Så samarbetar du för Reachregistrering – bästa praxis för små och medelstora företag och konsulter

Bild med tips

Externa tjänsteleverantörer eller konsulter kan vara avgörande för att små och medelstora företag ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter. En Reach-registrering kräver tid, arbete och sakkunskap – resurser som mindre företag inte nödvändigtvis har tillgång till utöver sin löpande verksamhet. Det kan vara värt att anlita hjälp. Nedanstående tips är riktade till såväl små och medelstora företag som konsulter, för att underlätta samarbete i samband med en Reach-registrering.

Tips för små och medelstora företag

 

1. Fastställ varför du har behov av en konsult

Vill du ha råd om registreringsprocessen, eller vill du att någon ska göra det faktiska arbetet åt dig? Eller behöver du hjälp med vissa delar av arbetet, t.ex. att utarbeta en testningsstrategi eller att utarbeta ett IUCLID-underlag? Vill du att en konsult ska utbilda dina medarbetare?

Se till att du har tydligt fastställda mål med den externa tjänst som du vill köpa.

 

2. Lär dig grunderna

Precis som varje annan förordning har Reach sitt eget språkbruk och sin egen terminologi. Det är värt besväret att lära sig grunderna så att man kan kommunicera med tjänsteleverantörerna på ett effektivt sätt.

Echas Reach-registreringsstöd har utvecklats med relativt oerfarna företag i åtanke – ju kunnigare du är desto färre missförstånd. Du bör även läsa Praktisk vägledning för chefer för små och medelstora företag (SMF) och Reach-samordnare innan du börjar.

 

3. Ha den grundläggande informationen till hands

För att konsulten ska kunna bedöma vilken hjälp du behöver och hur mycket det kommer att kosta måste du lämna grundläggande information om

  • de ämnen som ska registreras (namn, CAS-nummer, EG-nummer),
  • mängden som tillverkas eller importeras årligen (relevant för datakostnader och registreringsavgift),
  • din funktion enligt Reach (tillverkare, importör eller formulerare),
  • storleken på ditt företag, med styrkande dokument,
  • ämnets identitet (för att avgöra om det redan finns en ledande registrant),
  • tillverkningsprocessen, om ditt ämne är ett UVCB-ämne,
  • tillgången till befintliga analytiska, fysikalisk–kemiska, toxikologiska och ekotoxikologiska uppgifter, eller om åtkomsten till dessa uppgifter,
  • hur ämnena används av dina kunder.
Om konsulten är din enda representant ska du ge konsulten den information som krävs för fullgörande av skyldigheterna som enda representant (artikel 8 i Reach).


Om ditt företag har sitt säte utanför EU och konsulten är din enda representant ska du försäkra dig om att det finns en tydlig överenskommelse om villkoren för samarbetet, bl.a. när det gäller ett eventuellt byte av den enda representanten.

 

4. Välj lämplig tjänsteleverantör

Den grundläggande information som du ger tjänsteleverantörerna gör att de kan lämna offerter som du därefter kan jämföra för att hitta den bästa lösningen. Du kan även begära referenser och bakgrundsinformation om konsulterna för att försäkra dig om att de har erfarenhet och kunskap om lagstiftningen.

Konsulter som är medlemmar i yrkesorganisationer genomgår mycket ofta en kritisk utvärdering i organisationens regi. Vissa har intyg om eller bevis på utbildning i enlighet med fastställda kvalitetsstandarder.

Försäkra dig även om att konsulten har de resurser som krävs för att kunna slutföra arbetet inom den avtalade tidsramen.

Ytterligare uppgifter finns i vår checklista för att anlita en bra konsult.

Det tar tid och kostar pengar att utarbeta och upprätthålla ett bra registreringsunderlag. Du kommer inte att få kvalitetstjänster till mycket låga priser om tidsfristerna samtidigt är snäva.

 

5. Starta tidigt, bli klar i tid

Starta registreringsprocessen och anlita hjälp i ett tidigt skede, så att tiden räcker till för att bygga upp ett konstruktivt och stabilt samarbete och för att slutföra alla moment som krävs för en framgångsrik registrering.

För att försäkra dig om att den avtalade tidsplanen håller måste du tillmötesgå konsulten och tillhandahålla material på avtalat sätt och i avtalad tid. Förseningar från din sida kommer att leda till förseningar från konsultens sida och kan i slutändan påverka huruvida din ämnesregistrering får ett gott resultat eller inte.

 

6. Dela information genom IUCLID Cloud

Be konsulten använda IUCLID Cloud för små och medelstora företag för registreringarna.

Då kan ni samarbeta med full öppenhet, eftersom du på ett enkelt sätt kan ge konsulten åtkomst till ditt konto och ni båda kan arbeta via internet, när som helst och varifrån som helst, med samma registreringsuppgifter.

Dessutom lagras dina uppgifter på ett säkert sätt hos Echa. Tack vare automatiska uppdateringar kommer du alltid att kunna arbeta med den senaste IUCLID-versionen, med säkerhetskopiering och oavbruten tillgång till tjänsten.

Gränssnittet i IUCLID Cloud är enklare än i den fullskaliga versionen för stationära datorer, eftersom det har utformats specifikt för små och medelstora företag.

Om du inte vill utbyta IUCLID-uppgifter med konsulten, eller om ni kommer överens om att underlaget ska utarbetas någon annanstans, ska du försäkra dig om att det slutliga datasetet och underlaget överlämnas till dig efter att arbetet slutförts. Det är användbart att lagra dessa i ditt IUCLID Cloud-konto om du behöver uppdatera ditt registreringsunderlag.

 

7. Tänk på dina skyldigheter efter registrering

Du är tvungen att hålla dina uppgifter uppdaterade och att svara på eventuella förfrågningar från Echa om ytterligare information, exempelvis under utvärderingen.

Försäkra dig om att arbetet efter registrering ingår i konsultavtalet, inbegripet din åtkomst till IUCLID-uppgifterna. Det är viktigt att du behåller kopior av hela datasetet och underlaget i ditt IUCLID Cloud-konto även efter att de lämnats in, så att du kan arbeta med IUCLID-uppgifterna i ett senare skede.

Kom även ihåg att hålla dina kontaktuppgifter uppdaterade i Reach-IT, att kontrollera om det kommit in några meddelanden från Echa på ditt Reach-IT-konto och att upplysa konsulten om dem. Ni kan även komma överens om att lägga till konsultens e-postadress i Reach-IT, så att meddelandena når konsulten direkt.

Tips för konsulter

 

1. Var öppen

Var tydlig med vad du erbjuder och vad det kommer att kosta. Ditt anbud ska innehålla en öppen redogörelse för de tjänster som ingår, priset för dem, betalningsplanen, hur avtalet kan hävas, överenskommelser om användning av kundens budget, med eventuella avvikelser, samt de rättigheter som beviljas kundföretaget.

Upprätta ett system för att på ett öppet sätt övervaka hur projektet framskrider.

Erbjud ett första kostnadsfritt möte.

 

2. Var insatt

Försäkra dig om att du förstår de olika processerna i Reach och om att du har den senaste informationen. Följ Echas nyhetsbrev så att du inte missar några viktiga meddelanden eller uppdateringar.

Det är särskilt viktigt att du fullt ut förstår testningskraven och hur data- och kostnadsdelningen fungerar, eftersom otillräckliga kunskaper på dessa områden kan leda till merkostnader för kunden.

Eftersom kunden kanske inte är expert på Reach bör du vara beredd att förklara registreringskraven på lekmannaspråk.

 

3. Lös problem

Reach erbjuder flera olika lösningar på ett enskilt problem. Du måste kunna analysera din kunds situation i ett brett perspektiv och erbjuda lösningar som är relevanta för kunden.

Man kan inte veta allt. Du kanske behöver ytterligare hjälp och behöver anlita en annan tjänsteleverantör för vissa arbetsuppgifter. Det måste dock finnas utrymme för detta i tidsschemat.

 

4. Utarbeta en plan, kommunicera och lyssna

Utarbeta en tydlig plan för projektet och dess budget, för att se till att kunden fullgör sina åtaganden i tid och kan fortsätta att bedriva sin verksamhet lagenligt. Visa för kunden att du har de resurser som krävs för arbetet.

Upprätta fungerande kanaler för tvåvägskommunikation, var öppen och kom ihåg att lyssna. Om du har många anställda bör du utse en särskild kontaktperson för kunden.

Var beredd att anpassa ditt arbetssätt till kundens tidsschema, budget och allmänna krav.

 

5. Förstå din funktion och ditt ansvar

Se till att kunden känner till din förmåga och kapacitet, så att det framgår vad du kan och inte kan göra så att det inte uppstår några falska förhoppningar eller missförstånd. I slutändan är det din EU-/EES-kund som är ansvarig för registreringen.

Om du är den enda representanten för ett företag med säte utanför EU bör du försäkra dig om att kunden förstår vad det innebär att exportera till EU/EES enligt Reach och kan hjälpa dig att fullgöra dina skyldigheter enligt artikel 8 i förordningen.

Om du är en tredje part som verkar som representant för ett konsortium eller för ett företag som inte vill avslöja sitt intresse för ett visst ämne genom att delta i forumet för informationsutbyte om ämnen, ska du se till att du har fått tydliga instruktioner från kunden avseende varje situation där du representerar kunden.

Om kunden ständigt underlåter att fullgöra sin del av överenskommelsen bör du överväga möjligheten att upphäva avtalet.

 

6. Dela information genom IUCLID Cloud

Använd IUCLID Cloud för små och medelstora företag till att utarbeta kundens registreringsunderlag. Med hjälp av detta verktyg kan du öka öppenheten i registreringsprocessen och på ett smidigt sätt samarbeta med kunderna vad gäller registreringsuppgifterna.

Med IUCLID Cloud Trial kan du anordna kurser om användningen av IUCLID.

 

7. Vårda ditt anseende

Skydda ditt offentliga anseende, eftersom det är svårt att återställa ett skadat anseende. Fullgör dina aktsamhetsplikter med största möjliga ansvarsskyldighet, ansvar och integritet.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Taggad som:

(Klicka på taggen för att söka efter relevant innehåll)