U kunt IUCLID gratis downloaden vanaf de IUCLID-website. Als u binnen uw bedrijf de enige persoon bent die aan het dossier werkt, is het waarschijnlijk het handigst om met de desktopversie op uw computer te werken. U kunt ook de serverversie gebruiken. Hiermee kunnen meerdere personen binnen uw bedrijf tegelijk aan dezelfde IUCLID-gegevens werken.

U begint in IUCLID met het opstellen van uw stofgegevensverzameling. Deze omvat de administratieve en wetenschappelijke gegevens over de stof die u registreert. De stofgegevensverzameling vormt de basis van uw registratie. U moet alle vereiste informatie over de eigenschappen van de stof, gebruik en blootstelling hierin opnemen. U kunt de gegevensverzameling later te allen tijde bewerken, bijvoorbeeld wanneer u nieuwe informatie over uw stof vindt.

Als u informatie in uw stofgegevensverzameling hebt opgenomen die niet op de website van ECHA mag worden gepubliceerd, moet u dit aangeven aan de hand van vertrouwelijkheidsvlaggen. Elk vertrouwelijkheidsverzoek moet nadrukkelijk worden verantwoord.

Controleer, voordat u verdergaat, uw stofgegevensverzameling op volledigheid met de Validatieassistent-plug-in van IUCLID. Deze plug-in laat zien of uw gegevensverzameling volledig is of nog moet worden aangepast.

De Validatieassistent geeft de velden aan die uw bijzondere aandacht behoeven. Om uw dossier met succes bij ECHA te kunnen indienen, moet u alle indieningscontroles doorlopen. Kwaliteitscontroles helpen u de kwaliteit van uw gegevens te verbeteren. Toekomstige updates van IUCLID 6 zullen meer kwaliteitscontroles introduceren om u te helpen een dossier van hoge kwaliteit samen te stellen.

Het bestand dat u bij ECHA indient voor het registeren van uw stof, wordt een dossier genoemd. Een dossier is een alleen-lezen-bestand met de stofgegevensverzameling, aangevuld met administratieve informatie over het soort registratie.

Wanneer u uw stofgegevensverzameling rechts aanklikt en 'Dossier aanmaken' kiest, start u de dossieraanmaakwizard. Deze leidt u door het proces.

Let bij het aanmaken van uw registratiedossier in IUCLID op het volgende:

• Indieningstype: kies het juiste indieningstype in de dossieraanmaakwizard: registreert u een stof voor standaardgebruiksvormen (stof wordt als zodanig of in mengsels gebruikt) en met standaardinformatie-eisen? Registreert u een stof alleen voor gebruik als tussenproduct (stof wordt gebruikt voor het vervaardigen van een andere stof)? Bent u de hoofdregistrant of een mederegistrant?
• Administratieve informatie: u kunt informatie, zoals uw hoeveelheidsklasse of registratienummer, als vertrouwelijk aanmerken.
• Indien u in aanmerking komt voor een vervoedingenvrijstelling voor stoffen in de hoeveelheid van 1-10 ton per jaar, geeft u dit eveneens hier aan. Dit is het geval als u vrijwillig het standaardinformatiepakket verstrekt voor uw stof terwijl u de stof met minder informatie zou kunnen registeren.
• Geef uw dossier een naam: u moet uw dossier een naam geven onder aanvullende administratieve informatie. De naam moet u in staat stellen het dossier eenvoudig te identificeren binnen uw eigen systeem. Neem geen vertrouwelijke informatie in de dossiernaam op, aangezien de naam zichtbaar is voor iedereen met wie u het dossier deelt.

Nadat u alle informatie in uw dossier hebt opgenomen, kunt u het dossier controleren. Open vervolgens de Validatieassistent nogmaals en laat deze uw dossier controleren. Ook als de Validatieassistent geen tekortkomingen aangaf toen u de stofgegevensverzameling liet controleren, is het van belang dat u ook het definitieve dossier laat controleren – u hebt tijdens de dossieraanmaak mogelijk informatie toegevoegd die de volledigheid beïnvloeden.

Grote delen van een registratiedossier worden verplicht openbaar gemaakt. U kunt bepaalde informatie echter als vertrouwelijk aanmerken. Met de verspreidingsplug-in kunt u vooraf zien wat er openbaar wordt gemaakt op basis van de vertrouwelijkheidsverzoeken die u in het dossier hebt opgenomen.

ECHA zal de vertrouwelijkheidsverzoeken in het dossier controleren. Als uw verzoek wordt afgewezen, krijgt u de gelegenheid uw motivering te verbeteren. Als uw verzoek niet naar behoren is gemotiveerd, wordt de informatie openbaar gemaakt.

Wanneer u tevreden bent over de gegevens in uw IUCLID-dossier, exporteert u het dossier eerst naar uw computer en u dient het vervolgens bij ECHA in via REACH-IT.