La società del dichiarante deve disporre di processi, sistemi e avvisi che le permettano di sapere quando devono essere apportate modifiche alla registrazione. Per esempio, si raccomanda di predisporre un processo per la ricezione e l’analisi dei riscontri dei clienti e seguire gli sviluppi della letteratura scientifica in merito alla sostanza.

Occorre aggiornare il fascicolo di registrazione, per esempio nei seguenti casi:

• cambia la materia prima, il processo di produzione o il fornitore: di conseguenza, la sostanza contiene ora impurità (eventualmente pericolose) o costituenti (anche minori) diversi;
• cambia il volume di importazione o di produzione della sostanza: se il volume aumenta o diminuisce al di sopra o al di sotto della soglia della fascia di tonnellaggio per la quale la sostanza è stata registrata, è necessario indicarlo nel fascicolo;
  • se il volume aumenta e raggiunge la fascia di tonnellaggio successiva, è necessario presentare una richiesta all’ECHA al fine di conformarsi all’articolo 12, paragrafo 2, denominato «Inquiry Type 4» (Richiesta di tipo 4) in IUCLID. Nel fascicolo di richiesta il dichiarante deve indicare quali informazioni sono necessarie per soddisfare le prescrizioni in materia di informazione per la fascia di tonnellaggio superiore. Una volta ricevuta risposta dell’ECHA sulla disponibilità di tali informazioni, il dichiarante può verificare con i co-dichiaranti se i dati sono già disponibili nella trasmissione comune e come accedervi, ad esempio acquistando la relativa lettera di accesso;
  • la mancata presentazione di una richiesta può essere considerata dalle autorità di contrasto come una violazione dell’articolo 26 del regolamento REACH;
  • se non sono disponibili tutte le informazioni necessarie per soddisfare le prescrizioni in materia di informazione per la registrazione, il dichiarante deve valutare come colmare le lacune di dati; maggiori informazioni sulla strategia di raccolta dei dati sono disponibili nella fase 4 della registrazione «What information you need» (Prescrizioni in materia di informazione);
• il dichiarante viene a conoscenza di nuovi usi da parte dei clienti: in tal caso, potrebbe anche dovere aggiornare la CSR;
• il dichiarante deve aggiornare le informazioni relative alle proprietà della sostanza trasmessa separatamente (opzione opt-out) nella trasmissione comune;
• il fornitore riformula una miscela importata dal dichiarante: se una sostanza non è più inclusa nella miscela, il dichiarante potrebbe dovere notificare una cessazione dell’importazione di tale sostanza;
• il dichiarante viene a conoscenza di nuove informazioni sulle proprietà della sostanza che devono essere segnalate ai co-dichiaranti: occorre trovare un accordo su come aggiornare le informazioni presentate congiuntamente nella registrazione.

Durante l’aggiornamento della registrazione, il dichiarante può richiedere la riservatezza delle nuove informazioni contenute nel fascicolo, se si tratta di informazioni non precedentemente pubblicate dall’ECHA.