Voordat de aanvrager bij het Agentschap een verzoek indient tot goedkeuring, vernieuwing of opneming van een werkzame stof in bijlage I bij Verordening (EU) nr. 528/2012 of tot autorisatie van een biocide of biocideproductgroep in de Unie, ingediend overeenkomstig artikel 7, lid 1, artikel 13, lid 1, artikel 28, lid 4, artikel 43, lid 1 of artikel 45, lid 1 van die Verordening, waarin aanspraak wordt gemaakt op een lagere vergoeding voor kmo's, moet hij bij het Agentschap de relevante stukken indienen waarmee het recht op een dergelijke verlaging kan worden aangetoond op basis van de status van klein of middelgroot bedrijf zoals bedoeld in Aanbeveling 2003/361/EG.

Houdt u er rekening mee dat bedrijven alleen van lagere vergoedingen kunnen profiteren als de werkzame stof niet in aanmerking komt voor vervanging en als het product geen werkzame stof bevat die in aanmerking komt voor vervanging.

Als de aanvraag betrekking heeft op een dergelijke stof of een dergelijk product, kan een bedrijf derhalve geen kmo-controle aanvragen.

Bij een verzoek tot goedkeuring, vernieuwing of opneming van een werkzame stof in bijlage I bij Verordening (EU) nr. 528/2012 bepaalt de groottecategorie van de in de Unie gevestigde fabrikant van de werkzame stof het recht op lagere vergoedingen.

Bij een verzoek tot productautorisatie of vernieuwing van productautorisatie bepaalt de groottecategorie van de potentiële autorisatiehouder die is gevestigd in de Unie het recht op lagere vergoedingen.

Als de rechtspersoon die het verzoek indient bijvoorbeeld een adviseur is, is het dus belangrijk om de bedrijfsgrootte van de cliënt te beoordelen.

Instructies voor het beoordelen van de bedrijfsgroottecategorie.

Meer informatie

1. Bewijsstukken* waaruit de eigendomsstructuur van de onderneming blijkt, met inbegrip van alle directe en indirecte partnerbedrijven en gelieerde bedrijven, upstream en downstream, rekening houdend met eventuele aandelen, stemrechten of andere middelen waarmee invloed wordt uitgeoefend die relevant zijn voor het vaststellen van banden/partnerschappen zoals bedoeld in artikel 3 van de bijlage bij Aanbeveling 2003/361/EG van de Commissie.
   
   *Als bewijsstukken voor de aandeelhouders van een bedrijf kunnen enkele van de volgende stukken dienen, inclusief de laatste wijzigingen met de verdeling van de aandelen: statuten, oprichtingsakte, aandeelhoudersregister van het bedrijf en dergelijke.


2. Kopieën van de officieel gecontroleerde boekhouding, samen met de begeleidende opmerkingen en jaarverslagen van de twee meest recente goedgekeurde fiscale boekjaren, evenals die van eventuele partnerbedrijven en/of gelieerde bedrijven overeenkomstig de artikelen 3, 4 en 6 van de bijlage bij de aanbeveling van de Commissie.


3. Officieel certificaat/officiële informatie van een officiële instantie** ter bevestiging van het aantal werknemers, uitgedrukt als het aantal arbeidsjaareenheden (AJE) overeenkomstig artikel 5 van de bijlage bij de aanbeveling van de Commissie, voor elk van de twee meest recente goedgekeurde boekjaren. Als deze informatie is opgenomen in de jaarverslagen of de opmerkingen bij de gecontroleerde financiële overzichten, hoeft u deze documenten niet te verstrekken.
   
   **Een officieel certificaat dat informatie geeft over het aantal medewerkers van het bedrijf kan onder meer worden verkregen bij de volgende nationale/lokale instellingen: belastingkantoor, agentschap voor overheidsinkomsten, verzekeringskantoor, arbeidsbureau, bureau voor de statistiek, zorgverzekeringsinstelling, particuliere ziektekostenverzekeraar enzovoort.

Zorg dat u alle in punten 1, 2 en 3 genoemde documenten inzendt voor alle directe en indirecte partnerbedrijven en gelieerde bedrijven, upstream en downstream, waarbij u rekening houdt met eventuele aandelen, stemrechten of andere middelen waarmee invloed wordt uitgeoefend die relevant zijn voor het vaststellen van banden/partnerschappen zoals bedoeld in artikel 3 van de bijlage bij de aanbeveling van de Commissie.

Noot: als de onderneming en/of haar partnerbedrijven en gelieerde bedrijven geconsolideerde rekeningen opstellen of door consolidatie worden opgenomen in de boekhouding van een andere onderneming, dient u de geconsolideerde financiële overzichten met de daarbij behorende opmerkingen op te sturen.

Als eerste moeten de bedrijven ervoor zorgen dat ze vertrouwd zijn met de relevante kmo-definities (mkb-definities) en dat de noodzakelijke documentatie die is vermeld onder 'Bewijsstukken' beschikbaar is, niet alleen voor het bedrijf in kwestie, maar ook voor elk partnerbedrijf en/of gelieerd bedrijf.

Een aanvraag voor een mkb/kmo-status kan worden ingediend via de R4BP 3-tool. Om de gevraagde documenten bij te voegen wordt de fabrikant van de werkzame stof of de toekomstige vergunninghouder verzocht zich in te schrijven op ECHA Accounts (portaal voor toegang tot ECHA-tools) en vervolgens naar de tool voor het indienen van documenten, R4BP, te gaan. Onder de tab ‘NEW APPLICATION' (nieuwe aanvraag) moet de functie voor het indienen van een aanvraag voor 'SM-APP – SME-verification' (mkb/kmo-verificatie) gekozen worden, en de submission wizard (wizard voor indiening) leidt u vervolgens door de hele procedure.

Controleer regelmatig uw berichten en taken in R4BP 3. Het kan gebeuren dat u via R4BP 3 van de bevoegde instantie verzoeken om meer informatie ontvangt die binnen een bepaalde termijn moeten worden beantwoord.  Deze verzoeken verschijnen onder de tab 'TASKS' (taken) in R4BP 3. Indien u de uiterste termijn laat verstrijken, kan uw aanvraag afgewezen worden of kan de beoordeling plaatsvinden zonder de door u te laat ingediende informatie, afhankelijk van de procedurefase. De beslissing over uw aanvraag om erkenning van de mkb/kmo-status wordt u ook meegedeeld via de R4BP 3-tool.

Inschrijven voor toegang tot R4BP

Denk eraan dat een afzonderlijke bijlage niet groter mag zijn dan 10 MB. Als u heel grote bijlagen of meer dan zes bijlagen moet indienen, maak dan een ziparchief waarin u alle bestanden opneemt en upload dit zipbestand als bijlage.

Binnen 45 dagen na ontvangst van de relevante stukken beslist het Agentschap of er een kmo-status (mkb-status) kan worden erkend en zo ja, welke.

Een erkenning van een onderneming als kleine of middelgrote onderneming is gedurende twee jaar geldig voor aanvragen die worden ingediend in het kader van Verordening (EU) nr. 528/2012.

Tegen het besluit van het Agentschap over de kmo-status (mkb-status) van het bedrijf kan in overeenstemming met artikel 77 van Verordening (EU) nr. 528/2012 beroep worden aangetekend.

Verlagingen van de vergoeding voor goedkeuring, vernieuwing of opneming van een werkzame stof in bijlage I als de fabrikant van de werkzame stof een mkb-onderneming is die is gevestigd in de Unie, behalve als de werkzame stof in aanmerking komt voor vervanging.

Verlagingen van de vergoeding voor de verlening en vernieuwing van autorisatie in de Unie van biociden of biocideproductgroepen, als de potentiële autorisatiehouder een kleine of middelgrote onderneming is die is gevestigd in de Unie, behalve als het product een werkzame stof bevat die in aanmerking komt voor vervanging