, θα πρέπει να διαθέτετε ένα σύστημα το οποίο θα σας βοηθά να καταλήγετε σε συμφωνία με τους συν-καταχωρίζοντές σας σχετικά με τον επιμερισμό του εν λόγω κόστους.

Τα από κοινού υποβαλλόμενα δεδομένα πρέπει να επικαιροποιούνται, σε μορφότυπο IUCLID, για παράδειγμα στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Πληροφορείστε την ύπαρξη νέων επικίνδυνων ιδιοτήτων της ουσίας, για παράδειγμα, στο πλαίσιο της τακτικής επισκόπησης της βιβλιογραφίας ή κατόπιν γνωστοποίησης νέων πληροφοριών από πελάτη σας.
• Καθίσταται αναγκαία η επικαιροποίηση της από κοινού υποβληθείσας έκθεσης χημικής ασφάλειας (CSR), κατόπιν προσδιορισμού νέων χρήσεων ή αντενδεικνυόμενων χρήσεων της ουσίας.
• Η ταξινόμηση και η επισήμανση της ουσίας σας αλλάζει, για παράδειγμα, λόγω αλλαγών στον κανονισμό για την ταξινόμηση και την επισήμανση (CLP) ή όταν προκύπτουν νέες πληροφορίες σχετικά με τις επικίνδυνες ιδιότητες.
• Μια επιχείρηση που συμμετέχει στην κοινή υποβολή αυξάνει τον όγκο παραγωγής της και μεταβαίνει σε υψηλότερη ποσοτική κατηγορία. Εάν οι πληροφορίες που απαιτούνται για καταχώριση στην υψηλότερη ποσοτική κατηγορία δεν είναι ακόμη διαθέσιμες στην κοινή υποβολή, θα πρέπει να παραχθούν και να περιληφθούν στον φάκελο. Η συγκεκριμένη προσέγγιση πρέπει να τύχει της σύμφωνης γνώμης των συν-καταχωριζόντων. Πρέπει απαραιτήτως να ρωτήσετε όλους τους καταχωρίζοντες της κοινής υποβολής αν διαθέτουν τυχόν σχετικές πληροφορίες ή αν σκοπεύουν να μεταβούν σε υψηλότερη ποσοτική κατηγορία.
• Ο ECHA ή ένα κράτος μέλος ζητά πρόσθετες πληροφορίες από τους συν-καταχωρίζοντες στη διάρκεια αξιολόγησης φακέλου ή ουσίας. Οι συν-καταχωρίζοντες στους οποίους απευθύνεται η απόφαση πρέπει να καταλήξουν σε συμφωνία σχετικά με την προσέγγιση που θα ακολουθήσουν για τον τρόπο ικανοποίησης του αιτήματος.