Prima della registrazione, occorre preparare e presentare una richiesta all'ECHA per 1) tutte le sostanze non soggette a regime transitorio e 2) le sostanze soggette a regime transitorio che non sono state preregistrate. Questo processo ha luogo prima della fabbricazione o dell'immissione sul mercato.

I dichiaranti devono inoltre fornire all'ECHA le informazioni aggiuntive necessarie per l'aggiornamento di una registrazione dovuto a un aumento della fascia di tonnellaggio.

Dopo la valutazione della richiesta, l'ECHA agevola il contatto tra la società in questione e i dichiaranti precedenti e/o potenziali al fine di permettere la condivisione dei dati e la trasmissione comune.

Preparazione di un fascicolo di richiesta con IUCLID 

1. Creare il fascicolo con l'ultima versione di IUCLID.
2. Usare il plug-in Validation Assistant di IUCLID per rilevare eventuali informazioni mancanti ed effettuare un controllo preventivo di alcune "Business Rules".
3. Trasmettere il fascicolo di richiesta attraverso REACH- IT.

Per maggiori informazioni, cfr. la guida How to prepare an inquiry dossier (Preparazione di un fascicolo di richiesta.

Una trasmissione comune è presentata da due o più potenziali dichiaranti che fabbricano o immettono sul mercato la stessa sostanza. Per prepararla, i potenziali dichiaranti devono istituire un Forum per lo scambio di informazioni sulle sostanze (SIEF) al fine di condividere i dati sulle proprietà intrinseche della sostanza che intendono presentare congiuntamente all'ECHA e concordare, se possibile, la classificazione e l'etichettatura di tale sostanza.

I potenziali dichiaranti nominano un dichiarante capofila che presenterà la loro registrazione in largo anticipo rispetto al termine di registrazione previsto. Anche i membri della stessa trasmissione comune presenteranno le loro registrazioni, ma solo dopo che il fascicolo del dichiarante capofila avrà superato la fase di controllo delle "business rules" nel corso del processo di presentazione.

Quando l'ECHA ha esaminato il fascicolo del dichiarante capofila e confermato il pagamento della relativa tariffa di registrazione, il dichiarante capofila riceve un numero di registrazione. I dichiaranti membri riceveranno separatamente i loro numeri di registrazione quando l'ECHA avrà appurato la completezza dei rispettivi fascicoli.

I potenziali dichiaranti di sostanze (in quantitativi pari o superiori a una tonnellata all'anno) sono tenuti a preparare e presentare un fascicolo di registrazione all'ECHA. I fascicoli di registrazione devono essere aggiornati ogniqualvolta l'azienda disponga di informazioni rilevanti.

I fascicoli possono essere preparati utilizzando l'ultima versione di IUCLID e presentati mediante REACH-IT. Tuttavia, i membri di una trasmissione comune (ma non il dichiarante capofila) possono preparare la registrazione online direttamente in REACH-IT.

Preparazione e presentazione di un fascicolo

1. Consultare il manuale: How to prepare registration and PPORD dossiers (Preparazione della registrazione e dei fascicoli PPORD).
2. Inserire le informazioni richieste in IUCLID per completare l'insieme di dati sulla sostanza.
3. Se del caso, per effettuare la valutazione della sicurezza chimica e generare la relazione sulla sicurezza chimica (CSR), è possibile utilizzare lo strumento Chesar.
4. Dopo aver completato l'insieme di dati sulla sostanza, creare il fascicolo di registrazione finale seguendo la procedura guidata per la creazione del fascicolo in IUCLID.
5. Utilizzare il plug-in Validation Assistant di IUCLID per rilevare eventuali informazioni mancanti ed eseguire un controllo preventivo di alcune "business rules" (regole operative).
6. Utilizzare il plug-in di anteprima della divulgazione di IUCLID per verificare quali informazioni del fascicolo saranno pubblicate dall'ECHA.
7. Applicare il plug-in di calcolo delle tariffe di IUCLID per effettuare una stima della tariffa associata alla propria registrazione.
8. Esportare il fascicolo da IUCLID e presentarlo tramite REACH-IT.