Solo puede presentar un registro si es una persona física o representa a una persona jurídica, conforme a lo definido en su legislación nacional. Si su empresa ha establecido varias personas jurídicas, por ejemplo, empresas filiales o subsidiarias, cada una de ellas deberá presentar su propio registro.

Solo puede presentar un registro si se encuentra en el Espacio Económico Europeo (EEE). Este incluye Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, Chipre, Chequia, Dinamarca, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Islandia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Rumanía, Eslovaquia, Eslovenia, España y Suecia.

Si está ubicado fuera del EEE necesitará un importador o un «representante exclusivo» para registrar su sustancia.

Las distintas funciones tienen definiciones específicas conforme al REACH, que no siempre se corresponden con las utilizadas en otro lugar.

Puede tener múltiples funciones para una sustancia, considérelas todas.

Debe registrar si:

• fabrica una sustancia: fabrica una sustancia o la extrae. 
• es responsable de la importación de una sustancia al EEE: es responsable de la introducción física de la sustancia (en sí misma, como parte de una mezcla o de un artículo) en el territorio del EEE. No obstante, no es necesario registrar si:
  • Todos sus proveedores han designado a representantes exclusivos; o 
  • Está reimportando una sustancia registrada; o 
  • Su sustancia está bajo supervisión del servicio de aduanas, con vistas a su reexportación. 
• produce o importa un artículo: incorpora una sustancia o mezcla en un material para formar un artículo, o es responsable de la importación al EEE de dicho artículo. No obstante, no es necesario presentar un registro si:
  • la sustancia no está destinada a liberarse; o 
  • la sustancia ya ha sido registrada por alguna empresa para el mismo uso. 
• ha sido designado como representante exclusivo: sus proveedores fuera del EEE (fabricantes o productores de un artículo o mezcla) le han designado para el cumplimiento de las obligaciones conforme al REACH que, de otro modo, correspondería a sus importadores. 

No necesita registrar una sustancia si solo:

• distribuye una sustancia: almacena y comercializa sustancias, en sí mismas o como parte de mezclas, para terceros. 
• rellena: transfiere sustancias o mezclas de un recipiente a otro, generalmente durante el proceso de reenvasado o renovación de marca. 
• formula: produce mezclas (por ejemplo, pinturas, adhesivos, detergentes, kits de diagnóstico) que se suelen suministrar posteriormente a usuarios intermedios. 
• es un usuario final: utiliza productos químicos pero no los suministran posteriormente a usuarios intermedios.