Aplikáciu IUCLID si môžete stiahnuť bezplatne z webového sídla IUCLID. Ak ste vo vašej spoločnosti jedinou osobou, ktorá pracuje na dokumentácii, pravdepodobne najlepšie bude pracovať s desktopovou verziou na vašom počítači. Prípadne môžete použiť serverovú verziu, čo znamená, že prístup k tým istým údajom IUCLID a možnosť pracovať s nimi môže mať súčasne viac ľudí vo vašej spoločnosti.

Ako prvé musíte v aplikácii IUCLID vytvoriť súbor údajov o látke, ktorý obsahuje administratívne a vedecké údaje o látke, ktorú registrujete. Je to základ vašej registrácie a uviesť musíte všetky potrebné informácie o vlastnostiach, použití a expozícii látky. Súbor údajov môžete kedykoľvek upraviť, napríklad ak zistíte o vašej látke nové informácie.

Ak ste do súboru údajov o vašej látke zahrnuli akékoľvek informácie, ktoré by sa nemali zverejniť na webovom sídle ECHA, musíte ich označiť príznakom dôvernosti. Každá žiadosť o zachovanie dôvernosti musí byť presvedčivo odôvodnená.

Pre ďalším pokračovaním skontrolujte úplnosť súboru údajov o látke spustením zásuvného modulu overovací asistent, ktorý je súčasťou aplikácie IUCLID. Ukáže, či je váš súbor údajov úplný, alebo či ho treba upraviť.

Overovací asistent označí polia, ktorým je potrebné venovať pozornosť. Aby ste mohli dokumentáciu úspešne predložiť agentúre ECHA, budete musieť opraviť všetky kontroly predloženia. Na zlepšenie kvality vašich údajov slúžia kontroly kvality. Budúce aktualizácie aplikácie IUCLID 6 budú obsahovať viac kontrol kvality s cieľom pomôcť vytvoriť vysokokvalitnú dokumentáciu.

Súbor, ktorý predložíte agentúre ECHA na zapísanie vašej látky, sa nazýva dokumentácia. Dokumentácia je kópia súboru údajov o vašej látke určená len na čítanie a doplnená o administratívne informácie o type registrácie.

Kliknutím pravým tlačidlom myši na súbor údajov o vašej látke a výberom možnosti „Vytvoriť dokumentáciu“ sa spustí sprievodca vytvorením dokumentácie, ktorý vás bude sprevádzať celým procesom.

Počas vytvárania registračnej dokumentácie v aplikácii IUCLID venujte pozornosť tomuto:

• Typ predloženia: v sprievodcovi vytvorením dokumentácie zvoľte správny typ predloženia: registrujete látku na štandardné použitia (látka sa používa samotná alebo v zmesiach) a so štandardnými požiadavkami na informácie? Týka sa vaša registrácia len látky na použitie ako medziprodukt (látka sa používa na výrobu inej látky)? Ste hlavný registrujúci alebo člen?
• Administratívne informácie: môžete požiadať o dôvernosť informácií, akými sú napr. hmotnostné pásmo alebo registračné číslo.
• Ak máte nárok na odpustenie poplatku za dokumentácie týkajúce sa 1 – 10 ton ročne, tiež to tu budete musieť uviesť. Týka sa to prípadu, keď dobrovoľne poskytnete súbor štandardných informácií o vašej látke, hoci by ste ju mohli zaregistrovať s obmedzeným súborom informácií.
• Názov dokumentácie: svojej dokumentácii by ste mali dať názov v súlade s ďalšími administratívnymi informáciami. Názov by mal umožniť jednoduchú identifikáciu dokumentácie vo vašom systéme. Nepoužívajte v názve dôverné informácie, keďže ho uvidí každý, s kým dokumentáciu spoločne používate.

Po vložení všetkých informácií do dokumentácie ju môžete skontrolovať. Potom znovu otvorte overovacieho asistenta a spustite ho na svojej dokumentácii. Aj keď overovací asistent spustený na súbore údajov o látke nezistil žiadne chyby, je dôležité spustiť ho aj na konečnej dokumentácii – počas vytvárania dokumentácie ste mohli pridať nejaké informácie, ktoré môžu viesť k odlišnému výsledku úplnosti.

Veľké časti registračnej dokumentácie sa zo zákona sprístupňujú verejnosti, ale vy môžete požiadať o dôvernosť určitých informácií. Pomocou zásuvného modulu na šírenie informácií môžete vopred vidieť, čo sa zverejní na základe žiadostí, ktoré ste vložili do dokumentácie.

Agentúra ECHA skontroluje žiadosti o dôvernosť, ktoré ste vložili do dokumentácie. Ak bude vaša žiadosť zamietnutá, budete mať príležitosť svoje odôvodnenie upraviť. Ak žiadosť nie je dostatočne odôvodnená, informácie sa zverejnia.

Keď ste s údajmi vo svojej dokumentácii IUCLID spokojní, najprv dokumentáciu exportujte do svojho počítača a potom ju predložte agentúre ECHA použitím systému REACH-IT.