Jak postępować w celu aktualizacji dokumentacji

Dokumentacja rejestracyjna musi odzwierciedlać aktualną wiedzę na temat tego, w jaki sposób twoja substancja może być bezpiecznie stosowana w miejscach produkcji i przez użytkowników w całym łańcuchu dostaw. Oznacza to, że po dokonaniu rejestracji i uzyskaniu numeru rejestracyjnego pozostaje jeszcze kilka rzeczy do zrobienia.

Musisz zaktualizować swoją rejestrację lub uczestniczyć w aktualizacji wspólnej części rejestracji, jeśli:

zmieni się twoja wiedza na temat substancji lub jej zastosowania, np. wyższy zakres wielkości obrotu, nowe zastosowania, zmiana składu substancji itp.;
otrzymasz decyzję w sprawie oceny z prośbą o dodanie informacji do swojej rejestracji.

Zmiany, które będą miały wpływ na aktualizację dokumentacji

Zmiany wymogów informacyjnych dotyczących rejestracji chemikaliów na podstawie REACH mogą mieć wpływ na aktualizację dokumentacji. Należy również zwrócić uwagę na zmiany zharmonizowanej klasyfikacji i oznakowania substancji niebezpiecznych, które są aktualizowane w ramach „Dostosowania do postępu technicznego” i wydawane corocznie przez Komisję Europejską.

ECHA może przeprowadzać informatyczne kontrole przesiewowe dokumentacji w celu identyfikacji tych aspektów rejestracji, które można poprawić. W związku z tym ECHA może przypomnieć rejestrującemu o przeprowadzeniu aktualizacji dokumentacji rejestracyjnej pod kątem zidentyfikowanych wątpliwości, a także w celu poprawy jakości danych w dokumentacji składanej w przyszłości. Odpowiedzialność za aktualność danych spoczywa jednak na rejestrującym. Rejestrujący powinien traktować swoją dokumentację jak „żywy dokument” i aktualizować ją za każdym razem, gdy dostępne są nowe informacje.

Praktyczne wskazówki dotyczące aktualizacji dokumentacji

Poniżej przedstawiono szereg praktycznych wskazań, które należy uwzględnić przy aktualizacji dokumentacji rejestracyjnej. Wykaz ten zawiera jedynie zalecenia i nie powinien być traktowany jako jedyne źródło wytycznych przy sprawdzaniu, czy aktualizacja dokumentacji jest konieczna.

Sprawdź, czy nadal wytwarzasz/importujesz substancję

Jeżeli nie wytwarzasz / nie importujesz już substancji, usuń informacje dotyczące wytwarzania/importu z rejestracji na swoim koncie REACH-IT.

Sprawdź, czy twój zakres wielkości obrotu jest nadal prawidłowy

Sprawdź, czy twój zarejestrowany zakres wielkości obrotu jest nadal aktualny. Wielkość obrotu, którą należy uwzględnić, to ilość wytworzona/zaimportowana w poprzednim roku kalendarzowym (tj. nie jest to już średnia z 3 poprzednich lat).

Aktualizacja dokumentacji będzie konieczna, jeżeli:

wielkość twoich wytworzonych lub zaimportowanych obrotów zmniejszyła się;
zakres wielkości obrotu przekroczył lub prawdopodobnie przekroczy twój obecnie zarejestrowany zakres wielkości obrotu.

W przypadku wyższego zakresu wielkości obrotu w dokumentacji rejestracyjnej wymagane są dodatkowe informacje. Sprawdź u wiodącego rejestrującego, czy masz do nich dostęp.

Upewnij się, że twoje dane kontaktowe w systemie REACH-IT są aktualne

Ważne jest, aby dane kontaktowe podane dla rejestracji i wspólnych przedłożeń składanych w systemie REACH-IT były aktualne. W razie potrzeby ECHA skorzysta z tych informacji, aby się z tobą skontaktować. Ponadto z tych danych kontaktowych (w przypadku danych kontaktowych wiodącego rejestrującego) korzystają również potencjalni rejestrujący, aby móc się z tobą skontaktować.

Czy nastąpiły jakiekolwiek zmiany w składzie substancji, które mają wpływ na twoją dokumentację rejestracyjną?

Upewnij się, że skład twojej substancji mieści się w składzie granicznym wspólnie przedłożonych danych. Jeśli tak nie jest, musisz albo uzgodnić z wiodącym rejestrującym rozszerzenie składu granicznego albo wycofać się ze wspólnie przedłożonych danych i podać niezbędne informacje osobno.

Czy wszystkie zastosowania substancji są ujęte w dokumentacji rejestracyjnej (dokumentacjach rejestracyjnych)?

Jeśli raport bezpieczeństwa chemicznego (ang. Chemical Safety Report, CSR) jest dostarczany wspólnie przez wiodącego rejestrującego, sprawdź, czy wszystkie twoje zastosowania zostały zgłoszone zarówno w dokumentacji głównej, jak i w twojej własnej. Należy zgłosić zastosowania z całego cyklu życia substancji (np. zastosowania twoich dalszych użytkowników).

Jeżeli CSR nie jest dostarczany wspólnie, w dokumentacji rejestracyjnej należy podać wyłącznie zastosowania ze swojego łańcucha dostaw (tj. zastosowania twoje i twoich dalszych użytkowników).

Informowanie o istotnych zmianach w łańcuchu dostaw

O niektórych zmianach dotyczących rejestracji należy informować w ramach łańcucha dostaw, w tym m.in. o zmianach w rozszerzonej karcie charakterystyki, klasyfikacji pod względem zagrożeń lub wytycznych dotyczących bezpiecznego stosowania.

Co należy zrobić po pomyślnej rejestracji?

Dokumentacja rejestracyjna musi być zawsze aktualna. Współrejestrujący mają obowiązek uczestniczyć w procesie aktualizacji dokumentacji rejestracyjnej. Obejmuje to obowiązki w zakresie danych i podziału kosztów. Skontaktuj się ze swoim wiodącym rejestrującym i sprawdź, czy spełniasz wszystkie mające zastosowanie warunki dotyczące udostępniania danych i podziału kosztów wynikające z REACH.

Do kiedy należy aktualizować dokumentację?

W rozporządzeniu wykonawczym w sprawie aktualizacji dokumentacji podano dokładne terminy składania aktualizacji dokumentacji. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w sekcji „Przestrzegaj terminów aktualizacji” na stronach etapu 7.

Należy pamiętać, aby wszystkie informacje administracyjne przechowywane w REACH-IT – takie jak informacje dotyczące osoby prawnej, adresu i osoby wyznaczonej do kontaktów – byłyaktualne. W ten sposób organy i współrejestrujący zawsze będą mogli skontaktować się z Tobą w związku z rejestracją.