ePIC - Sistema informatico sul previo consenso informato

Il regolamento sull’assenso preliminare in conoscenza di causa [PIC, regolamento (UE) n. 649/2012] disciplina l’importazione e l’esportazione di determinate sostanze chimiche pericolose e impone obblighi alle imprese che intendono esportare tali sostanze chimiche verso paesi terzi.

Il nuovo regolamento PIC è entrato in vigore il 1° marzo 2014. A partire da questa data, l’ECHA ha assunto la competenza per i compiti amministrativi e tecnici relativi al nuovo regolamento e fornirà orientamenti scientifici e tecnici per l’industria, le autorità nazionali designate (AND) dell’UE e dei paesi terzi, e la Commissione europea.

ePIC è lo strumento informatico che è stato istituito ed è gestito dall’ECHA al fine di garantire che gli obblighi previsti dal regolamento PIC siano supportati da adeguati sistemi informatici. ePIC comprende tre interfacce indipendenti, una dedicata agli utenti dell’industria, una per gli utenti delle autorità (ECHA, autorità nazionali designate e Commissione) e una per i funzionari doganali. Questo strumento consente uno scambio sicuro di informazioni tra gli utenti dell’industria, gli utenti delle autorità e gli utenti delle dogane.

 

Interfaccia per l’industria

L’interfaccia di ePIC per l’industria è dedicata agli utenti di questo settore e consente loro di comunicare e scambiare dati in modo sicuro con gli utenti delle autorità. Una volta effettuato l’accesso all’applicazione ePIC, sono disponibili per gli utenti dell’industria le seguenti funzioni:

  • trasmettere notifiche di esportazione: il sistema consente la creazione e la trasmissione di notifiche di esportazione tanto per le sostanze chimiche quanto per le miscele/gli articoli selezionando il collegamento appropriato a seconda del tipo di esportazione. Una volta pronta, la notifica può essere riesaminata nella pagina di conferma che riassume tutte le informazioni precedentemente fornite. Dopo che è stata ultimata, la notifica di esportazione può essere trasmessa all’AND di competenza mediante il sistema. Un messaggio di conferma viene visualizzato nel caso in cui la trasmissione della notifica sia andata a buon fine. Qualora, dopo la trasmissione, siano necessarie correzioni, l’AND di competenza (oppure l’ECHA) può restituire la notifica; pertanto, la notifica trasmessa sarà accessibile nell’interfaccia per l’industria dove sarà possibile modificarla per poi trasmetterla nuovamente (qualora vi siano i tempi per procedere in tal senso);
  • trasmettere richieste di RIN speciali (singole o multiple): se del caso, l’industria può inviare richieste di RIN speciali. Se la richiesta riguarda numerose sostanze chimiche da esportare verso uno o più paesi oppure una sostanza chimica da esportare verso più paesi, è disponibile una funzione di presentazione multipla. Viene quindi generato un RIN per ciascun caso e ogni richiesta verrà gestita dalla rispettiva AND come un caso distinto;
  • richiedere un esonero: se applicabile ai sensi delle disposizioni di cui all’articolo 14, paragrafo 7, del regolamento PIC, gli utenti dell’industria possono richiedere un esonero, cercando la notifica in questione e selezionando la voce “Propose a waiver” (Proponi esonero);
  • gestire miscele e articoli prima della notifica di un’esportazione: all’interno dell’applicazione si possono creare nuove miscele e nuovi articoli. In seguito alla creazione, tali miscele e articoli possono essere selezionati nel formulario di notifica di esportazione e le informazioni fornite durante la creazione vengono recuperate e copiate automaticamente nei rispettivi campi del formulario di notifica di esportazione.

Utilizzando questa interfaccia, gli utenti dell’industria possono anche vedere e aggiornare i propri dati e monitorare le proprie notifiche. Possono anche inviare messaggi alle rispettive AND (con riferimento a una presentazione specifica) e controllare lo stato delle notifiche e delle richieste di RIN speciali presentate.

 

Interfaccia per le autorità

L’interfaccia di ePIC per le autorità è dedicata agli utenti appartenenti alle autorità e fornisce sostegno alle loro attività quotidiane nell’ambito del processo di regolamentazione. Una volta effettuato l’accesso all’applicazione ePIC, agli utenti delle autorità appare una pagina iniziale nella quale sono disponibili collegamenti a “To do Actions” (Azioni da compiere) (suddivise per categoria), che consentono un facile accesso ai compiti e alle azioni in sospeso.

All’interno dell’applicazione, per gli utenti delle autorità sono disponibili le seguenti funzioni:

  • controllare e monitorare i compiti aperti: l’elenco dei compiti aperti è disponibile a partire dalla pagina iniziale di ePIC nell’interfaccia delle autorità. Questo elenco predefinito di compiti può anche essere ridefinito utilizzando i criteri di ricerca con filtro. Nell’elenco dei compiti, gli utenti trovano informazioni sulle azioni da eseguire, le sostanze chimiche relative al compito, il paese importatore e la data di scadenza per il completamento del compito. I compiti prossimi alla data di scadenza sono contrassegnati in arancione, mentre i compiti che hanno superato il termine sono contrassegnati in rosso;
  • eseguire e completare i compiti: la voce relativa al compito consente di aprire i dettagli della notifica, dove vengono fornite ulteriori informazioni riguardanti il compito e la richiesta. È riportato uno storico della presentazione e sono elencati gli eventi del ciclo di vita del caso. È presente una sezione dedicata ai messaggi nella quale sono messi a disposizione dell’utente tutti i messaggi inviati in precedenza con riferimento al caso. Quando viene richiesto dall’utente, tale compito può essere eseguito e completato selezionando l’azione appropriata dal “Task Action Menu” (Menu azione compito);
  • richiedere ulteriori informazioni/correzioni dalle industrie: se rilevano l’assenza di alcune informazioni e/o ritengono che sia necessario apportare correzioni alla presentazione, gli utenti delle autorità possono richiedere agli utenti dell’industria di modificare le loro richieste o integrarle con dati aggiuntivi. Il sistema consente agli utenti delle autorità di includere un messaggio nella notifica, inteso a chiarire la natura delle modifiche da apportare.

 

Interfaccia per le autorità doganali

L’interfaccia ePIC per le autorità doganali è dedicata ai funzionari doganali e fornisce loro le informazioni necessarie per svolgere i loro compiti. Possono effettuare ricerche ad hoc (sulla base di una corrispondenza positiva tra un RIN e un paese importatore) e verificare se l’esportazione è consentita in un determinato momento, oltre a ricevere altre informazioni pertinenti in merito all’esportazione.

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