Μπορείτε να υποβάλετε καταχώριση μόνο εάν είστε φυσικό πρόσωπο ή εάν εκπροσωπείτε ένα νομικό πρόσωπο, όπως ορίζει η εθνική νομοθεσία σας. Εάν η εταιρεία σας έχει ιδρύσει αρκετά νομικά πρόσωπα, για παράδειγμα, θυγατρικές ή ελεγχόμενες εταιρείες, καθένα από αυτά τα νομικά πρόσωπα θα πρέπει να υποβάλει τη δική του καταχώριση.

Μπορείτε να υποβάλετε καταχώριση μόνο εάν η τοποθεσία της έδρας σας ανήκει στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο (ΕΟΧ). Αυτός περιλαμβάνει τις χώρες Αυστρία, Βέλγιο, Βουλγαρία, Κροατία, Κύπρος, Τσεχική Δημοκρατία, Δανία, Εσθονία, Φινλανδία, Γαλλία, Γερμανία, Ελλάδα, Ουγγαρία, Ισλανδία, Ιρλανδία, Ιταλία, Λετονία, Λιχτενστάιν, Λιθουανία, Λουξεμβούργο, Μάλτα, Κάτω Χώρες, Νορβηγία, Πολωνία, Πορτογαλία, Ρουμανία, Σλοβακία, Σλοβενία, Ισπανία και Σουηδία.

Εάν η τοποθεσία της έδρας σας βρίσκεται εκτός του ΕΟΧ, η καταχώριση της ουσίας σας θα πρέπει να υποβληθεί είτε από έναν εισαγωγέα είτε από έναν «αποκλειστικό αντιπρόσωπο».

Οι διαφορετικοί ρόλοι ορίζονται με συγκεκριμένο τρόπο στο πλαίσιο του κανονισμού REACH και δεν ανταποκρίνονται πάντοτε στους ορισμούς που χρησιμοποιούνται σε άλλο πλαίσιο.

Μπορείτε να έχετε πολλαπλούς ρόλους για μια ουσία και θα πρέπει να τους λάβετε όλους υπόψη.

Έχετε υποχρέωση να υποβάλετε καταχώριση εάν:

• παρασκευάζετε μια ουσία: παράγετε μια ουσία ή την εξάγετε. 
• είστε υπεύθυνος για την εισαγωγή μιας ουσίας στον ΕΟΧ: είστε υπεύθυνος για τη φυσική εισαγωγή της ουσίας στην περιοχή του ΕΟΧ (σε καθαρή μορφή, σε μείγμα ή σε ένα προϊόν). Ωστόσο, δεν έχετε υποχρέωση να υποβάλετε καταχώριση εάν:
  • Όλοι οι προμηθευτές σας έχουν ορίσει αποκλειστικούς αντιπροσώπους· ή 
  • Εισάγετε εκ νέου μια καταχωρισμένη ουσία· ή 
  • Η ουσία σας βρίσκεται υπό τελωνειακή επιτήρηση, με σκοπό την εκ νέου εξαγωγή της. 
• παράγετε ή εισάγετε ένα προϊόν: πραγματοποιείτε προσθήκη μιας ουσίας ή μείγματος μέσα ή επάνω σε ένα υλικό για τη δημιουργία ενός προϊόντος, ή είστε υπεύθυνος για την εισαγωγή ενός τέτοιου προϊόντος στον ΕΟΧ. Ωστόσο, δεν έχετε υποχρέωση να υποβάλετε καταχώριση εάν:
  • η ουσία δεν προορίζεται για κυκλοφορία· ή 
  • η ουσία έχει ήδη καταχωριστεί για την ίδια χρήση από οποιαδήποτε εταιρεία. 
• έχετε οριστεί ως αποκλειστικός αντιπρόσωπος: οι προμηθευτές σας εκτός του ΕΟΧ (παρασκευαστές ή παραγωγοί ενός προϊόντος ή μείγματος) σας έχουν αναθέσει να εκπληρώνετε τις υποχρεώσεις στο πλαίσιο του κανονισμού REACH, οι οποίες διαφορετικά θα αποτελούσαν ευθύνη των εισαγωγέων τους. 

Δεν έχετε υποχρέωση να υποβάλετε καταχώριση μόνο εάν:

• διανέμετε μία ουσία: αποθηκεύετε και διαθέτετε ουσίες στην αγορά, σε καθαρή μορφή ή σε μείγματα, για τρίτα μέρη. 
• είστε επαγγελματίες αναπλήρωσης περιεκτών: μεταφέρετε ουσίες ή μείγματα από έναν περιέκτη σε άλλον, κατά κανόνα στο πλαίσιο επανασυσκευασίας ή μετονομασίας. 
• είστε τυποποιητής: παράγετε μείγματα (π.χ. βαφές, κόλλες, απορρυπαντικά, αυτοτελή διαγνωστικά τεστ), τα οποία συνήθως προμηθεύετε περαιτέρω σε μεταγενέστερους χρήστες. 
• είστε τελικός χρήστης: χρησιμοποιείτε χημικά προϊόντα αλλά δεν τα προμηθεύετε σε μεταγενέστερους χρήστες.