Rejestracji może dokonać tylko osoba fizyczna albo reprezentant osoby prawnej, zgodnie z krajowymi przepisami. Jeżeli przedsiębiorstwo utworzyło kilka osób prawnych, np. spółki-córki albo podmioty stowarzyszone, to każda z tych osób prawnych będzie musiała przedłożyć własną rejestrację.

Rejestracji można dokonać tylko w przypadku lokalizacji na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Obejmuje to następujące państwa: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Irlandia, Islandia, Liechtenstein, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niderlandy, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Republika Czeska, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry i Włochy.

W przypadku lokalizacji poza EOG do rejestracji substancji niezbędny będzie importer albo wyłączny przedstawiciel.

Różne role mają szczegółowe definicje w REACH, które nie zawsze odpowiadają definicjom stosowanym gdzie indziej.

W przypadku różnych ról w kontekście danej substancji należy uwzględnić wszystkie z nich.

Rejestracja jest konieczna w przypadku:

• wytwarzania substancji: produkowania lub ekstrahowania substancji, 
• odpowiedzialności za import substancji do EOG: odpowiedzialności za fizyczne wprowadzanie substancji (jako takiej, w mieszaninie albo w wyrobie) na terytorium EOG. Wymóg rejestracji nie występuje jednak, gdy:
  • wszyscy dostawcy wyznaczyli wyłącznych przedstawicieli, 
  • następuje ponowny import zarejestrowanej substancji, 
  • substancja podlega dozorowi celnemu w świetle ponownego eksportu, 
• wytwarzania lub importu wyrobu: dodawania substancji lub mieszaniny do materiału w celu uzyskania wyrobu lub odpowiedzialności za import takiego wyrobu do EOG. Wymóg rejestracji nie występuje jednak, gdy:
  • substancja nie jest przeznaczona do uwolnienia, 
  • substancja została już zarejestrowana do takiego samego zastosowania przez inną firmę, 
• pełnienia wyznaczonej funkcji wyłącznego przedstawiciela: wyznaczenia przez dostawców spoza EOG (producentów albo producentów wyrobu lub mieszaniny) do pełnienia obowiązków wynikających z REACH, które w innym przypadku leżałyby po stronie importerów. 

Rejestracja nie jest konieczna w przypadku:

• wyłącznie dystrybucji substancji: magazynowania i wprowadzania substancji — jako takich lub w mieszaninach — do obrotu w imieniu stron trzecich, 
• napełniania: przenoszenia substancji lub mieszanin z jednego pojemnika do innego, zwykle w trakcie przepakowywania lub zmiany marki, 
• formułowania: wytwarzania mieszanin (np. farb, klejów, detergentów, zestawów diagnostycznych), które są zwykle dostarczane dalej, 
• użytkownika końcowego: wykorzystywania produktów chemicznych bez dostarczania ich dalej.