Informatevi delle esigenze dei vostri clienti
Comunicate per tempo ai vostri clienti che avete intenzione di registrare la sostanza, in modo da sondare la domanda di tale sostanza.

Prendete in considerazione le previsioni normative relative alla sostanza in questione
Le proprietà intrinseche della vostra sostanza la rendono preoccupante per la salute umana o per l’ambiente? Se sì, potrebbe essere gradualmente eliminata nel prossimo futuro in virtù di altri processi REACH, quali l’autorizzazione.

Decidete il tipo di registrazione
Per quale fascia di tonnellaggio prevedete di registrare la sostanza?  La vostra registrazione riguarda esclusivamente usi intermedi in condizioni rigorosamente controllate? I dati richiesti e i costi correlati alla registrazione differiscono grandemente a seconda del tonnellaggio e del tipo di registrazione.

Raccogliete e valutate le informazioni disponibili sulla vostra sostanza
In base al tipo di registrazione, dovrete raccogliere le informazioni relative alla sostanza in questione e ai suoi effetti sulla salute umana e sull’ambiente. Questo lavoro deve essere affidato a un esperto. Disponete di personale interno dotato della necessaria esperienza o dovete esternalizzare il lavoro?

Compilate il vostro fascicolo di registrazione
Sebbene si presuma che la maggior parte delle informazioni sarà presentata in forma congiunta con altre imprese, è necessario che ciascun dichiarante presenti individualmente determinate informazioni. Dovrete stabilire se svolgere queste operazioni internamente o esternalizzare il lavoro.

Calcolate la tariffa per la registrazione REACH
La registrazione REACH comporta il pagamento di una tariffa all’ECHA che dipende della fascia di tonnellaggio, dal tipo di registrazione e dalle dimensioni della vostra azienda.

Le piccole e medie imprese godono di tariffe di registrazione agevolate. Dovete verificare attentamente se rientrate in questa categoria, poiché l’ECHA potrebbe richiedere la documentazione pertinente in un momento successivo.

Eseguite una mappatura degli usi e delle condizioni d’uso della sostanza in relazione ai vostri usi e a quelli nella vostra catena di approvvigionamento
Desiderate che alcuni usi rimangano riservati? Se l’uso riguarda una sostanza che registrerete nella fascia di tonnellaggio pari a 10 o più tonnellate all’anno, dovrete condurre autonomamente una valutazione della sicurezza chimica per la sostanza in questione.

Sapete quali sono gli usi principali della sostanza da parte dei vostri clienti? Quali usi volete che siano convalidati nella vostra registrazione?

Conoscete a fondo i vostri clienti e fornitori? In caso affermativo, potrete probabilmente fare affidamento sulla loro collaborazione per raccogliere le informazioni necessarie ai fini della registrazione. In caso contrario, occorreranno tempo e risorse per ricavare i dati necessari.

Siete iscritti a un’organizzazione di settore? Se sì, la vostra organizzazione si è fatta carico del lavoro relativo alla raccolta delle informazioni sugli usi? In caso contrario, potreste dover compilare queste informazioni autonomamente.

Mantenete aggiornata la registrazione
Dopo aver eseguito la registrazione, dovete mantenerla aggiornata. Per esempio, è necessario valutare i nuovi usi per dimostrarne la sicurezza e affinché siano inclusi nella registrazione. Anche le autorità possono richiedere degli aggiornamenti. Destinate delle risorse alla preparazione degli aggiornamenti.

Individuate i co-dichiaranti
Se esistono co-dichiaranti della vostra sostanza, è previsto che condividiate con loro i costi della registrazione. Questo vi permetterà di ridurre i costi a vostro carico. Inoltre, la registrazione collettiva consente di evitare la duplicazione del lavoro e delle sperimentazioni sugli animali.

È anche possibile che non vi siano altri soggetti che desiderano registrare la sostanza. Sebbene questo significhi che non dovrete investire alcuna risorsa nella collaborazione con altri dichiaranti, dovrete farvi carico di tutto il lavoro relativo alla registrazione.

Avviate la collaborazione con i vostri co-dichiaranti
I co-dichiaranti devono concordare come svolgere il lavoro comune.

Se l’organizzazione del lavoro parte da zero, dovrete investire tempo e risorse nella fase iniziale della collaborazione con i co-dichiaranti.

Se la sostanza in questione è già registrata, il processo di registrazione è solitamente più veloce e consiste principalmente nel confermare i dati e accordarsi sulla suddivisione dei costi con i dichiaranti esistenti.

Interagite con i vostri co-dichiaranti
Dovete trovare un’intesa con gli altri co-dichiaranti sul contenuto della registrazione collettiva. Questo significa che dovrete investire in attività finalizzate alla collaborazione, quali incontri o conferenze online.

Valutate le informazioni di cui disponete come gruppo di co-dichiaranti
In base al vostro tipo di registrazione e alle informazioni identificate dai co-dichiaranti, dovrete valutare l’attendibilità e la pertinenza delle informazioni. Questo lavoro deve essere affidato a un esperto. Dovete stabilire insieme agli altri co-dichiaranti se sia il caso di affidare esternamente questo lavoro di valutazione.

Avviate trattative sulla condivisione dei dati
I proprietari dei dati hanno diritto a una compensazione per la condivisione dei dati. Dovete destinare delle risorse a queste trattative.

Raccogliete le informazioni mancanti nella vostra registrazione
Se voi o i vostri co-dichiaranti non disponete di tutti i dati richiesti ai fini della registrazione, dovete trovare un accordo su quale sia la soluzione migliore per colmare queste lacune. Questo lavoro deve essere affidato a un esperto. Dovete stabilire insieme agli altri co-dichiaranti se sia il caso di affidare esternamente questo lavoro.

Ricordate che il ricorso alla sperimentazione su animali vertebrati è ammissibile solo come ultima opzione.

Redigete il fascicolo di registrazione collettiva
Le informazioni per la registrazione devono essere immesse in un fascicolo di registrazione campo per campo. Dovete stabilire insieme agli altri co-dichiaranti se sia il caso di affidare questo compito a terzi.

Mantenete aggiornata la registrazione
Dopo aver eseguito la registrazione, dovete mantenere aggiornata anche la parte comune delle vostre registrazioni. Inoltre, le autorità possono richiedere degli aggiornamenti. Destinate delle risorse alla preparazione degli aggiornamenti e concordate con i co-dichiaranti il processo di aggiornamento.

Ottimizzate i vostri processi interni per la registrazione REACH
La preparazione di una registrazione può richiedere un anno. Se non è disponibile alcuna informazione sui pericoli, possono essere necessari tempi più lunghi. Se dovete registrare più sostanze, elaborate un piano di progetto chiaro che vi consenta di gestire il carico di lavoro.

I vostri colleghi conoscono il regolamento REACH e le sue implicazioni per la vostra azienda? A lungo termine, disporre di un sistema interno per la tracciabilità dei problemi correlati al REACH può risultare utile. Occorre coinvolgere, per esempio, il personale addetto alla fatturazione, alle vendite e alla preparazione delle schede di dati di sicurezza.

Pianificate il modo per tracciare i volumi della sostanza nella vostra impresa. Per una sostanza, per esempio, potete avere importazioni da paesi differenti, usi come sostanza intermedia e non, oppure importazioni di sostanze in quanto tali e contenute in miscele - tutte queste circostanze incideranno sui vostri obblighi.

Prevenite la necessità di revisionare le vostre schede di dati di sicurezza
Nuove informazioni raccolte durante il processo di registrazione possono comportare modifiche, per esempio, della classificazione della sostanza, che potrebbero rendere necessario l’aggiornamento delle schede di dati di sicurezza. Una volta aggiornata la scheda di dati di sicurezza, occorre allegare gli scenari di esposizione per le sostanze pericolose registrate in quantitativi pari o superiori a 10 tonnellate all’anno.