Individuare i co-dichiaranti

È necessario condividere i dati e registrare la sostanza congiuntamente ad altre imprese. Nella pratica, questo significa che occorre:

  1. presentare una richiesta tramite REACH-IT per chiedere all’ECHA se si dispone di co-dichiaranti. Ciò avviserà anche gli eventuali co-dichiaranti dell’interesse della vostra impresa alla registrazione;
  2. se si dispone di co-dichiaranti, verificare con loro di avere la stessa sostanza.

Le fasi successive variano principalmente in base al fatto che la sostanza in questione sia o meno già registrata.

  • Se altre imprese hanno già registrato la sostanza, solitamente esiste una trasmissione comune e sarà necessario aderirvi.
  • Se la sostanza non è registrata, ma anche altre imprese hanno effettuato la richiesta, occorre concordare con i co-dichiaranti un modo per lavorare insieme ed effettuare una registrazione collettiva. Se non vi sono co-dichiaranti, è possibile avviare una trasmissione comune per proprio conto.

La ricerca dei co-dichiaranti inizia con la presentazione di una richiesta, ma è possibile visualizzare quali sostanze sono registrate nel database ECHA delle sostanze registrate.

Richiesta

Qualora si intenda effettuare una registrazione, è necessario richiedere all’ECHA se esiste già una registrazione per tale sostanza.

La richiesta viene preparata in IUCLID e presentata all’ECHA tramite REACH-IT. 

È importante identificare in modo preciso la sostanza in questione nella richiesta per assicurare che i dati siano condivisi in modo appropriato.

Se ECHA rileva che le informazioni contenute non sono sufficientemente chiare per stabilire l’identità della sostanza, verrà chiesto di apportare miglioramenti alle informazioni.

Se la richiesta ha esito positivo, sarà fornito un numero di richiesta e l’accesso alla pagina dei co-dichiaranti per la sostanza in REACH-IT. Nella pagina dei co-dichiaranti, è possibile trovare i recapiti delle altre imprese che hanno effettuato la richiesta o la registrazione usando lo stesso identificatore della sostanza (per esempio il numero EC).

Allo stesso tempo, i co-dichiaranti saranno avvisati in REACH-IT riguardo all’aggiunta di una nuova impresa registrante nella pagina dei co-dichiaranti.

L’accesso alla pagina dei co-dichiaranti fornito scadrà se la registrazione non avviene entro un anno. Al momento della registrazione, è necessario includere il numero di richiesta nel fascicolo di registrazione.

Preparare la creazione o l’adesione a una trasmissione comune

I passaggi seguenti illustrano come passare da una richiesta con esito positivo alla preparazione per creare una nuova trasmissione comune o aderire a una trasmissione comune esistente. L’effettiva creazione o adesione è spiegata nella fase 6: presentare il fascicolo di registrazione

Se non vi sono co-dichiaranti, è possibile preparare la creazione di una trasmissione comune per conto proprio. La maggior parte dei seguenti passaggi resta invariata.

 

1. Effettuare il log-in su REACH-IT

REACH-IT è lo strumento informatico da utilizzare per presentare informazioni all’ECHA, incluse richieste e registrazioni.

È possibile accedere a REACH-IT dalla home page dell’ECHA inserendo l’ID utente e la password. Se non si è ancora utenti del sito, è possibile registrarsi.

 

2. Accedere alla pagina dei co-dichiaranti

In REACH-IT, dal menu di ricerca, fare clic su «Co-dichiaranti» per trovare la pagina dei co-dichiaranti utilizzando gli identificatori delle sostanze (per esempio il numero EC).

La sezione «Dichiaranti» mostrerà le imprese che hanno registrato la sostanza, se presenti, con i dettagli di contatto e il ruolo nella trasmissione comune.

La sezione «Potenziali dichiaranti» mostra le imprese che hanno effettuato la richiesta per la sostanza, ma non l’hanno ancora registrata, con i dettagli di contatto La vostra impresa sarà elencata qui.

 

3. Verificare i propri dati di contatto nella pagina dei co-dichiaranti

Essendo necessaria una registrazione collettiva, è importante che le informazioni di contatto della propria impresa siano aggiornate, in modo che i co-dichiaranti possano contattarvi.

Le informazioni di contatto visualizzate nella pagina dei co-dichiaranti sono le informazioni di contatto specificate nella propria richiesta, normalmente di una persona nella propria impresa o un rappresentante di terze parti (TPR).

È possibile decidere se mantenere gli attuali dati nella vostra richiesta o aggiornarli.

 

4. Controllare se esiste una trasmissione comune

Sulla pagina dei co-dichiaranti, fare clic sul pulsante «Trasmissioni comuni», che indirizzerà alla pagina «Ricerca trasmissione comune», e spuntare poi la casella «Mostrare altre trasmissioni comuni?». Altrimenti, i risultati della ricerca saranno limitati alle trasmissioni comuni di cui si è già membri.

I risultati della ricerca mostreranno le trasmissioni comuni esistenti per la sostanza. Qualora non sia stata effettuata alcuna richiesta, non verrà visualizzato alcun risultato.

Se non vi sono trasmissioni comuni, è necessario crearne una con i co-dichiaranti.

Se esiste una trasmissione comune, verificare che il tipo sia adatto alla vostra registrazione:

  • se registrate una sostanza utilizzata come sostanza intermedia che viene (prodotta o) utilizzata in condizioni rigorosamente controllate, potete partecipare a una trasmissione comune «completa» (standard) o a una trasmissione comune «intermedia» per la vostra sostanza;
  • se state pianificando una registrazione completa, potete solo partecipare a una trasmissione comune «completa». Se esiste solo una trasmissione comune «intermedia», è possibile concordare con la trasmissione comune esistente di modificarla a «completa», oppure creare una trasmissione comune «completa» per conto proprio.

Anche se la sostanza non è stata ancora registrata, è possibile che una trasmissione comune sia già stata creata da altri richiedenti (precedenti).

 

5. Contattare i propri co-dichiaranti e rispondere alle loro domande

Se è necessario creare una trasmissione comune, contattare i proprio co-dichiaranti grazie alle informazioni di contatto della pagina dei co-dichiaranti, per discutere ulteriori passaggi.

Se si desidera aderire a una trasmissione comune, contattare il dichiarante capofila grazie alle informazioni di contatto della pagina «Ricerca trasmissione comune».

L’e-mail è in generale il modo più semplice per contattare i co-dichiaranti o il dichiarante capofila. Non è possibile contattarli mediante REACH-IT.

Rispondere ai co-dichiaranti, in caso di contatto da parte loro in merito alle proprie intenzioni di registrazione.

 

6. Accertare l’uguaglianza delle sostanze con i co-dichiaranti

Una volta entrati in contatto con i propri co-dichiaranti, è necessario accertare l’uguaglianza delle sostanze.

A tale fine, tutti i co-dichiaranti (inclusa la vostra impresa) devono aver stabilito il nome della propria sostanza secondo la Guida per l’identificazione e la denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP (cfr. anche la fase 1: Conoscere il portafoglio della propria azienda).

Se il nome è lo stesso, le sostanze sono considerate uguali.

Se in sede di discussione sull’uguaglianza delle sostanze si nutrono preoccupazioni per informazioni commerciali riservate (CBI), è opportuno prepararsi contrattualmente prima di iniziare il lavoro.

 

7. Concordare sul profilo di identificazione della sostanza ai fini della trasmissione comune

I co-dichiaranti che preparano una registrazione collettiva, dovrebbero inoltre applicare in maniera collettiva i principi dell’Appendice III della Guida per l’identificazione e la denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP per definire i limiti della sostanza corrispondenti ai dati che presenteranno congiuntamente.

Si tratta del cosiddetto profilo dell’identità della sostanza (SIP) che dovrà essere riportato nel fascicolo di registrazione del dichiarante capofila.

Nel caso in cui si partecipi a una trasmissione comune, è necessario accertarsi che la sostanza in questione rientri nei limiti del profilo dell’identità della sostanza (SIP) concordato dai co-dichiaranti. Se la sostanza in questione non rientra nei limiti del profilo dell’identità della sostanza (SIP), è necessario concordare con i co-dichiaranti che il campo di applicazione del SIP sarà esteso o che la vostra sostanza non rientra nel campo di applicazione di tale trasmissione comune.

Una volta concordato che le sostanze in questione coincidono e che tutti i co-dichiaranti (inclusa la vostra impresa) rientrano nel SIP della trasmissione comune, è possibile iniziare a lavorare insieme per condividere i dati e i costi per la registrazione collettiva (vedere fase 3: Organizzare le attività con i co-dichiaranti).

 

8. Iniziare a conoscere i ruoli e le attività in una trasmissione comune

Nella trasmissione comune vi sono due ruoli formalmente distinti: il dichiarante capofila e, se presenti, i dichiaranti membri. Tuttavia, tutti i co-dichiaranti sono responsabili delle scadenze e dei progressi del lavoro, del contenuto delle parti comuni della registrazione nonché di quello delle proprie parti della registrazione.

Quando si crea una trasmissione comune, i co-dichiaranti eleggeranno un dichiarante capofila (vedere fase 3: Organizzare le attività con i co-dichiaranti). Il dichiarante capofila dovrà avere il consenso dei co-dichiaranti e dovrà prima presentare la parte congiunta della registrazione mediante REACH-IT, prima che i membri possano presentare le proprie registrazioni. Il dichiarante capofila deve anche distribuire i numeri dei token di autenticazione ai membri, così che questi possano partecipare alla trasmissione comune (cfr. la fase 6: Presentare il fascicolo di registrazione).

Per tutti gli altri compiti, occorre decidere con i co-dichiaranti come collaborare. Nella pratica ciò significa definire le mansioni di ciascuno e decidere se esternalizzare o meno determinati compiti. Il consenso viene generalmente documentato.

L’accordo deve coprire le diverse attività che i co-dichiaranti devono svolgere ai fini della registrazione (cfr. le fasi 3, 4, 5 e 6) e del relativo aggiornamento (cfr. la fase 7). Essi includono:

  • funzioni amministrative: stabilire i punti di contatto per la comunicazione, organizzare le modalità della gestione di fatture e pagamenti, sviluppare meccanismi di rimborso e tenere i registri;
  • la preparazione del contenuto del fascicolo: raccogliere i dati esistenti, generare nuovi dati, discutere della qualità dei dati, concordare quali dati verranno presentati collettivamente, negoziare i costi di condivisione dei dati, eseguire valutazioni della sicurezza chimica, ricavare la classificazione e preparare la relazione sulla sicurezza chimica;
  • la preparazione e presentazione del fascicolo IUCLID: creare la parte congiunta della registrazione in IUCLID, presentare il fascicolo all’ECHA e monitorare la fattura e i messaggi su REACH-IT.

In caso di adesione a una trasmissione comune esistente, normalmente si diventerà un dichiarante membro. I primi co-dichiaranti hanno già eletto il dichiarante capofila e deciso come lavorare insieme. Solitamente tali decisioni sono documentate in un accordo. Per ulteriori informazioni su come concordare la condivisione dei dati e la loro trasmissione comune, vedere fase 3. Il dichiarante capofila normalmente fornirà al nuovo dichiarante il numero del token di autenticazione per poter partecipare alla trasmissione comune in REACH-IT.

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