ePIC - IT-System für die vorherige Zustimmung nach Inkenntnisnahme

Die Verordnung über die vorherige Zustimmung nach Inkenntnissetzung (PIC – Verordnung (EU) Nr. 649/2012) regelt die Aus- und Einfuhr bestimmter gefährlicher Chemikalien und erlegt Unternehmen, die diese Chemikalien in Nicht-EU-Länder ausführen möchten, Verpflichtungen auf.

Die neue PIC-Verordnung trat am 1. März 2014 in Kraft. Seitdem ist die ECHA für die administrativen und technischen Aufgaben im Zusammenhang mit der neuen Verordnung zuständig und stellt der Industrie, den bezeichneten nationalen Behörden (DNA) in der EU und in Drittländern sowie der Europäischen Kommission wissenschaftliche und technische Leitlinien zur Verfügung.

ePIC ist ein von der ECHA eingerichtetes und verwaltetes IT-Tool, mit dem gewährleistet werden soll, dass die gemäß der PIC-Verordnung erforderlichen Abläufe durch geeignete IT-Systeme unterstützt werden. ePIC bietet je eine unabhängige Benutzeroberfläche für Nutzer in der Industrie, behördliche Nutzer (ECHA, DNA und Kommission) und Zollbeamte. Das Tool ermöglicht einen sicheren Austausch von Informationen zwischen Industrie, Behörden und Zoll.

 

Benutzeroberfläche für die Industrie

Die ePIC-Benutzeroberfläche für die Industrie ermöglicht den Nutzern eine sichere Kommunikation und einen sicheren Austausch von Informationen mit behördlichen Nutzern. Nach der Anmeldung bei ePIC stehen den Nutzern in der Industrie die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Ausfuhrnotifikationen einreichen: Das System ermöglicht die Erstellung und Einreichung von Ausfuhrnotifikationen sowohl für Stoffe als auch für Gemische/Erzeugnisse; hierzu ist jeweils der entsprechende Link für die Art der Ausfuhr auszuwählen. Der Entwurf der Notifikation kann auf der Bestätigungsseite überprüft werden, auf der alle zuvor eingegebenen Daten zusammenfassend aufgeführt werden. Anschließend wird die Ausfuhrnotifikation fertiggestellt und über das System an die zuständige DNA übermittelt. Nach der erfolgreichen Übertragung erscheint eine Bestätigungsnachricht. Müssen nach der Übermittlung Berichtigungen vorgenommen werden, kann die zuständige DNA (oder die ECHA) die Notifikation zurücksenden, sodass über die Benutzeroberfläche für die Industrie darauf zugegriffen werden kann. Der Nutzer kann die Notifikation bearbeiten und anschließend erneut übermitteln (sofern dies zeitlich möglich ist).
  • Übermittlung von Sonder-RIN-Anträgen (Einzel- und Sammelanträge): Gegebenenfalls können Nutzer in der Industrie Sonder-RIN-Anträge einreichen. Bezieht sich der Antrag auf eine große Anzahl von Stoffen, die in ein oder mehrere Länder ausgeführt werden sollen, oder auf einen Stoff, der in mehrere Länder ausgeführt werden soll, kann ein Sammelantrag gestellt werden. Für jeden Fall wird eine eigene RIN generiert und jeder Antrag wird von der zuständigen DNA als gesonderter Fall gehandhabt.
  • Beantragung einer Aufhebung: Sofern dies gemäß den Bestimmungen von Artikel 14 Absatz 7 der PIC-Verordnung zulässig ist, können Nutzer in der Industrie gegebenenfalls eine Aufhebung beantragen, indem sie nach der betreffenden Notifikation suchen und die Funktion „Propose a waiver“ (Aufhebung vorschlagen) auswählen.
  • Gemische und Erzeugnisse vor der Erstellung der Ausfuhrnotifikation verwalten: In der Anwendung können neue Gemische und Erzeugnisse angelegt werden. Anschließend können sie im Ausfuhrnotifikationsformular ausgewählt werden, wobei die bei der Anlage eingegebenen Daten automatisch in die entsprechenden Felder des Formulars übernommen werden.

Über diese Benutzeroberfläche können Nutzer in der Industrie auch ihre eigenen Daten einsehen und aktualisieren sowie ihre Notifikationen überwachen. Darüber hinaus können sie ihren DNA Nachrichten übermitteln (unter Verweis auf eine bestimmte Einreichung) und den Status der eingereichten Notifikationen und Sonder-RIN-Anträge prüfen.

 

Benutzeroberfläche für Behörden

Die ePIC-Benutzeroberfläche für Behörden unterstützt die Nutzer bei ihren täglichen Aufgaben im Rahmen des Regelungsverfahrens. Nach der Anmeldung bei ePIC wird den behördlichen Nutzern die Startseite angezeigt. Hier stehen Links auf „To do Actions“ (anstehende Aktionen) (gruppiert nach Kategorie) zur Verfügung, über die direkt auf Aufgaben und anhängige Aktionen zugegriffen werden kann.

Innerhalb der Anwendung stehen behördlichen Nutzern die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Kontrolle und Überwachung offener Aufgaben: Auf die Liste der offenen Aufgaben kann über die Startseite der ePIC-Benutzeroberfläche für Behörden zugegriffen werden. Diese vorgegebene Aufgabenliste kann durch die Verwendung der Suchkriterien gefiltert und angepasst werden. In der Aufgabenliste werden den Nutzern Informationen über die durchzuführenden Aktionen, die von der Aufgabe abgedeckten Stoffe, das einführende Land und die Frist für den Abschluss der Aufgabe angezeigt. Aufgaben, deren Frist demnächst abläuft, sind orange dargestellt, während Aufgaben, deren Frist bereits abgelaufen ist, rot markiert sind.
  • Aufgaben ausführen und abschließen: Über das entsprechende Aufgabenelement können ausführliche Angaben zur Notifikation angezeigt werden, darunter auch zusätzliche Informationen über die Aufgabe und den Antrag. Darüber hinaus kann auf den Einreichungsverlauf zugegriffen werden, in dem alle den Fall betreffenden Vorgänge aufgelistet sind. Zudem können über den entsprechenden Abschnitt alle Nachrichten eingesehen werden, die bislang im Hinblick auf den betreffenden Fall übermittelt wurden. Nach der Übernahme der Aufgabe durch den Nutzer kann sie durch Auswahl der entsprechenden Aktion aus dem „Task Action Menu“ (Menü Aufgabenaktionen) ausgeführt und abgeschlossen werden.
  • Anforderung von weiteren Informationen/Berichtigungen seitens der Industrie: Stellen behördliche Nutzer fest, dass Angaben fehlen und/oder eine Einreichung berichtigt werden muss, können sie die Nutzer in der Industrie auffordern, ihren Antrag zu ändern oder durch zusätzliche Daten zu ergänzen. Das System gibt behördlichen Nutzern die Möglichkeit, die Notifikation mit einer Mitteilung zu verknüpfen, in der die Art der vorzunehmenden Änderungen erläutert wird.

 

Benutzeroberfläche für den Zoll

Die ePIC-Benutzeroberfläche für den Zoll stellt Zollbeamten die Informationen zur Verfügung, die sie für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Die Nutzer können Ad-hoc-Suchen vornehmen (auf der Grundlage einer positiven Übereinstimmung zwischen einer RIN und einem einführenden Land), prüfen, ob die Ausfuhr zu einem bestimmten Zeitpunkt zulässig ist, und andere relevante Informationen über die Ausfuhr abfragen.

 

ePIC

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ePIC Manuals

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