Cum să vă organizați pentru actualizările dosarului

Dosarul de înregistrare trebuie să reflecte cunoștințele actuale privind utilizarea substanței în condiții de siguranță la locurile de producție și de către utilizatori în cadrul lanțului de aprovizionare. Cu alte cuvinte, după ce ați depus cererea de înregistrare și ați obținut numărul de înregistrare, mai aveți încă ceva de făcut.

Trebuie să vă actualizați înregistrarea sau să contribuiți la actualizarea părții comune a înregistrării dumneavoastră atunci când:

apar schimbări în cunoștințele dumneavoastră despre substanță sau utilizările ei (de exemplu, intervale cantitative mai mari, utilizări noi, modificări în compoziția substanței etc.);
primiți o decizie de evaluare prin care vi se solicită să adăugați informații la înregistrare.

Schimbări care vor avea un impact asupra actualizărilor dosarului

Schimbările la nivelul cerințelor de informare pentru înregistrarea substanțelor chimice în temeiul REACH ar putea avea un impact asupra actualizărilor dosarului. De asemenea, trebuie să acordați atenție modificărilor aduse clasificării și etichetării armonizate a substanțelor periculoase, care sunt actualizate prin „Adaptarea la progresul tehnic (APT)” și publicate anual de Comisia Europeană.

ECHA poate derula campanii de examinare a dosarelor prin mijloace informatice pentru a evidenția aspectele din etapa de înregistrare care pot fi îmbunătățite. Prin urmare, ECHA poate reaminti unui solicitant de înregistrare să-și efectueze actualizarea dosarului de înregistrare pentru a rezolva problemele evidențiate, precum și pentru a îmbunătăți calitatea datelor în transmiterile viitoare. Cu toate acestea, actualizarea datelor rămâne responsabilitatea solicitantului înregistrării. În calitate de solicitant al înregistrării, trebuie să vă tratați dosarul ca pe un „document dinamic” și să-l actualizați ori de câte ori apar informații noi.

Sfaturi practice pentru actualizarea dosarului

Mai jos găsiți o listă de aspecte practice care trebuie avute în vedere la actualizarea dosarului de înregistrare. Lista conține doar recomandări și nu trebuie considerată unica referință pentru situațiile în care se analizează dacă este necesar să se actualizeze dosarul.

Verificați dacă continuați să produceți/importați substanța

Dacă nu mai produceți/importați substanța, încheiați procedura de producție/import a înregistrării în contul dumneavoastră REACH-IT.

Verificați dacă intervalul dumneavoastră cantitativ este în continuare corect

Verificați dacă intervalul dumneavoastră cantitativ înregistrat este încă la zi. Intervalul cantitativ care trebuie luat în considerare este cantitatea produsă/importată în anul calendaristic precedent (adică nu mai este media celor 3 ani precedenți).

Trebuie să vă actualizați dosarul dacă:

intervalele cantitative pe care le-ați importat sau produs au scăzut;
intervalul cantitativ a depășit sau se așteaptă să depășească intervalul cantitativ înregistrat în prezent.

Pentru un interval cantitativ mai mare, sunt necesare mai multe informații pentru dosarul de înregistrare. Verificați cu solicitantul principal al înregistrării dacă aveți acces la acestea.

Asigurați-vă că datele dumneavoastră de contact sunt actualizate în REACH-IT

Este important să vă asigurați că datele de contact legate de înregistrările dumneavoastră și de transmiterile în comun în REACH-IT sunt actualizate. Dacă este necesar, ECHA va utiliza aceste informații pentru a vă contacta. În plus, aceste date de contact (în cazul datelor de contact ale unui solicitant principal al înregistrării) sunt utilizate și de potențialii solicitanți pentru a vă contacta.

Au apărut modificări în compoziția substanței, cu consecințe asupra dosarului de înregistrare?

Asigurați-vă că substanța are o compoziție care se încadrează în compoziția limită a datelor transmise în comun. În caz contrar, trebuie să conveniți cu solicitantul principal al înregistrării să extindeți compoziția limită sau trebuie să renunțați la datele transmise în comun și să furnizați informațiile necesare pe cont propriu.

Dosarul (dosarele) de înregistrare acoperă toate utilizările substanței?

Dacă raportul de securitate chimică (RSC) este furnizat în comun de solicitantul principal al înregistrării, asigurați-vă că toate utilizările dumneavoastră sunt raportate atât în dosarul principal, cât și în dosarul dumneavoastră propriu. Trebuie să raportați utilizările din întregul ciclu de viață al substanței (de exemplu, utilizările de către utilizatorii dumneavoastră din aval).

Dacă RSC nu este furnizat în comun, trebuie să raportați în dosarul de înregistrare numai utilizările din lanțul dumneavoastră de aprovizionare (și anume, utilizările dumneavoastră și ale utilizatorilor din aval).

Comunicați modificările relevante în cadrul lanțului de aprovizionare

Anumite modificări ale înregistrării trebuie comunicate în cadrul lanțului dumneavoastră de aprovizionare, inclusiv, dar fără a se limita la acestea: modificări în fișa cu date de securitate extinsă (FDSe), în clasificările gradelor de pericol sau în Ghidul privind utilizarea în condiții de siguranță.

Ce aveți de făcut după o înregistrare reușită?

Dosarele de înregistrare trebuie să fie actualizate. Co-solicitanții înregistrării au obligația de a contribui la procesul de actualizare a dosarului de înregistrare, inclusiv obligații privind datele și partajarea costurilor. Nu uitați să luați legătura cu solicitantul principal al înregistrării pentru a verifica dacă vă îndepliniți toate obligațiile aplicabile în materie de partajare a datelor și a costurilor în temeiul REACH.

Care este termenul pentru actualizarea dosarului?

Regulamentul de punere în aplicare privind actualizarea dosarului a clarificat termenele de depunere a actualizărilor. Puteți găsi informații detaliate cu privire la acest aspect în secțiunea „Respectarea termenelor de actualizare” de la paginile referitoare la Etapa 7.

Nu uitați să vă actualizați toate informațiile administrative – cum ar fi entitatea juridică, adresa și persoana de contact – în REACH-IT. În acest fel, autoritățile și cosolicitanții înregistrării vor putea să țină în permanență legătura cu dumneavoastră în privința înregistrării.