ePIC - sistema TI para el consentimiento fundamentado previo

El Reglamento sobre el consentimiento fundamentado previo (PIC, Reglamento (UE) n.º 649/2012) regula la importación y exportación de determinadas sustancias químicas peligrosas e impone obligaciones a las empresas que desean exportarlas a países terceros.

El nuevo Reglamento PIC entró en vigor el 1 de marzo de 2014. A partir de esa fecha, la ECHA ha sido responsable de las tareas administrativas y técnicas relacionadas con el nuevo Reglamento y proporcionará orientación científica y técnica a la industria, a las autoridades nacionales designadas (AND) de la UE y de terceros países y a la Comisión Europea.

ePIC es un sistema informático que la ECHA ha desarrollado y mantiene con la finalidad de asegurar que se da apoyo a los requisitos exigidos por el Reglamento PIC con un sistema informático adecuado. ePIC comprende tres interfaces independientes: una dedicada a los usuarios de la industria, otra a los usuarios de las autoridades (la ECHA, las AND y la Comisión) y una tercera a los funcionarios de aduanas. La aplicación permite el intercambio seguro de información entre los usuarios de la industria, los usuarios de las autoridades y los funcionarios de aduanas.

 

Interfaz para la industria

La interfaz de ePIC para la industria se orienta a los usuarios de la industria y les permite comunicarse e intercambiar información con los usuarios de las autoridades de forma segura. Una vez dentro de la aplicación ePIC, los usuarios de la industria tienen a su disposición las funciones siguientes:

  • Presentación de notificaciones de exportación: el sistema permite crear y presentar notificaciones de exportación, tanto para sustancias químicas como para mezclas o artículos, mediante la selección del enlace adecuado en función del tipo de exportación. Una vez preparada la notificación, se puede revisar en la página de confirmación donde se resume toda la información facilitada anteriormente. Cuando la notificación de exportación está ya preparada, se puede enviar a la AND pertinente a través del sistema. Si la presentación se realiza correctamente, aparece un mensaje de confirmación. Si se necesitan correcciones después de la presentación, la AND pertinente (o la ECHA) puede devolver la notificación, con lo que el usuario podrá acceder a ella a través de la interfaz para la industria para corregirla y presentarla de nuevo (si el tiempo lo permite).
  • Presentación de solicitudes de NIR especial (individuales o conjuntas): en caso necesario, la industria puede presentar solicitudes de NIR especial. Si la solicitud se refiere a un gran número de sustancias químicas que se van a exportar a uno o a varios países, o a una sustancia química que se va a exportar a varios países, existe una función de presentación conjunta. Se generará un NIR por caso y cada solicitud será procesada por la AND pertinente como un caso aparte.
  • Solicitud de una exención: si procede conforme a las disposiciones establecidas en el artículo 14, apartado 7, del Reglamento PIC, los usuarios de la industria pueden solicitar una exención, para lo cual tendrán que buscar la notificación pertinente y seleccionar «Proponer una exención».
  • Gestión de mezclas y artículos antes de la notificación de una exportación: la aplicación permite crear nuevas mezclas y artículos. Una vez creadas, se pueden seleccionar en el formulario de notificación de exportación y la información proporcionada durante la creación se recuperará y copiará de forma automática en los campos respectivos de dicho formulario.

Mediante el uso de esta interfaz, los usuarios de la industria pueden además ver y actualizar sus propios datos, y hacer un seguimiento de sus notificaciones. También pueden enviar mensajes a sus AND (con relación a una presentación específica) y ver el estado de las notificaciones presentadas y las solicitudes de NIR especial.

 

Interfaz para las autoridades

La interfaz de ePIC para las autoridades está dedicada a usuarios de las autoridades y apoya su trabajo diario en el proceso reglamentario. Una vez dentro de la aplicación ePIC, los usuarios de las autoridades acceden a la página de inicio, que contiene enlaces con «Acciones pendientes» (agrupadas por categorías) para un fácil acceso a las tareas y acciones pendientes.

Una vez dentro de la aplicación, los usuarios de las autoridades tienen a su disposición las funciones siguientes:

  • Comprobación y seguimiento de las tareas abiertas: en la página de inicio de la interfaz de ePIC para las autoridades aparece una lista de tareas abiertas. Esta lista predefinida de tareas se puede perfeccionar también mediante el uso de criterios de búsqueda con filtros. En la lista de tareas, el usuario tiene acceso a información sobre las acciones pendientes, las sustancias químicas afectadas por la tarea, el país importador y la fecha límite para completar la tarea. Las tareas que se acercan a la fecha límite aparecen marcadas en naranja, mientras que las que han sobrepasado dicha fecha aparecen en rojo.
  • Realización y finalización de tareas: a través de cada tarea se puede acceder a los datos de la notificación, donde se facilita información adicional sobre la tarea y la solicitud. Existe también un historial de presentaciones, donde se muestra la actividad relacionada con el caso. Hay una sección de mensajes donde el usuario puede acceder a todos los mensajes enviados anteriormente con relación al caso. Una vez que el usuario indica la tarea que desea, puede realizarla y completarla seleccionando la acción pertinente en el menú «Acciones».
  • Solicitud de información adicional/correcciones a la industria: si los usuarios de las autoridades observan que falta información o que se necesitan correcciones en una presentación, pueden solicitar a los usuarios de la industria que modifiquen sus solicitudes o que las completen con datos adicionales. El sistema permite a los usuarios de las autoridades incluir un mensaje en la notificación para aclarar la naturaleza de los cambios realizados.

 

Interfaz para aduanas

La interfaz de ePIC para aduanas está dirigida a los funcionarios de aduanas y les proporciona la información que necesitan para el desempeño de sus funciones. Pueden realizar búsquedas específicas (basadas en una combinación existente de NIR y país importador) y comprobar si la exportación está autorizada en un momento dado, junto con otra información relevante sobre la exportación.

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