1. Documentazione* attestante la struttura della proprietà alla data di presentazione (registrazione, aggiornamento della registrazione, notifica ecc.) nel sistema REACH-IT dell'impresa, comprese tutte le imprese collegate e associate dirette e indirette, a monte e a valle, considerando ogni quota, diritto di voto o altro esercizio di influenza in merito alla creazione di imprese collegate/associate ai sensi dell'articolo 3 dell'allegato alla raccomandazione della Commissione 2003/361/CE.

   *In merito alla documentazione attestante gli azionisti di una società, potrebbero essere richiesti i seguenti documenti comprese le ultime variazioni con la ripartizione delle quote: Estratto del registro delle imprese, statuto della società, documenti relativi alla costituzione dell'impresa, atto costitutivo, registro degli azionisti della società, ecc.

2. Copie dell’intera serie dei conti finanziari ufficiali (sottoposti a revisione contabile, se del caso), unitamente alle note integrative e alle relazioni annuali, o di tutte le dichiarazioni d’imposta relativamente agli ultimi due esercizi contabili chiusi precedenti a ciascuna presentazione, nonché di quelle di eventuali imprese associate e/o collegate, ai sensi degli articoli 3, 4 e 6 dell’allegato alla raccomandazione della Commissione.


3. Un certificato ufficiale emesso da un'autorità accreditata** che confermi il numero degli effettivi corrispondente alle unità lavorative-anno (ULA), conformemente all'articolo 5 dell'allegato alla raccomandazione della Commissione, per ciascuno degli ultimi due esercizi approvati nel periodo antecedente ogni presentazione. Se tali informazioni sono già comprese nelle relazioni annuali o nelle note integrative ai bilanci certificati, questi documenti non devono essere forniti.

   **Sono elencate di seguito alcune delle istituzioni nazionali/locali in grado di emettere un certificato ufficiale relativo agli effettivi della società: ufficio tributi, agenzia delle entrate, istituti assicurativi, ufficio del lavoro, istituto di statistica, istituto di assicurazione malattia, enti privati di assicurazione sanitaria ecc.

Occorre accertarsi di inviare i documenti indicati ai punti 1, 2 e 3 qui sopra per ogni impresa collegata e associata diretta e indiretta, a monte e a valle, considerando ogni quota, diritto di voto o altro esercizio di influenza in merito alla creazione di imprese collegate/associate ai sensi dell'articolo 3 della raccomandazione della Commissione.

Nota: se l'impresa e/o una qualsiasi delle sue imprese collegate e associate stanno redigendo conti consolidati o sono riprese nei conti di un'altra impresa, occorre inviare i bilanci consolidati con le corrispondenti note integrative.

Se si agisce in qualità di Rappresentante esclusivo, la valutazione dell'applicabilità della riduzione per le PMI deve essere effettuata facendo riferimento agli effettivi, al fatturato e ai rendiconti finanziari del fabbricante, del fabbricante di un preparato o del produttore di un articolo non stabilito nella Comunità che è rappresentato, incluse le informazioni pertinenti da imprese collegate e associate del fabbricante, del fabbricante di un preparato o del produttore di un articolo non stabilito nella Comunità, conformemente alla raccomandazione 2003/361/CE.

In seguito all'analisi, l'ECHA richiederà ulteriore documentazione, se necessario. Una volta presentata la documentazione completa, l'ECHA vi comunicherà l'esito della procedura.

• Nel caso in cui venga confermato il diritto alla riduzione tariffaria, l'ECHA comunicherà semplicemente il risultato della verifica e non emetterà alcuna fattura supplementare (onere amministrativo o complementare).
• Se la documentazione dimostra che le dimensioni dell'azienda sono superiori alla categoria dichiarata al momento della presentazione, l'ECHA invierà una decisione in cui specifica la categoria di dimensioni individuata ed emetterà fatture per il saldo della tariffa di registrazione applicabile alla categoria corretta e un onere amministrativo corrispondente.

Tuttavia, se nella procedura di verifica della PMI il dichiarante non fornisce documenti giustificativi o se questi non sono sufficienti, il dichiarante non sarà considerato ammissibile per le riduzioni delle tariffe per le PMI. Di conseguenza, l'ECHA addebiterà al dichiarante il saldo per la tariffa standard e l'onere amministrativo per le grandi imprese (diverse dalle PMI).

Ai sensi dell'articolo 94, paragrafo 1, del regolamento REACH e dell'articolo 263 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea, è possibile presentare un ricorso per il riesame della legittimità della decisione dinanzi al Tribunale entro due mesi dalla ricezione della notifica della decisione. Si possono trovare collegamenti utili ai testi giuridici che disciplinano la procedura e un promemoria per le domande sul sito web del Tribunale. 

Come illustrato nella sezione precedente, in seguito alla procedura di verifica della categoria di PMI dichiarata, l'ECHA riscuote il saldo della tariffa corrispondente alla categoria d'impresa applicabile nonché un onere amministrativo da qualsiasi dichiarante che abbia dichiarato erroneamente di poter godere di una riduzione tariffaria, conformemente all'articolo 13, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 340/2008 relativo alle tariffe. Il livello dell'onere è stato inizialmente definito dalla decisione MB/D/29/2010 del consiglio d'amministrazione dell'ECHA sulla classificazione dei servizi, modificata dalla decisione MB/21/2012/D del consiglio d'amministrazione  e dalla decisione MB/14/2015 del consiglio di amministrazione.

Pertanto, se la documentazione fornita durante la procedura di verifica della PMI non conferma la categoria d'impresa dichiarata al momento della presentazione (registrazione, aggiornamento della registrazione, notifica ecc.), l'ECHA addebiterà il saldo della tariffa applicabile in base alla categoria corretta dell'impresa in questione, nonché il corrispondente onere amministrativo.

Se nella procedura di verifica della PMI il dichiarante non fornisce documenti giustificativi o se questi non sono sufficienti, il dichiarante non sarà considerato ammissibile per le riduzioni tariffarie per le PMI. Di conseguenza, l'ECHA addebiterà il saldo per la tariffa standard e l'onere amministrativo per le grandi imprese (diverse dalle PMI).

Infine, se rettificate correttamente la dimensione della vostra impresa dopo essere stati contattati dall'ECHA, potrete beneficiare di una riduzione del 50 percento dell'onere amministrativo applicabile a determinate condizioni.I dettagli di tale procedura sono disponibili nella sezione "Cosa fare se avete indicato in maniera erronea la categoria delle dimensioni della PMI".

Consultare la sezione Oneri amministrativi per conoscere gli oneri corrispondenti alle diverse dimensioni d'impresa.

I dichiaranti che non sono riusciti a dimostrare di poter beneficiare delle riduzioni tariffarie per le PMI sono tenuti a pagare le tariffe adeguate, come comunicato nella decisione dell'ECHA che conclude la loro procedura di verifica della PMI e nelle relative fatture, entro i termini fissati.

Una data di scadenza iniziale per il pagamento è indicata nelle fatture supplementari emesse dopo la verifica della PMI. Se il pagamento non viene effettuato, la data di scadenza sarà prorogata ancora una volta. Se il dichiarante non versa l'intero importo entro il termine prorogato, l'ECHA revocherà la decisione con la quale ha precedentemente accettato la registrazione. L'utilizzo del numero di registrazione non sarà più consentito e il numero verrà disattivato nella banca dati dell'ECHA. Inoltre, la parte della quota di iscrizione eventualmente già versata al momento della presentazione della registrazione non sarà rimborsato. La decisione di revoca sarà comunicata all'azienda e l'ECHA informerà le autorità competenti degli Stati membri.

Ai sensi dell'articolo 20, paragrafo 5, del regolamento REACH, i dichiaranti possono presentare ricorso avverso la decisione di revoca presso la commissione di ricorso dell'ECHA entro tre mesi dalla notifica della decisione. La procedura per la presentazione di un ricorso è descritta nella sezione web della commissione di ricorso.