Rappresentante esclusivo

Le imprese che hanno sede al di fuori del SEE possono nominare un rappresentante esclusivo stabilito in Europa che si assume i compiti e le responsabilità che spettano agli importatori al fine di garantire la conformità con il regolamento REACH. Questa procedura può semplificare l'accesso dei loro prodotti al mercato del SEE, assicurare l'approvvigionamento e ridurre le responsabilità degli importatori.

Il rappresentante esclusivo deve:

  • essere una persona fisica o giuridica materialmente stabilita nel SEE; 
  • disporre di conoscenze sufficienti nella manipolazione pratica delle sostanze, nonché delle informazioni ad esse connesse;
  • essere nominato d'intesa con un fabbricante, un formulatore o un produttore di articoli, non stabilito nel SEE;
  • essere responsabile dell'adempimento delle prescrizioni di legge per gli importatori ai sensi del regolamento REACH.

I rappresentanti esclusivi possono rappresentare più fornitori non stabiliti nel SEE, ma devono mantenere separate le informazioni relative a ciascuno di essi.

Le società che non sono stabilite nel SEE devono informare gli importatori della stessa catena di approvvigionamento della nomina di un rappresentante esclusivo. Tali importatori vengono quindi considerati utilizzatori a valle ai sensi del REACH.

Non siete rappresentanti esclusivi se:

  • il vostro fornitore non stabilito nel SEE è un distributore;
  • agite unicamente in qualità di rappresentante terzo nel processo di condivisione dei dati del REACH.

Cosa si deve fare?

Occorre rispettare gli obblighi di registrazione degli importatori e requisiti supplementari specifici per il ruolo di rappresentante esclusivo.

 

Predisporre ed effettuare una registrazione

Occorre registrare la sostanza all'ECHA. In tal caso vige il principio: "no data, no market" (commercializzazione solo previa disponibilità dei dati).

È necessario fornire informazioni sulle proprietà e i pericoli della sostanza, nonché sul relativo uso sicuro. La quantità di informazioni richiesta dipende dal tonnellaggio importato e dai pericoli associati alla sostanza. Più il tonnellaggio e la pericolosità di una sostanza sono bassi, minore è la quantità di informazioni da fornire.

Occorre controllare se la sostanza è stata preregistrata. Se così non fosse e sussistessero i requisiti per una preregistrazione tardiva, la registrazione deve essere effettuata entro il 31 maggio 2018. In caso contrario, occorre registrare la sostanza prima di poterla immettere sul mercato del SEE.

La registrazione viene effettuata congiuntamente con i fabbricanti e gli importatori del SEE della stessa sostanza, con i quali è necessario condividere i dati necessari per la registrazione.

La procedura che i rappresentanti esclusivi e le imprese non stabilite nel SEE devono seguire è illustrata negli Orientamenti alla registrazione e nelle pagine del sito Internet dedicate ai fabbricanti di paesi terzi.

Oltre alle disposizioni specifiche per gli importatori, occorre rispettare le seguenti disposizioni:

  • fornire le informazioni agli importatori (ora utilizzatori a valle) affinché possano compilare le schede di dati di sicurezza e conservare i dati relativi agli ultimi aggiornamenti delle schede forniti nel corso dell'attività;
  • predisporre e aggiornare un inventario degli importatori e del tonnellaggio importato da ciascuno di loro; su richiesta, fornire tali dati alle autorità preposte all'applicazione.

 

 

Prendere provvedimenti per le sostanze estremamente preoccupanti

L'identificazione di una sostanza come estremamente preoccupante e l'inclusione nell'elenco delle sostanze candidate all'autorizzazione REACH comporta ulteriori obblighi per i rappresentanti esclusivi e per gli importatori non stabiliti nel SEE.

  • Per una sostanza importata in quanto tale o come componente di una miscela occorre aggiornare la scheda di dati di sicurezza esistente. Il rappresentante esclusivo (che sia il fornitore effettivo o meno) deve documentare la fornitura della scheda di dati di sicurezza aggiornata.
  • Per una sostanza contenuta in un articolo importato, in determinate condizioni può essere necessario inviare una notifica all'ECHA entro sei mesi dalla sua importazione.

 

 

Chiarire il proprio ruolo nel processo di autorizzazione

Se si rappresenta un'impresa non stabilita nel SEE e una delle sue sostanze è inclusa nell'elenco di sostanze che richiedono un'autorizzazione, occorre informare l'impresa delle relative conseguenze per il prodotto in questione.

Se non sono previste eccezioni generiche o specifiche riguardo alla procedura di autorizzazione a norma del REACH, la suddetta impresa dovrà decidere se cessare l'esportazione della sostanza nel mercato del SEE o se presentare una domanda di autorizzazione. Se l'impresa non stabilita nel SEE decide di presentare domanda di autorizzazione, può conferire al rappresentante esclusivo l'incarico di agire in suo nome.

 

 

Attenersi alle restrizioni

Se i rischi che una sostanza comporta per la salute umana e per l'ambiente non possono essere controllati, la sostanza può essere soggetta a restrizioni nel SEE.

Questo può comportare:

  • un divieto assoluto;
  • una restrizione relativa alla commercializzazione e agli usi specifici o
  • una limitazione della concentrazione della sostanza in miscele o articoli.

Gli esempi comprendono il divieto sull'amianto, le restrizioni in materia di commercializzazione e uso di piombo in articoli di gioielleria e un limite sulla concentrazione di cromo esavalente nei prodotti in pelle.

Dovete informare l'impresa non stabilita nel SEE quando si applica una nuova restrizione, indicando le conseguenze che essa comporta per il prodotto in questione. Siete inoltre tenuti a documentare (che siate o meno il fornitore effettivo) la fornitura di una scheda di dati di sicurezza aggiornata che contenga informazioni in merito alla nuova restrizione.