ePIC - PIC-asetuksen tietotekninen järjestelmä

Ilmoitettua ennakkosuostumusta (PIC) koskevassa asetuksessa (asetus (EU) N:o 649/2012) säädetään tiettyjen vaarallisten kemikaalien tuonnista ja viennistä ja asetetaan velvoitteita yrityksille, jotka haluavat viedä näitä kemikaaleja EU:n ulkopuolisiin maihin.

Uutta PIC-asetusta on sovellettu 1. maaliskuuta 2014 lähtien. Kyseisestä päivästä lähtien Euroopan kemikaalivirasto (ECHA) on vastannut uuteen asetukseen liittyvistä hallinnollisista ja teknisistä tehtävistä ja tarjoaa tieteellistä ja teknistä ohjausta teollisuudelle, EU:n ja kolmansien maiden nimetyille kansallisille viranomaisille sekä Euroopan komissiolle.

ePIC on kemikaaliviraston kehittämä ja ylläpitämä IT-järjestelmä, jonka tarkoituksena on, että PIC-asetuksen vaatimien prosessien tukena on asianmukainen IT-järjestelmä. ePIC koostuu kolmesta itsenäisestä liittymästä, joista yksi on tarkoitettu yrityskäyttäjille, yksi alan viranomaisille (ECHA, nimetyt kansalliset viranomaiset ja komissio) ja yksi tulliviranomaisille. Sovelluksen avulla voidaan vaihtaa tietoja turvallisesti yrityskäyttäjien, alan viranomaisten ja tullin välillä.

 

Yrityskäyttäjien liittymä

ePIC-järjestelmän yrityksille tarkoitettu liittymä tarjoaa mahdollisuuden toimittaa ja vaihtaa turvallisesti tietoja viranomaisten kanssa. Yrityskäyttäjät voivat kirjauduttuaan ePIC-järjestelmään käyttää seuraavia toimintoja:

  • Vienti-ilmoitusten toimittaminen: järjestelmässä voi luoda ja toimittaa sekä kemikaalien että seosten/esineiden vienti-ilmoituksia valitsemalla vientityypin mukaan asianmukaisen linkin. Kun ilmoitus on valmis, sitä voi tarkastella vahvistussivulla, jossa näkyy yhteenveto kaikista aiemmin toimitetuista tiedoista. Valmis vienti-ilmoitus voidaan lähettää järjestelmästä nimetylle kansalliselle viranomaiselle. Jos toimitus onnistuu, näytölle tulee vahvistusviesti. Nimetty kansallinen viranomainen (tai ECHA) voi lähettää toimitetun ilmoituksen takaisin, jos siihen on tehtävä korjauksia. Se on tällöin saatavilla yrityskäyttäjien liittymässä muokattavaksi ja uudelleen toimitettavaksi (jos aika riittää).
  • Erikois-RIN-pyyntöjen toimittaminen (yhden tai usean nimikkeen osalta): yritykset voivat toimittaa erikois-RIN-pyyntöjä. Jos pyyntö kattaa suuren määrän yhteen tai useampaan maahan vietäviä kemikaaleja tai yhden useaan maahan vietävän kemikaalin, käytettävissä on useaa toimitusta koskeva toiminto. Kutakin tapausta varten luodaan oma RIN-tunnus, ja asiasta vastaava nimetty kansallinen viranomainen käsittelee jokaisen pyynnön erillisenä tapauksena.
  • Pyyntö luopua tietovaatimuksista: yrityskäyttäjät voivat pyytää tietovaatimuksista luopumista, jos sitä voidaan soveltaa PIC-asetuksen 14 artiklan 7 kohdan mukaan. Tämä tehdään hakemalla asianomainen ilmoitus ja valitsemalla vaihtoehto ”Propose waiver” (ehdota erivapautta).
  • Seosten ja esineiden hallinnointi ennen vienti-ilmoituksen toimittamista: sovelluksessa voidaan luoda uusia seoksia ja esineitä. Kun seokset ja/tai esineet on luotu, ne voidaan valita vienti-ilmoituslomakkeessa, ja luomisen yhteydessä annetut tiedot esitäyttyvät automaattisesti vienti-ilmoituslomakkeen asiaankuuluviin kenttiin.

Liittymän avulla yrityskäyttäjät voivat myös tarkastella ja päivittää omia tietojaan ja seurata ilmoituksiaan. Ne voivat myös lähettää viestejä nimetylle kansalliselle viranomaiselle (viitaten tiettyyn toimitukseen) ja tarkistaa toimitettujen ilmoitusten ja erikois-RIN-pyyntöjen tilan.

 

Viranomaisliittymä

ePIC-järjestelmän kemian alan viranomaisten käyttöliittymä tukee viranomaisten päivittäistä sääntelyprosessiin liittyvää työtä. Kirjauduttuaan ePIC-sovellukseen alan viranomaiset pääsevät kotisivulle, jossa on linkkejä toimintoon ”To do Actions” luokittain ryhmiteltynä. Näin pääsee helposti tehtäviin ja vireillä oleviin toimiin.

Seuraavat toiminnot ovat sovelluksessa alan viranomaisten käytettävissä:

  • Kesken olevien tehtävien tarkistaminen ja seuranta: ePIC-järjestelmän alan viranomaisten käyttöliittymän kotisivulla on luettelo kesken olevista tehtävistä. Tätä ennalta määrättyä tehtäväluetteloa voi myös täsmentää käyttämällä suodatetun haun kriteerejä. Tehtäväluettelossa käyttäjät saavat tietoa toteutettavista tehtävistä, kemikaaleista, joita tehtävä koskee, maahantuovasta maasta ja tehtävän suorittamisen määräajasta. Tehtävät, joiden määräaika lähestyy, on merkitty oranssilla, ja tehtävät, joiden määräaika on ohitettu, punaisella.
  • Tehtävien suorittaminen ja loppuunsaattaminen: tehtävästä avautuvat ilmoitusta koskevat tiedot, joista saa lisätietoa tehtävästä ja pyynnöstä. Toiminnon Submission history (toimitushistoria) avulla näkyviin saadaan tapauksen elinkaaren aikaiset tapahtumat. Viestiosiossa käyttäjän saatavilla ovat kaikki aiemmin lähetetyt tapausta koskevat viestit. Käyttäjän valittua tehtävän se voidaan suorittaa ja saattaa päätökseen valitsemalla asianmukainen toimi valikosta ”Task Action Menu”.
  • Lisätietojen toimittamista tai korjauksia koskeva pyyntö yrityksille: jos viranomaiskäyttäjä havaitsee virheellisiä tietoja tai tietopuutteita, se voi pyytää yrityskäyttäjiä muuttamaan pyyntöään tai toimittamaan lisätietoja. Viranomaiskäyttäjät voivat sisällyttää järjestelmässä ilmoitukseensa viestin, jossa täsmennetään tehtävät muutokset.

 

Tulliviranomaisten liittymä

Tullin ePIC-käyttöliittymä on tarkoitettu tullivirkailijoille. Se tarjoaa heille heidän tehtäviensä suorittamiseksi tarvittavat tiedot. Tullivirkailijat voivat tehdä järjestelmässä satunnaisia hakuja (jotka perustuvat osumiin RIN-tunnuksen ja maahantuovan maan välillä) ja tarkistaa, onko vienti sallittu tiettynä ajankohtana, sekä muita vientiä koskevia tietoja.

Categories Display