Näin löydät yhteisrekisteröinnin muut rekisteröijät

Rekisteröinnin hakijan on osallistuttava tietojen yhteiskäyttöön ja rekisteröitävä aine yhdessä muiden yritysten kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen on

  1. lähetettävä REACH-IT-sovelluksen kautta kemikaalivirastolle tiedustelu siitä, onko samalla aineella mahdollisesti muita rekisteröijiä. Näin myös muut rekisteröijät saavat tiedon siitä, että yrityksesi aikoo rekisteröidä aineen.
  2. selvitettävä, onko muita rekisteröijiä, ja jos on, varmistettava yhdessä, että aine on varmasti sama.

Se, mitä tapahtuu seuraavaksi, määräytyy pääasiassa sen mukaan, onko aine jo rekisteröity vai ei.

  • Jos muut yritykset ovat jo rekisteröineet aineen, yhteistoimitus on siis yleensä olemassa ja yrityksesi pitää liittyä siihen.

  • Jos ainetta ei ole vielä rekisteröity mutta jos myös muut yritykset ovat tehneet tiedusteluja, teidän on yhdessä sovittava, miten toimitte, jotta voitte rekisteröidä aineen yhdessä. Jos muita rekisteröijiä ei ole, yrityksesi voi aloittaa tietojen yhteistoimituksen myös yksin.

Muiden rekisteröijien etsiminen alkaa tiedustelun tekemisellä, minkä lisäksi yrityksesi voi tarkistaa kemikaaliviraston rekisteröityjen aineiden tietokannasta, mitä aineita on jo rekisteröity.

Tiedustelu

Jos yrityksessäsi suunnitellaan aineen rekisteröimistä, sen on tiedusteltava kemikaalivirastolta, onko kyseinen aine jo rekisteröity.

Tiedustelu laaditaan IUCLID-järjestelmässä ja toimitetaan kemikaalivirastoon REACH-IT-sovelluksella. 

On tärkeää, että aineesta annetaan täsmälliset tunnistetiedot tiedustelussa. Näin voidaan varmistaa, että tiedot aineesta jaetaan asianmukaisesti.

Jos kemikaalivirasto katsoo, etteivät tiedustelun sisältämät tiedot ole riittävän selkeät, jotta aineen identiteetti voitaisiin vahvistaa, pyydetään tietojen tarkentamista.

Jos tiedustelu hyväksytään, yritys saa tiedustelunumeron ja käyttöoikeuden aineen muiden rekisteröijien sivulle REACH-IT-sovelluksessa. Muiden rekisteröijien sivulta löytyvät niiden yritysten yhteystiedot, jotka ovat tehneet tiedustelun tai rekisteröineet aineen samoilla tunnistetiedoilla (esimerkiksi EY-numerolla).

Samalla muut rekisteröijät saavat REACH-IT-sovelluksessa tiedon siitä, että muiden rekisteröijien sivulle on lisätty uusi tulokas.

Muiden rekisteröijien sivun käyttöoikeus päättyy, jos yrityksesi ei rekisteröi ainetta vuoden kuluessa. Jos aine rekisteröidään, tiedustelunumero on sisällytettävä rekisteröintiaineistoon.

Yhteistoimituksen luomisen tai yhteistoimitukseen liittymisen valmisteleminen

Jäljempänä kuvataan ne vaiheet, joiden mukaan hyväksytystä tiedustelusta siirrytään luomaan uutta tietojen yhteistoimitusta tai liitytään jo tehtyyn yhteistoimitukseen. Niitä kumpaakin kuvataan tarkemmin vaiheessa 6: Rekisteröintiaineiston toimittaminen.

Jos muita rekisteröijiä ei ole, yrityksesi voi alkaa valmistella tietojen yhteistoimitusta myös yksin. Suurinta osaa jäljempänä olevista vaiheista on silloinkin noudatettava.

 

1. REACH-IT-järjestelmään kirjautuminen

REACH-IT on tietotekninen työkalu, jota on käytettävä toimitettaessa tietoja – muun muassa tiedusteluja ja rekisteröintejä – kemikaalivirastolle.

Pääset REACH-IT-järjestelmään kemikaaliviraston verkkosivulta. Järjestelmään kirjaudutaan sisään käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jos et vielä ole käyttäjä, voit rekisteröityä käyttäjäksi.

 

 

2. Muiden rekisteröijien sivun käyttöoikeudet

Kun olet REACH-IT-järjestelmässä, napsauta Search-valikosta vaihtoehtoa ”Co-registrants”, niin voit hakea muita rekisteröijiä aineesi tunnistetiedoilla (esimerkiksi EY-numerolla).

Kohdassa ”Registrants” näytetään ne yritykset, jotka ovat rekisteröineet aineen (jos se siis on rekisteröity), sekä niiden yhteystiedot ja tieto niiden roolista tietojen yhteistoimituksessa.

Kohdassa ”Potential registrants” näytetään ne yritykset, jotka ovat tehneet tiedustelun aineesta mutta jotka eivät ole vielä rekisteröineet sitä, sekä niiden yhteystiedot. Yrityksesi tiedot näkyvät aikanaan tässä kohdassa.

 

 

3. Omien yhteystietojen tarkistaminen muiden rekisteröijien sivulla

Koska yrityksesi on osallistuttava yhteisrekisteröintiin, on tärkeää, että yhteystiedot ovat ajan tasalla, jotta yrityksesi on muiden rekisteröijien tavoitettavissa.

Ne yhteystiedot, jotka näet muiden rekisteröijien sivulla, ovat tiedustelun yhteydessä antamasi yhteystiedot, eli yrityksesi yhteyshenkilö tai ulkopuolinen edustaja.

Voit päättää pitää tiedusteluun sisältyvät yhteystiedot ennallaan tai päivittää niitä.

 

 

4. Mahdollisesti tehdyn tietojen yhteistoimituksen tarkistaminen

Napsauta muiden rekisteröijien sivulla painiketta ”Joint submissions”. Siirryt hakusivulle ”Joint submission search”. Merkitse rasti ruutuun ”Show other joint submissions?”. Muutoin hakutulokset rajataan vain niihin yhteistoimituksiin, joiden jäsen yrityksesi jo on.

Hakutuloksissa näytetään aineesta tehdyt tietojen yhteistoimitukset. Jos et ole tehnyt tiedustelua, hakutoiminto ei näytä tuloksia.

Jos yhteistoimitusta ei ole tehty, on hyvä valmistautua siihen, että se on tehtävä yhdessä muiden rekisteröijien kanssa.

Jos yhteistoimitus on tehty, varmista, sopiiko sen tyyppi omaan rekisteröintiisi:

  • Jos yrityksesi rekisteröi välituotteena käytettävän aineen, jota (valmistetaan tai) käytetään tiukasti valvotuissa olosuhteissa, se voi liittyä joko aineen tietojen täydelliseen (vakiomuotoiseen) yhteistoimitukseen tai välituotetta koskevaan yhteistoimitukseen:
  • Jos yrityksesi suunnittelee täydellistä rekisteröintiä, se voi liittyä vain tietojen täydelliseen (vakiomuotoiseen) yhteistoimitukseen. Jos aineesta on tehty vain välituotetta koskeva tietojen yhteistoimitus, voit neuvotella yhteistoimituksen jäsenten kanssa sen muuttamisesta täydelliseksi (vakiomuotoiseksi) yhteistoimitukseksi, tai voit alkaa valmistella tietojen täydellistä yhteistoimitusta itse.

Vaikka ainetta ei olisi vielä rekisteröity, on mahdollista, että muut (aikaisempien) tiedustelujen tekijät ovat jo luoneet yhteistoimituksen.

 

 

5. Yhteydenotto muihin rekisteröijiin ja heidän kysymyksiinsä vastaaminen

Jos yhteistoimitus on tehtävä, ota yhteyttä muihin rekisteröijiin (yhteystiedot ovat muiden rekisteröijien sivulla), jotta voitte neuvotella seuraavista vaiheista.

Jos yrityksesi haluaa liittyä yhteistoimitukseen, ottakaa yhteyttä päärekisteröijään, jonka yhteystiedot saat ”Joint submission search” -hakusivulta.

Sähköposti on yleensä vaivattomin tapa ottaa yhteyttä muihin rekisteröijiin tai päärekisteröijään. Yhteydenottoa ei voi tehdä REACH-IT-järjestelmän välityksellä.

Vastaa muille rekisteröijille, kun he ottavat yritykseesi yhteyttä rekisteröintiaikomuksiasi tiedustellakseen.

 

 

6. Aineen samuuden varmistaminen muiden rekisteröijien kanssa

Kun yrityksesi saanut yhteyden muihin rekisteröijiin, on varmistettava, että on kyse yhdestä ja samasta aineesta.

Aineen samuuden varmistamiseksi kaikkien rekisteröijien, myös oman yrityksesi, on määritettävä aineensa nimi REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohjeiden mukaan (ks. myös vaihe 1: Tunne tuotevalikoimasi).

Jos nimi on sama, aine katsotaan samaksi.

Jos yritykselläsi on liikesalaisuuksia koskevia huolenaiheita aineiden samuudesta keskusteltaessa, valmistelkaa niitä koskevat sopimukset ennen rekisteröintityön aloittamista.

 

 

7. Muiden rekisteröijien kanssa sopiminen yhteistoimitukseen liittyvän aineen tunnisteprofiilista.

Kaikkien rekisteröijien, jotka valmistelevat yhteisrekisteröintiä, on yhdessä sovellettava REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohjeiden liitteessä III esitettyjä periaatteita, kun määritetään sen aineen rajoja, jota koskevat tiedot on määrä toimittaa yhdessä.

Tätä kutsutaan aineen tunnisteprofiiliksi (SIP), ja päärekisteröijän on ilmoitettava se rekisteröintiaineistossaan.

Jos yrityksesi liittyy tietojen yhteistoimitukseen, sen on varmistettava, että aine kuuluu muiden rekisteröijien hyväksymään aineen tunnisteprofiiliin. Jos aine ei kuulu tunnisteprofiiliin, yrityksesi ja muiden rekisteröijien on sovittava joko tunnistetietojen laajentamisesta tai siitä, että aine ei sisälly kyseisen yhteistoimituksen laajuuteen.

Kun yhteisrekisteröijät ovat todenneet, että aine on sama, ja kun kaikki rekisteröijät, mukaan lukien oma yrityksesi, sopivat yhteistoimitukseen sisältyvän aineen tunnisteprofiiliin, yritykset voivat alkaa jakaa tietoja ja kustannuksia aineen rekisteröimiseksi yhdessä (ks. vaihe 3: Toiminnan organisointi muiden rekisteröijien kanssa).

 

 

8. Yhteistoimituksen eri rooleihin ja toimiin tutustuminen

Yhteistoimituksessa on kaksi muodollisesti erillistä roolia: päärekisteröijä ja mahdolliset jäsenrekisteröijät. Kaikki yhteisrekisteröinnin osanottajat ovat vastuussa työskentelyn aikataulusta ja etenemisestä, rekisteröinnin yhteisten osien sisällöstä sekä omien rekisteröintiosuuksiensa sisällöstä.

Tietojen yhteistoimitusta luotaessa rekisteröijät valitsevat keskuudestaan päärekisteröijän (ks. vaihe 3: Toiminnan organisointi muiden rekisteröijien kanssa). Päärekisteröijällä on oltava muiden rekisteröijien suostumus, ja hänen on toimitettava rekisteröinnin yhteinen osa REACH-IT-järjestelmän välityksellä ensin, ennen kuin jäsenrekisteröijät voivat toimittaa omat rekisteröintinsä. Päärekisteröijän on lisäksi jaettava jäsenille turvatunnisteet, jotta he voivat osallistua yhteisrekisteröintiin (ks. vaihe 6: Rekisteröintiaineiston toimittaminen).

Muiden tehtävien osalta yhteistyön tavoista on päätettävä rekisteröijien kesken. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöstä siitä, kuka tekee mitäkin ja ulkoistetaanko joitakin tehtäviä. Sopimus yleensä dokumentoidaan.

Sopimuksen on katettava eri toimet, jotka muiden rekisteröijien on tehtävä rekisteröintiä varten (ks. vaiheet 3, 4, 5 ja 6) ja rekisteröinnin päivittämisessä (ks. vaihe 7). Niitä ovat muun muassa seuraavat:

  • Hallinnolliset tehtävät: yhteyshenkilöiden nimeäminen viestintää varten, laskujen ja maksujen käsittelytavan organisointi sekä hyvitysjärjestelmien kehittäminen ja kirjanpito.
  • Asiakirja-aineiston sisällön valmistelu: olemassa olevien tietojen kerääminen, uusien tietojen tuottaminen, tietojen laadusta keskusteleminen, yhteisesti toimitettavista tiedoista sopiminen, tietojen jakamiskustannuksista neuvotteleminen, kemikaaliturvallisuusarviointien tekeminen, luokitusten määrittäminen sekä kemikaaliturvallisuusraportin laatiminen.
  • IUCLID-aineiston valmistelu ja toimittaminen: rekisteröinnin yhteisen osan luominen IUCLID-järjestelmässä, aineiston toimittaminen kemikaalivirastolle sekä laskujen ja viestien seuranta REACH-IT-järjestelmässä.

Jos yrityksesi aikoo liittyä yhteistoimitukseen, siitä tulee tavallisesti jäsenrekisteröijä. Muut rekisteröijät ovat jo valinneet päärekisteröijän ja päättäneet, miten he tekevät yhteistyötä. Tämä on yleensä kirjattu sopimukseen. Katso vaiheesta 3 lisätietoja siitä, miten sovitaan tietojen jakamisesta ja niiden yhteistoimituksesta. Tavallisesti päärekisteröijä antaa yrityksellesi turvatunnisteen, jotta voit osallistua yhteistoimitukseen REACH-IT-järjestelmässä.