W trakcie procesu oceny wnioskodawca może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowych informacji, jeśli właściwy organ oceniający uzna, że konieczne jest zapewnienie większej ilości informacji. Wnioskodawca musi dostarczyć wymagane informacje w ciągu 180 dni, chyba że opóźnienie jest wywołane charakterem wymaganych danych lub wyjątkowymi okolicznościami. 

Proces oceny obejmuje następujące etapy.

Właściwy organ oceniający dokonuje oceny dokumentacji.

Właściwy organ oceniający finalizuje projekt sprawozdania z oceny i wnioski z oceny.

Projekt sprawozdania z oceny jest wysyłany do wnioskodawcy przez R4BP 3. Wnioskodawca ma 30 dni na dostarczenie pisemnych uwag.

Sprawozdanie z oceny jest przesyłane przez R4BP 3 do ECHA w celu dokonania recenzji przez specjalistów z Komitetu ds. Produktów Biobójczych (BPC).

Jeżeli substancja czynna jest kandydatem do zastąpienia, rozpoczyna się konsultacje publiczne. Daje to stronom trzecim możliwość przedstawienia stosownych informacji, w tym informacji na temat alternatywnych substancji.

BPC ma 270 dni na wydanie opinii  za pomocą oceny poprzez recenzję sporządzoną przez specjalistów oraz na przedstawienie tej opinii Komisji.

Komisja podejmuje decyzję w sprawie zatwierdzenia substancji czynnej.

Po wydaniu pozytywnej decyzji substancja czynna jest umieszczana w unijnym wykazie zatwierdzonych substancji czynnych.

Najważniejszymi podmiotami uczestniczącymi w procesie oceny są:

Wnioskodawcy

Wnioskodawcy są odpowiedzialni za umieszczenie w dokumentacji wszystkich niezbędnych informacji. Przez cały proces oceny wnioskodawcy muszą pamiętać o przestrzeganiu wyznaczonych terminów. W trakcie procesu wnioskodawcy mają możliwość wnoszenia uwag do projektu sprawozdania ze swojej dokumentacji.

Konsultacje społeczne

Jeżeli substancja czynna kwalifikuje się do zastąpienia, obywatele, przedstawiciele organizacji, środowisk akademickich, przedsiębiorstw czy też władz mogą przedkładać stosowne informacje w tym zakresie przez cały okres trwania konsultacji społecznych. 

ECHA

ECHA koordynuje proces zatwierdzania oraz dostarcza wnioskodawcom odpowiednie narzędzia i wspiera ich działania. ECHA prowadzi także sekretariat Komitetu ds. Produktów Biobójczych.

Komitet ds. Produktów Biobójczych (BPC)

Komitet ds. Produktów Biobójczych wydaje opinie naukowe o substancjach czynnych (w zakresie ich zatwierdzania, odnawiania pozwoleń, przeglądu substancji czynnych oraz ich włączania do załącznika), udziela pozwoleń unijnych na produkty biobójcze oraz pozwoleń w drodze wzajemnego uznawania. Na wniosek Komisji Europejskiej i państw członkowskich Komitet zajmuje się także kwestiami technicznymi i naukowymi oraz innymi zagadnieniami. Komitet składa się z członków wyznaczonych przez państwa członkowskie UE oraz państwa należące do EOG. Kryterium wyboru stanowi doświadczenie.

Właściwe organy oceniające

Do obowiązków właściwego organu oceniającego należy przeprowadzenie procedury oceny wniosków. Właściwy organ oceniający jest wybierany przez wnioskodawcę.

Komisja Europejska

Komisja Europejska wraz ze Stałym Komitetem ds. Produktów Biobójczych biorą pod uwagę opinię wydaną przez BPC oraz podejmują decyzję o zatwierdzeniu lub odmowie zatwierdzenia substancji czynnej. Pracami Stałego Komitetu przewodzi Komisja. W skład Stałego Komitetu wchodzą przedstawiciele wszystkich państw członkowskich. Po wydaniu pozytywnej decyzji Komisja wpisuje do unijnego wykazu zatwierdzone substancje czynne.