Można pobrać IUCLID bezpłatnie ze strony internetowej IUCLID. Jeżeli jesteś jedyną osobą w przedsiębiorstwie, która pracuje nad dokumentacją, prawdopodobnie najwygodniej będzie ci korzystać z wersji dla komputerów na własnym komputerze. Możesz też korzystać z wersji serwerowej, co oznacza, że kilka osób w twoim przedsiębiorstwie może mieć dostęp do tych samych danych IUCLID w tym samym czasie i pracować nad nimi.

Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać w IUCLID, jest utworzenie zbioru danych o substancji, który zawiera dane administracyjne i naukowe dotyczące rejestrowanej substancji. Jest to podstawa rejestracji i trzeba podać w nim wszystkie wymagane informacje na temat właściwości i zastosowania substancji oraz narażenia na nią. Zbiór danych można edytować w dowolnym momencie w przyszłości, na przykład jeżeli pojawią się nowe informacje na temat substancji.

Jeżeli twój zbiór danych o substancji zawiera jakiekolwiek informacje, które nie powinny zostać opublikowane na stronie internetowej ECHA, musisz to zaznaczyć za pomocą znaczników poufności. Każdy wniosek o zachowanie poufności musi być odpowiednio uzasadniony.

Zanim przejdziesz dalej, sprawdź kompletność zbioru danych o substancji za pomocą dodatku Validation Assistant [Asystent weryfikacji] w IUCLID. Pokaże on, czy zbiór danych jest kompletny lub czy trzeba go poprawić.

Dodatek Validation Assistant oznacza pola, którym trzeba się bliżej przyjrzeć. Aby poprawnie przedłożyć dokumentację ECHA, trzeba poprawić wszystkie zaznaczone elementy. Kontrole jakości mają na celu poprawienie jakości twoich danych. W przyszłych aktualizacjach IUCLID 6 wprowadzone zostanie więcej kontroli jakości, aby pomóc w tworzeniu dokumentacji wysokiej jakości.

Plik, który przedkładasz ECHA w celu zarejestrowania swojej substancji, nazywany jest dokumentacją. Dokumentacja jest kopią zbioru danych o substancji tylko do odczytu, uzupełnioną informacjami administracyjnej na temat rodzaju rejestracji.

Klikając prawym przyciskiem myszy zbiór danych o substancji i wybierając opcję „Create Dossier” [Utwórz dokumentację], uruchamiasz kreator dokumentacji, który poprowadzi cię przez cały proces.

Podczas tworzenia dokumentacji rejestracyjnej w IUCLID należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• rodzaj przedłożonego dokumentu: wybierz odpowiedni rodzaj przedłożonego dokumentu w kreatorze dokumentacji: czy rejestrujesz substancję dla standardowych zastosowań (substancja jest stosowana jako taka lub w mieszaninach) oraz czy obowiązują standardowe wymagania w zakresie informacji? Czy twoja rejestracja obejmuje substancję do stosowania wyłącznie w charakterze półproduktu (substancja jest stosowana do wytwarzania innej substancji)? Czy jesteś wiodącym rejestrującym czy uczestnikiem?
• informacje administracyjne: możesz zastrzec poufność takich informacji, jak wielkość obrotu lub numer rejestracji.
• Jeżeli masz prawo do zwolnienia z opłaty ze względu na zadeklarowanie w dokumentacji wielkości obrotu wynoszącej 1–10 ton rocznie, również musisz wskazać to tutaj. Dotyczy to sytuacji, gdy dobrowolnie przekazujesz standardowy pakiet informacji na temat substancji, chociaż można również zarejestrować substancję na podstawie ograniczonego zbioru informacji.
• Nazwij swoją dokumentację: w dodatkowych informacjach administracyjnych należy podać nazwę swojej dokumentacji. Nazwa ta powinna umożliwiać ci łatwe znalezienie danej dokumentacji we własnym systemie. Nie należy używać w nazwie dokumentacji informacji poufnych, ponieważ będzie ona widoczna dla wszystkich, którym została udostępniona dokumentacja.

Po wprowadzeniu wszystkich informacji w dokumentacji można ją przejrzeć. Następnie należy jeszcze raz otworzyć dodatek Validation Assistant i uruchomić go w swojej dokumentacji. Nawet jeżeli dodatek ten nie wykazał żadnych błędów w zbiorze danych o substancji, ważne jest, aby uruchomić go również w końcowej wersji dokumentacji – podczas tworzenia dokumentacji mogły zostać dodane informacje, które mogą prowadzić do innego wyniku kontroli kompletności.

Duża część dokumentacji rejestracyjnej jest udostępniana publicznie zgodnie z wymogami prawa, ale można zastrzec poufność określonych informacji. Dzięki dodatkowi pokazującemu podgląd rozpowszechnianych informacji można wcześniej zobaczyć, jakie informacje zostaną opublikowane na podstawie wniosków zgłoszonych w dokumentacji.

ECHA sprawdzi wnioski o zachowanie poufności zgłoszone w dokumentacji. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony, rejestrujący ma możliwość poprawić jego uzasadnienie. Jeżeli wniosek nie jest odpowiednio uzasadniony, informacje zostaną opublikowane.

Kiedy już jesteś usatysfakcjonowany danymi w swojej dokumentacji IUCLID, najpierw wyeksportuj ją do swojego komputera, a następnie prześlij ją ECHA za pomocą REACH-IT.