De organisatie omtrent het bijwerken van uw dossier

Het registratiedossier moet de huidige kennis weergeven over hoe veilig met uw chemische stof kan worden omgegaan op productielocaties en door gebruikers in de volledige toeleveringsketen. Dat betekent dat u dus nog niet klaar bent wanneer u een registratie hebt ingediend en uw registratienummer hebt ontvangen.

U moet uw registratie bijwerken of meewerken aan de bijwerking van het gezamenlijke deel van uw registratie wanneer:

uw kennis over de stof of het gebruik ervan verandert, bijv. een hogere hoeveelheidsklasse, nieuwe toepassingen, wijzigingen in de samenstelling van de stof enz.;
u een beoordelingsbesluit ontvangt waarin u wordt verzocht informatie aan uw registratie toe te voegen.

Wijzigingen die gevolgen hebben voor de bijwerking van uw dossier

Wijzigingen in de informatievereisten voor de registratie van chemische stoffen in het kader van de Reach-verordening kunnen gevolgen hebben voor de bijwerking van uw dossier. U moet tevens rekening houden met de wijzigingen in de geharmoniseerde indeling en etikettering van gevaarlijke stoffen, die door middel van een “aanpassing aan de technische vooruitgang” (ATP) wordt bijgewerkt en jaarlijks door de Europese Commissie wordt gepubliceerd.

ECHA kan IT-screeningscampagnes uitvoeren op dossiers om de aspecten van registraties die verbeterd kunnen worden onder de aandacht te brengen. Bijgevolg kan ECHA een registrant eraan herinneren zijn registratiedossier bij te werken om de onder de aandacht gebrachte kwesties aan te pakken en de kwaliteit van de gegevens bij toekomstige indieningen te verbeteren. Het blijft echter de verantwoordelijkheid van de registrant om de gegevens actueel te houden. Als registrant moet u uw dossier als een “levend document” beschouwen en het bijwerken zodra er nieuwe informatie beschikbaar is.

Praktische tips voor het bijwerken van uw dossier

Hieronder volgt een reeks praktische aspecten waarmee u rekening moet houden wanneer u uw dossier bijwerkt. De lijst bevat slechts aanbevelingen en mag niet worden beschouwd als de enige leidraad om te bepalen of uw dossier al dan niet moet worden bijgewerkt.

1. Controleer of u de stof nog steeds vervaardigt/invoert

Als u de stof niet langer vervaardigt/invoert, beëindig dan de vervaardiging/invoer in het kader van de registratie in uw REACH-IT-account.

2. Controleer of de hoeveelheidsklasse nog juist is

Controleer of de geregistreerde hoeveelheidsklasse nog actueel is. De in aanmerking te nemen hoeveelheid is de vervaardigde/ingevoerde hoeveelheid tijdens het vorige kalenderjaar (dus niet langer het gemiddelde van de drie vorige jaren).

U moet uw dossier bijwerken indien:

de vervaardigde of ingevoerde hoeveelheid is afgenomen;
de hoeveelheidsklasse groter is geworden of waarschijnlijk groter zal worden dan de huidige geregistreerde hoeveelheidsklasse.

Bij een hogere hoeveelheidsklasse is meer informatie nodig in uw registratiedossier. Vraag bij de hoofdregistrant na of u daar toegang toe hebt.

3. Zorg ervoor dat uw contactgegevens in REACH-IT actueel zijn

Het is belangrijk dat de contactgegevens in REACH-IT die zijn gekoppeld aan uw registraties en gezamenlijke indieningen, actueel zijn. Indien nodig zal ECHA deze gegevens gebruiken om contact met u op te nemen. Bovendien worden deze contactgegevens (als zij verband houden met een hoofdregistrant) ook door potentiële registranten gebruikt om contact met u op te nemen.

4. Is er een wijziging in de samenstelling van uw stof die gevolgen heeft voor uw registratiedossier?

Zorg ervoor dat de samenstelling van uw stof binnen de grenssamenstelling van de gezamenlijk ingediende gegevens valt. Zo niet, dan moet u ofwel met de hoofdregistrant overeenkomen om de grenssamenstelling uit te breiden, ofwel afstand doen van de gezamenlijk ingediende gegevens en zelf de nodige informatie verstrekken.

5. Zijn al uw toepassingen van de stof in het/de registratiedossier(s) opgenomen?

Als het chemisch veiligheidsrapport (CSR) gezamenlijk door de hoofdregistrant wordt ingediend, moet u ervoor zorgen dat al uw toepassingen van de stof zowel in het hoofddossier als in uw eigen dossier worden vermeld. U moet de toepassingen in alle stappen van de levenscyclus van de stof rapporteren (bijv. de toepassingen ervan door uw downstreamgebruikers).

Als het CSR niet gezamenlijk wordt ingediend, moet u in uw registratiedossier alleen de toepassingen in uw toeleveringsketen (d.w.z. uw toepassingen en die van uw downstreamgebruikers) vermelden.

6. Relevante wijzigingen binnen de toeleveringsketen meedelen

Bepaalde wijzigingen in uw registratie moeten worden meegedeeld binnen uw toeleveringsketen, met inbegrip van onder meer wijzigingen in het uitgebreide veiligheidsinformatieblad, de gevarenindelingen of de richtsnoeren voor een veilig gebruik.

7. Wat zijn uw verplichtingen na een succesvolle registratie?

Registratiedossiers moeten actueel worden gehouden. Mederegistranten zijn verplicht bij te dragen aan de bijwerking van het registratiedossier. Dit omvat onder meer verplichtingen inzake het delen van gegevens en kosten. Neem contact op met uw hoofdregistrant om na te gaan of u voldoet aan alle verplichtingen inzake het delen van gegevens en kosten in het kader van de Reach-verordening.

8. Wat is de termijn voor het bijwerken van uw dossier?

In de uitvoeringsverordening voor aanpassing van dossiers zijn de termijnen voor de indiening van bijwerkingen van een dossier opgenomen. Nadere informatie hierover is te vinden in de rubriek “Inachtneming van de termijnen voor het bijwerken” van de pagina’s met betrekking tot fase 7.

Vergeet niet al uw administratieve gegevens – zoals de informatie over uw rechtspersoon, adres en contactpersoon – in REACH-IT up-to-date te houden. Op die manier kunnen de autoriteiten en uw mederegistranten u altijd bereiken in verband met uw registratie.