Registracijski zavezanci morajo storiti vse za zagotovitev, da se stroški souporabe podatkov določijo pošteno, pregledno in nediskriminatorno.

Če ne uspejo doseči sporazuma, lahko potencialni registracijski zavezanec v skrajni sili pri agenciji ECHA vloži zahtevek za začetek postopka za reševanje spora glede souporabe podatkov. Postopek za reševanje spora glede souporabe podatkov je brezplačen in se lahko razreši brez pravne podpore.

Ko potencialni registracijski zavezanci začnejo postopek za reševanje spora glede souporabe podatkov, morajo predložiti dokumentarna dokazila, ki dokazujejo prizadevanja pogajalskih strani za dosego sporazuma.

Agencija ECHA bo za zagotovitev enakega obravnavanja in pravice do izjave tudi od drugih vpletenih strani zahtevala predložitev dokumentarnih dokazil.

Ocenila bo prizadevanja sprtih strani za dosego sporazuma o souporabi podatkov in njenih stroških. Ta ocena temelji zgolj na pogajanjih, torej na celotni dokumentirani komunikaciji med obema stranema.

Po izvedbi ocene bo izdala odločbo, na podlagi katere se potencialnemu registracijskemu zavezancu omogoči sklicevanje na zahtevane podatke ali pa se od obeh strani zahteva nadaljevanje pogajanj. Na spletu nato objavi različice svojih odločb, ki ne vsebujejo zaupnih podatkov.

Proti odločitvam o sporih glede souporabe podatkov je mogoče v treh mesecih pri komisiji za pritožbe vložiti pritožbo.