Registranterna måste göra sitt bästa för att se till att kostnaderna för gemensamt utnyttjande av information fastställs på ett rättvist, öppet och icke-diskriminerande sätt.

Som en sista utväg, om ingen överenskommelse har nåtts, kan en tvist om gemensamt utnyttjande av data anmälas till Echa. Tvisteförfaranden som rör gemensamt utnyttjande av data kostar ingenting för den potentiella registranten och tvisterna kan prövas utan rättslig inblandning.

En potentiell registrant som inleder ett förfarande hos Echa om gemensamt utnyttjande av data måste tillhandahålla styrkande dokumentation som visar vilka ansträngningar parterna i fråga har gjort för att nå en överenskommelse.

För att säkerställa likabehandling och rätten att höras begär Echa även att den andra parten ska lämna in styrkande dokumentation.

Echa bedömer sedan parternas ansträngningar för att nå en överenskommelse om gemensamt utnyttjande av data och kostnaderna för detta. Bedömningen bygger enbart på förhandlingarna, dvs. all dokumenterad kommunikation mellan parterna.

Efter bedömningen utfärdar Echa ett beslut som antingen tillåter den potentiella registranten att hänvisa till de begärda uppgifterna, eller som utgör en begäran om att de båda parterna ska fortsätta sina förhandlingar. Icke-konfidentiella versioner av Echas beslut om tvister offentliggörs på internet.

Beslut i tvister om gemensamt utnyttjande av data kan överklagas till överklagandenämnden inom tre månader.