• Surveillez le plan d’action continu communautaire (CoRAP) qui répertorie les substances devant être soumises à évaluation sur une période de trois ans. Si votre substance est inscrite sur la liste du CoRAP, vérifiez la conformité de votre dossier d’enregistrement avec vos obligations découlant du règlement REACH et, si nécessaire, mettez-le à jour dès que possible.
• Évitez de soumettre une mise à jour de votre dossier après le début de la période d’évaluation de 12 mois de l’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation, sauf si vous l’avez convenu avec celle-ci.
• Après que l’ECHA vous a envoyé le projet de décision, vous avez la possibilité de formuler des observations:
  1. Faites en sorte de parler d’une seule voix: collectez et réunissez les observations de tous les déclarants en une seule réponse.
  2. L’ECHA et l’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation ne prendront en considération que vos observations qui sont directement liés à l’évaluation de votre dossier (ou si elles portent sur des propositions de modification faites ultérieurement par les autres autorités compétentes).
  3. Vérifiez si l’ECHA a indiqué des similitudes dans la liste du CoRAP entre les substances évaluées par la même autorité compétente de l’État membre. Si nécessaire, communiquez avec les déclarants de toutes les substances similaires lors de la coordination de votre réponse.

• Discutez et convenez avec tous les bénéficiaires de la meilleure façon de répondre aux demandes formulées dans la décision.
• Déterminez qui sera chargé d’effectuer les essais demandés et informez-en l’ECHA dans un délai de 90 jours suivant la réception de la décision. Dans le cas contraire, l’ECHA désignera l’un des codéclarants pour réaliser les essais.
• L’ECHA ne peut pas prolonger le délai fixé dans la décision adoptée. Par conséquent:
  1. Assurez-vous que vos études et données sont prêtes avant la date limite fixée dans la décision.
  2. Convenez de la personne qui communiquera les études au format IUCLID.
  3. Soumettez la mise à jour de votre dossier dans les temps et fournissez les données sous la forme d’un résumé d’étude consistant. Si la décision exige que vous soumettiez le rapport d’étude complet, joignez le rapport au dossier mis à jour.
  4. Assurez-vous que les informations sur les études sont détaillées afin que l’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation puisse procéder à une évaluation indépendante. Veillez également à ce qu’elles conviennent pour la classification et l’étiquetage ou pour l’évaluation des risques.
• Si vous informez l’ECHA d’une cessation de fabrication après l’adoption d’une décision d’évaluation de la substance, vous devrez toujours satisfaire aux demandes formulées dans la décision.

• Examinez la version non confidentielle de la décision adoptée dans le délai fixé pour vous assurer que l’ECHA ne publiera aucune information confidentielle.
• Si vous n’émettez pas d’observations, l’ECHA publiera la version non confidentielle de la décision adoptée sur son site web.

• L’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation commencera une évaluation de suivi lorsque toutes les informations demandées seront soumises dans le dossier d’enregistrement mis à jour.
• Communiquez avec l’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation et l’ECHA dès que vous vous rendez compte de difficultés à respecter le délai fixé dans la décision.
• Si vous n’êtes pas en possession de toutes les données disponibles dans le délai fixé dans la décision, veuillez inclure toutes les explications et preuves pertinentes concernant le statut des essais en cours, les raisons du retard et la date de soumission prévue des résultats des essais dans la mise à jour de votre dossier.
• L’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation peut demander à l’ECHA d’informer les autorités nationales de mise en œuvre s’il manque des informations. Les autorités nationales de mise en œuvre peuvent tenir compte de vos explications lorsqu’elles décident d’éventuelles mesures coercitives. Mettez votre dossier à jour et informez vos autorités nationales de mise en œuvre ainsi que l’autorité compétente de l’État membre chargée de l'évaluation, dès que les informations manquantes seront disponibles.
• L’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation évaluera si les nouvelles informations correspondent aux demandes contenues dans la décision et clarifient les risques potentiels. Elle peut alors estimer que les préoccupations sont clarifiées ou décider de demander des informations complémentaires dans une décision ultérieure d’évaluation de la substance.

L’évaluation de la substance est clôturée lorsque l’autorité compétente de l’État membre chargée de l’évaluation a terminé son rapport de conclusion, que l’ECHA publie ensuite sur son site web.