Vorgehen bei Dossieraktualisierungen

Das Registrierungsdossier muss dem aktuellen Kenntnisstand bezüglich der sicheren Verwendung Ihres Stoffes an den Herstellungsstandorten und durch die Anwender in der gesamten Lieferkette entsprechen. Dies bedeutet, dass Sie auch nach der erfolgreichen Einreichung einer Registrierung und dem Erhalt Ihrer Registrierungsnummer noch bestimmte Aufgaben wahrnehmen müssen.

Sie müssen Ihre Registrierung aktualisieren oder zur Aktualisierung des gemeinsamen Teils Ihrer Registrierung beitragen, wenn:

sich Ihre Kenntnisse über den Stoff oder seine Verwendung ändern (z. B. höherer Mengenbereich, neue Verwendungen, Änderung der Zusammensetzung des Stoffes usw.);
Sie eine Bewertungsentscheidung erhalten, in der Sie aufgefordert werden, Ihrer Registrierung Informationen hinzuzufügen.

Änderungen, die sich auf die Aktualisierung Ihres Dossiers auswirken

Änderungen der Informationsanforderungen für die Registrierung chemischer Stoffe im Rahmen der REACH-Verordnung könnten sich auf die Aktualisierung Ihres Dossiers auswirken. Sie sollten auch auf die Änderungen der harmonisierten Einstufung und Kennzeichnung gefährlicher Stoffe achten, die durch eine „Anpassung an den technischen Fortschritt“ (Adaptation to Technical Progress – ATP) aktualisiert und jährlich von der Europäischen Kommission veröffentlicht werden.

Die ECHA führt regelmäßig IT-Screening-Kampagnen zu Dossiers durch, um die verbesserungswürdigen Aspekte von Registrierungen hervorzuheben. Infolgedessen kann die ECHA einen Registranten daran erinnern, sein Registrierungsdossier zu aktualisieren, um den vorgetragenen Bedenken Rechnung zu tragen und die Qualität der Daten bei künftigen Einreichungen zu verbessern. Es liegt jedoch weiterhin in der Verantwortung des Registranten, seine Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Als Registrant sollten Sie Ihr Dossier als „lebendes Dokument“ betrachten und es aktualisieren, sobald neue Informationen verfügbar sind.

Praktische Hinweise für die Aktualisierung der Dossiers

Nachstehend finden Sie eine Reihe praktischer Aspekte, die bei der Aktualisierung Ihres Registrierungsdossiers zu berücksichtigen sind. Diese Liste enthält nur Empfehlungen und sollte nicht als einzige Orientierungshilfe betrachtet werden, wenn geprüft wird, ob eine Aktualisierung des Dossiers erforderlich ist oder nicht.

Prüfen Sie, ob Sie den Stoff noch herstellen/einführen.

Wenn Sie den Stoff nicht mehr herstellen/einführen, löschen Sie die Informationen zu Herstellung/Einfuhr in der Registrierung in Ihrem REACH-IT-Konto.

Prüfen Sie, ob Ihr Mengenbereich noch korrekt ist.

Prüfen Sie, ob Ihr registrierter Mengenbereich noch auf dem neuesten Stand ist. Die zu berücksichtigende Menge ist die im vorherigen Kalenderjahr hergestellte/eingeführte Menge (d. h. nicht mehr der Durchschnitt der drei vorherigen Jahre).

Sie müssten Ihr Dossier aktualisieren, wenn:

Ihre eingeführten oder hergestellten Mengen zurückgegangen sind;
Ihr Mengenbereich Ihren derzeit registrierten Mengenbereich überschritten hat oder voraussichtlich überschreiten wird.

In einem höheren Mengenbereich sind in Ihrem Registrierungsdossier weitere Informationen erforderlich. Überprüfen Sie mit dem federführenden Registranten, ob Sie Zugang dazu haben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten in REACH-IT auf dem neuesten Stand sind.

Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass die Kontaktdaten im Zusammenhang mit Ihren Registrierungen und gemeinsamen Einreichungen im Rahmen von REACH-IT auf dem neuesten Stand sind. Erforderlichenfalls wird die ECHA diese Informationen nutzen, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Darüber hinaus werden diese Kontaktinformationen (im Falle von Kontaktdaten eines federführenden Registranten) auch von potenziellen Registranten verwendet, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Hat sich die Zusammensetzung Ihres Stoffes geändert, was sich auf Ihr Registrierungsdossier auswirkt?

Stellen Sie sicher, dass die Zusammensetzung Ihres Stoffes innerhalb der Grenzzusammensetzung der gemeinsam übermittelten Daten liegt. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sich entweder mit dem federführenden Registranten darauf einigen, die Grenzzusammensetzung zu erweitern, oder Sie müssen sich gegen die gemeinsam übermittelten Daten entscheiden und die erforderlichen Informationen allein bereitstellen.

Werden alle Ihre Verwendungen des Stoffes in dem/den Registrierungsdossier(s) aufgeführt?

Wenn der Stoffsicherheitsbericht (Chemical Safety Report – CSR) gemeinsam vom federführenden Registranten vorgelegt wird, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Verwendungen im federführenden Dossier sowie in Ihrem eigenen Dossier angegeben werden. Sie müssen die Verwendungen aus dem gesamten Lebenszyklus des Stoffes (z. B. Verwendungen Ihrer nachgeschalteten Anwender) melden.

Wird der CSR nicht gemeinsam vorgelegt, sollten Sie in Ihrem Registrierungsdossier nur die Verwendungen in Ihrer Lieferkette (d. h. Ihre und die Ihrer nachgeschalteten Anwender) angeben.

Mitteilung relevanter Veränderungen innerhalb der Lieferkette

Bestimmte Änderungen Ihrer Registrierung sollten innerhalb Ihrer Lieferkette mitgeteilt werden, unter anderem Änderungen im erweiterten Sicherheitsdatenblatt (extended Safety Data Sheet – (e)SDS), in den Gefahreneinstufungen oder in den Leitlinien für die sichere Verwendung.

Welche Pflichten haben Sie nach einer erfolgreichen Registrierung?

Die Registrierungsdossiers müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden. Mitregistranten sind verpflichtet, zur Aktualisierung des Registrierungsdossiers beizutragen. Dazu gehören auch Verpflichtungen zur Daten- und Kostenteilung. Wenden Sie sich unbedingt an Ihren federführenden Registranten, um zu überprüfen, ob Sie alle geltenden Verpflichtungen zur Daten- und Kostenteilung gemäß der REACH-Verordnung einhalten.

Welche Frist gilt für die Aktualisierung Ihres Dossiers?

Die Fristen für die Übermittlung einer Aktualisierung des Dossiers wurden in der Durchführungsverordnung über die Aktualisierung des Dossiers präzisiert. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Abschnitt zur Einhaltung der Fristen für die Aktualisierung („Respect the deadlines for updating“) auf den Seiten zu Phase 7.

Denken Sie daran, alle Ihre Verwaltungsangaben – wie beispielsweise Angaben zu Ihrer Rechtsperson, Adresse und Kontaktperson – in REACH-IT stets auf dem neuesten Stand zu halten. So können sich die Behörden und Ihre Mitregistranten jederzeit mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn es um Ihre Registrierung geht.