Wyłączny przedstawiciel

Przedsiębiorstwa posiadające siedzibę poza EOG mogą wyznaczyć wyłącznego przedstawiciela z siedzibą w Europie, który przejmie zadania i obowiązki importerów w celu spełnienia wymagań wynikających z rozporządzenia REACH. Może to ułatwić ich produktom dostęp do rynku EOG, zapewnić dostawę i zmniejszyć obowiązki importerów.

Wyłączni przedstawiciele muszą:

  • być osobami fizycznymi lub prawnymi mającymi fizyczne miejsce zamieszkania lub fizyczną siedzibę w EOG; 
  • posiadać wystarczającą wiedzę w zakresie praktycznego postępowania z substancjami oraz informacje dotyczące tych substancji;
  • być wyznaczeni w porozumieniu z producentem, formulatorem lub wytwórcą wyrobu mającym siedzibę poza EOG;
  • być odpowiedzialni za spełnienie wymogów prawnych dotyczących importerów, określonych w rozporządzeniu REACH.

Wyłączni przedstawiciele mogą reprezentować kilku dostawców spoza EOG, lecz muszą oddzielnie przechowywać dotyczące ich informacje.

Przedsiębiorstwo spoza EOG musi poinformować importera(-ów) w tym samym łańcuchu dostaw o wyznaczeniu wyłącznego przedstawiciela. Importerów tych uważa się wówczas za dalszych użytkowników w systemie REACH.

Podmiot nie jest wyłącznym przedstawicielem, jeżeli:

  • dostawca spoza EOG jest dystrybutorem;
  • jego jedyną rolą jest działanie w charakterze przedstawiciela osoby trzeciej w procesie udostępniania danych w systemie REACH.

Co muszę zrobić?

Wyłączny przedstawiciel ma obowiązki importera w zakresie rejestracji oraz musi spełnić dodatkowe wymogi charakterystyczne dla roli wyłącznego przedstawiciela.

 

Przygotuj rejestrację i jej dokonaj

Substancję należy zarejestrować w ECHA. Podstawowa zasada brzmi: brak danych, brak obrotu.

Konieczne jest podanie informacji dotyczących właściwości substancji i stwarzanych przez nią zagrożeń, w tym sposobów jej bezpiecznego stosowania. Ilość wymaganych informacji zależy od wielkości importu i zagrożeń związanych z substancją. Im mniejszy import i im mniejsze zagrożenia stwarzane przez substancję, tym mniej informacji należy podać.

Należy sprawdzić, czy substancja została wstępnie zarejestrowana. Jeśli nie i jeśli kwalifikuje się do późniejszej rejestracji wstępnej, należy ją zarejestrować najpóźniej do 31 maja 2018 r. Jeśli nie, substancję należy zarejestrować przed wprowadzeniem jej do obrotu na rynku EOG.

Rejestracji dokonuje się wspólnie z wytwórcami i importerami tej samej substancji, którzy mają siedzibę w EOG. Konieczne jest również udostępnienie danych potrzebnych do rejestracji.

Czynności, które musi wykonać przedsiębiorstwo spoza EOG i wyłączny przedstawiciel, wyjaśniono w wytycznych dotyczących rejestracji oraz na stronach internetowych przeznaczonych dla producentów spoza UE.

Oprócz wymogów obowiązujących importera wyłączny przedstawiciel musi spełnić następujące szczegółowe wymogi:

  • przekazać importerom (teraz dalszym użytkownikom) informacje, aby mogli sporządzić karty charakterystyki i prowadzić dokumentację dotyczącą dostarczania najnowszych aktualizacji kart charakterystyki w trakcie działalności wyłącznego przedstawiciela;
  • przygotować i na bieżąco aktualizować wykaz importerów i ilości towarów importowanych przez każdego z nich; przekazywać go organom odpowiedzialnym za egzekwowanie prawa na żądanie;

 

 

podejmować działanie w odniesieniu do substancji wzbudzających szczególnie duże obawy.

Jeżeli substancję zidentyfikowano jako wzbudzającą szczególnie duże obawy i wpisano na listę kandydacką substancji mogących podlegać procedurze udzielania zezwoleń w systemie REACH, spowoduje to powstanie dodatkowych obowiązków importerów z EOG i wyłącznego przedstawiciela.

  • W przypadku substancji importowanej we własnej postaci lub w mieszaninie wymagana jest aktualizacja istniejącej karty charakterystyki. Wyłączny przedstawiciel (niezależnie od tego, czy jest faktycznym dostawcą czy nie) ma obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej dostarczenia zaktualizowanej karty charakterystyki.
  • W przypadku substancji zawartej w importowanym wyrobie pod określonymi warunkami może istnieć obowiązek zgłoszenia jej importu ECHA w terminie sześciu miesięcy.

 

 

Sprecyzuj swoją rolę w zezwoleniu

Jeśli reprezentujesz przedsiębiorstwo spoza EOG, a jedna z jego substancji znajduje się w wykazie substancji podlegających wymogowi zezwolenia, konieczne jest poinformowanie danego przedsiębiorstwa o konsekwencjach dla jego produktu.

W przypadku braku ogólnych lub szczególnych wyjątków od procedury udzielania zezwoleń w systemie REACH przedsiębiorstwo spoza EOG będzie musiało zdecydować, czy wstrzymać eksport substancji na rynek EOG czy złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia. Jeżeli przedsiębiorstwo spoza EOG postanowi złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia, wyłączny przedstawiciel może zostać wyznaczony do działania w jego imieniu.

 

 

Przestrzegaj ograniczeń

Jeżeli nie można kontrolować powodowanego przez substancję ryzyka dla zdrowia ludzkiego i środowiska, może ona podlegać ograniczeniu w EOG.

Może to oznaczać:

  • całkowity zakaz;
  • ograniczenie wprowadzania do obrotu i konkretnych zastosowań lub
  • ograniczenie stężenia substancji w mieszaninach lub wyrobach.

Przykładami są zakaz stosowania azbestu, ograniczenia we wprowadzaniu do obrotu i stosowaniu ołowiu w biżuterii oraz ograniczenie stężenia sześciowartościowego chromu w produktach skórzanych.

Należy poinformować przedsiębiorstwo spoza EOG o nowym ograniczeniu i konsekwencjach dla jego produktu. Wyłączny przedstawiciel ma również obowiązek prowadzenia dokumentacji (niezależnie od tego, czy jest faktycznym dostawcą czy nie) dotyczącej dostarczenia zaktualizowanej karty charakterystyki zawierającej informację o nowych ograniczeniu.