Só pode registar uma substância se for uma pessoa singular ou representar uma pessoa coletiva, tal como definido pela sua legislação nacional. Se a sua empresa criou várias pessoas coletivas, por exemplo filiais ou subsidiárias, cada uma dessas pessoas coletivas deve apresentar o seu próprio registo.

Só pode registar se a sua empresa estiver localizada no Espaço Económico Europeu (EEE). O EEE inclui a Alemanha, Áustria, Bélgica, Bulgária, Chipre, Croácia, Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Estónia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália, Letónia, Listenstaine, Lituânia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Baixos, Polónia, Portugal, Roménia, Suécia e Chéquia.

Se estiver localizado fora do EEE, a substância deverá ser registada por um importador ou um «representante único».

As várias funções têm definições específicas ao abrigo do REACH, as quais nem sempre correspondem às utilizadas noutras legislações.

As suas funções relativamente a uma substância poderão ser várias e todas elas deverão ser tidas em conta.

A sua empresa tem a obrigação de registar a substância se:

• fabricar uma substância: produz ou extrai uma substância; 
• for responsável pela importação de uma substância para o EEE: é responsável pela introdução física da substância no território do EEE (estreme ou contida numa mistura ou num artigo). Contudo, não tem a obrigação de registar uma substância se:
  • todos os seus fornecedores tiverem nomeado representantes únicos, ou 
  • reimportar uma substância registada, ou 
  • a sua substância está submetida a controlo aduaneiro, tendo em vista a sua reexportação; 
• produzir ou importar um artigo: incorpora uma substância ou mistura num material para formar um artigo ou é responsável pela importação desse artigo no EEE. Contudo, não tem a obrigação de registar uma substância se:
  • a substância não se destinar a ser libertada, ou 
  • a substância já tiver sido registada para a mesma utilização por outra empresa; 
• tiver sido nomeada como representante único: os seus fornecedores fora do EEE (fabricantes ou produtores de um artigo ou de uma mistura) nomearam a sua empresa para cumprir as obrigações ao abrigo do REACH que, caso contrário, caberiam aos respetivos importadores. 

A sua empresa não tem a obrigação de registar uma substância se:

• distribuir uma substância: armazena e coloca no mercado as substâncias, estremes ou contidas em misturas, em nome de terceiros; 
• recarregar substâncias: transfere substâncias ou misturas de um recipiente para outro, geralmente no decurso do processo de reembalagem ou nova marcação; 
• formular uma substância: produz misturas (por exemplo, tintas, colas, detergentes, kits de diagnóstico), que são normalmente fornecidas mais a jusante; 
• for um utilizador final: utiliza produtos químicos mas não os fornece mais a jusante.