Musíte mít ve svém podniku zavedeny postupy, systémy a upozornění, které vám umožní určit, kdy je třeba vaší registrační dokumentaci upravit. Například se doporučuje zavést postup pro přijímání a analýzu zpětné vazby od vašich zákazníků a pro sledování vědecké literatury týkající se vaší látky.

Svou registrační dokumentaci musíte aktualizovat ve formátu IUCLID, například v těchto případech:

• Změníte svou surovinu, postup výroby nebo dodavatele, a v důsledku toho nyní vaše látka obsahuje různé (nebezpečné) nečistoty nebo (méně důležité) složky.
• Změníte množství látky, které dovážíte nebo vyrábíte. Pokud se množství zvýší nebo sníží nad nebo pod prahovou hodnotu množstevního rozmezí, pro kterou jste látku zaregistrovali, musíte to uvést ve své dokumentaci.
  • Pokud se množství zvýší a dosáhne následující prahové hodnoty množstevního rozmezí, musíte agentuře ECHA v souladu s čl. 12 odst. 2 předložit dotaz, který je v nástroji IUCLID označován jako „dotaz typu 4“. V dokumentaci k dotazu musíte uvést, jaké informace potřebujete, abyste splnili požadavky na informace ve vyšším množstevním rozmezí. Na základě odpovědi agentury ECHA ohledně dostupnosti těchto informací můžete s ostatními žadateli o společnou registraci jednat o tom, zda jsou údaje již k dispozici ve společném předložení a jak k nim získat přístup, například zakoupením příslušného povolení k přístupu.
  • Nevznesení dotazu může být ze strany dozorových orgánů považováno za porušení článku 26 nařízení REACH.
  • Pokud nejsou k dispozici veškeré informace potřebné ke splnění požadavků na informace k vaší registraci, musíte zvážit, jak chybějící údaje vyplnit. Další informace o strategii shromažďování údajů najdete v registrační fázi 4 „Jaké informace potřebujete“.
• Od zákazníků se dozvíte o nových použitích. V takovém případě může být zapotřebí také aktualizace vaší zprávy o chemické bezpečnosti.
• Je třeba aktualizovat informace týkající se vlastností vaší látky, které jste při společném předložení předložili samostatně (výjimka).
• Váš dodavatel změní složení směsi, kterou dovážíte. Pokud látka již není ve směsi obsažena, budete možná muset oznámit ukončení dovozu této látky.
• Dozvíte se o nových informacích o vlastnostech vaší látky, na které je třeba upozornit ostatní žadatele o společnou registraci. Musíte se dohodnout na tom, jak aktualizovat společně předložené informace k registraci.

Pokud se jedná o informace, které agentura ECHA ještě nezveřejnila, můžete během aktualizace své registrace požádat o zachování důvěrnosti nových informací obsažených ve vaší dokumentaci.