Tutti i co-dichiaranti hanno la responsabilità comune di mantenere aggiornate le informazioni presentate con la trasmissione congiunta della registrazione. Tali informazioni comprendono le proprietà fisico-chimiche, tossicologiche ed ecotossicologiche della sostanza nonché la classificazione e l’etichettatura, oltre a orientamenti sul relativo uso in condizioni di sicurezza.

Se l’aggiornamento riguarda informazioni presentate congiuntamente, sarà compito del dichiarante capofila aggiornare la registrazione per conto degli altri membri dichiaranti.

Per gestire il lavoro il dichiarante deve concludere un accordo di collaborazione. Inoltre, alcuni degli aggiornamenti potrebbero comportare nuovi costi, per cui occorre definire dei criteri per concordare con i co-dichiaranti come ripartirli.

I dati presentati congiuntamente devono essere aggiornati in formato IUCLID, per esempio nei seguenti casi:

• il dichiarante viene a conoscenza di nuove proprietà pericolose della sostanza, per esempio nel corso della periodica analisi della letteratura o in seguito alla comunicazione di nuove informazioni da parte di un cliente;
• a seguito dell’individuazione di usi nuovi o sconsigliati della sostanza, è necessario aggiornare una CSR presentata congiuntamente;
• la classificazione e l’etichettatura della sostanza è cambiata, ad esempio a seguito di modifiche del regolamento sulla classificazione e l’etichettatura (CLP) o laddove si rendano disponibili nuove informazioni sulle proprietà pericolose;
• una delle società che hanno presentato la domanda congiunta aumenta il volume di produzione e passa a una fascia di tonnellaggio superiore: se i dati necessari per la registrazione in tale fascia di tonnellaggio non figurano ancora nella comunicazione congiunta, dovranno essere generati e inseriti nel fascicolo. I co-dichiaranti devono concordare l’approccio da adottare: occorre, quanto meno, chiedere a ognuno di essi se dispongono di informazioni rilevanti o se intendono passare anch’essi a una fascia di tonnellaggio superiore;
• nel corso della valutazione del fascicolo o della sostanza, l’ECHA o uno Stato membro richiedono ulteriori informazioni ai co-dichiaranti; i co-dichiaranti ai quali è indirizzata la decisione devono concordare un approccio atto a soddisfare la richiesta.