Förbered dig för att bilda ett nytt forum för informationsutbyte om ämnen (SIEF)

För varje ämne du har förhandsregistrerat läggs en sida upp för ett förhands-SIEF i Reach-IT. På sidan för förhands-SIEF hittar du kontaktuppgifter till de andra företag som har förhandsregistrerat ett ämne med samma identitetsbeteckning (t.ex. EG-nummer).

Ni måste kontakta varandra för att ta reda på vem som ska registrera ämnet och om det rör sig om samma ämne.

Så snart ni har fastställt att ni har samma ämne har ni bildat ett forum för informationsutbyte om ämnen (SIEF). Forumet fungerar som ett samarbete för Reachregistrering, organiserat av medregistranterna, och brukar formaliseras i en överenskommelse.

Inom ett SIEF delar ni med er av den information ni har om ämnet till medregistranterna, delar på kostnaderna och sammanställer det gemensamma registreringsunderlaget.

Nedan beskrivs alla steg från din förhandsregistrering till dess att ett nytt SIEF bildas.

 

1. Logga in till Reach-IT

Reach-IT är det IT-verktyg du måste använda för att lämna information till Echa, även förhandsregistreringar och registreringar.

Du kan komma till Reach-IT från Echas startsida. Du loggar in med ditt användar-ID och lösenord. Om du ännu inte har registrerat dig som användare kan du göra det nu.

2. Sök upp och bekräfta dina förhandsregistreringar

Du hittar dina förhandsregistreringar i Reach-IT genom att välja "Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs" (meny > sök > förhandsregistreringar och förhands-SIEF). 

Kontrollera att du har en förhandsregistrering för varje ämne du behöver registrera. Om du missat tidsfristen för en förhandsregistrering kan du se efter vad du ska göra i frågor och svar nedan.

Kom ihåg att dina förhandsregistreringar inte bara är startpunkten för att komma i kontakt med dina medregistranter. De ger dig också rätten att förekomma på den europeiska marknaden utan en registrering fram till dess att din tidsfrist för registrering löper ut.

3. Kontrollera kontaktuppgifterna i din förhandsregistrering

Eftersom du måste delta i en gemensam registrering är det viktigt att dina kontaktuppgifter är aktuella så att de andra registranterna kan nå dig.

Varje förhandsregistrering innehåller kontaktuppgifter, oftast en person i företaget eller en tredjepartsföreträdare. De här kontaktuppgifterna (namn och e-post) finns tillgängliga för alla som har förhandsregistrerat ämnet på sidan för förhands-SIEF i Reach-IT.

Bestäm om du vill behålla den nuvarande kontaktpersonen i din förhandsregistrering eller byta till en annan, och kontrollera sedan att kontaktuppgifterna är aktuella för det ämne som du tänker registrera.

4. Hämta de andra registranternas kontaktuppgifter från sidan för förhands-SIEF

Du kan hämta kontaktuppgifter till andra företag som har förhandsregistrerat ditt ämne via Reach-IT. Gå till "Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs" (meny > sök > förhandsregistreringar och förhands-SIEF) i Reach-IT-menyn. Du kan också ladda ned hela listan.

Du kommer att behöva kontakta alla medregistranter via e-post. Alla som finns upptagna på listan på sidan för förhands-SIEF kommer inte att registrera ämnet (till exempel på grund av ändringar i portföljen eller ändrad företagsstrategi), så svarsfrekvensen kan vara låg.

5. Var aktiv i att upprätta samarbete

Du måste vara aktiv för att kunna registrera ditt ämne. Det finns olika sätt:

  • Aktivera medregistranterna
    Ta initiativ till att starta diskussionerna om ämnet är avgörande för din affärsverksamhet. På så sätt kan du säkerställa att ämnet registreras inom tidsfristen. 

    Du kan anmäla ditt intresse för att börja skapa ett SIEF genom att klicka på knappen Become facilitator (bli samordnare) i Reach-IT.

    Som samordnare kan du på sidan för förhands-SIEF ange hur du vill starta diskussionerna. Du kommer troligen att behöva anordna några möten eller webbkonferenser.
  • Svara dina medregistranter  Om du inte tar initiativet ska du svara när du kontaktas av samordnaren för upprättandet av SIEF eller en medregistrant, även om du ännu inte har bestämt dig för om du ska registrera ämnet eller inte.
  • Följ dina ämnen
    För en del ämnen är det möjligt att ingen kommer att initiera ett samarbete. Då ska du kontakta medregistranterna själv för att ta reda på om du kommer att vara den enda registranten för detta ämne. I så fall måste du avsätta tillräckligt med tid för att själv ställa samman registreringen.
6. Fastställ att ni som medregistranter har samma ämne

För att bekräfta ett ämnes likvärdighet måste alla registranter ha fastställt namnet på sitt ämne enligt Vägledning om identifiering och namngivning av ämnen enligt Reach och CLP (se även fas 1: Lär känna din portfölj).

Om namnen är desamma betraktas ämnena som ett och samma.

Om du har frågor som rör konfidentiell affärsinformation vid diskussionen om ämnets likvärdighet, kan du läsa frågor och svar nedan.

Så snart ni har bekräftat att ni har samma ämne har ett SIEF bildats. Ni kan påbörja arbetet med att gemensamt utnyttja data och lämna in en gemensam registrering (se fas 3: Samarbeta med andra registranter).

Deltagarna i ett SIEF ska gemensamt använda sig av principerna i Vägledning om identifiering och namngivning av ämnen enligt Reach och CLP för att fastställa gränserna för det ämne som motsvarar de data som de kommer att lämna in gemensamt. Detta kallas för ämnets identitetsprofil och måste rapporteras i den ledande registrantens registreringsunderlag. Vägledning om ämnens identitetsprofil finns i bilaga III i Vägledning om identifiering och namngivning av ämnen enligt Reach och CLP.

7. Bekanta dig med rollerna och verksamheten i ett SIEF

Det finns två formellt skilda roller i ett SIEF: ledande registrant och – eventuella – medregistranter. Alla medregistranter är dock ansvariga för tidsplanen och arbetets fortskridande, innehållet i de gemensamma delarna av registreringsunderlaget och innehållet i deras egna delar av registreringsunderlaget.

SIEF utser den ledande registranten.  Den ledande registranten måste lämna in det gemensamma registreringsunderlaget genom Reach-IT först, innan de deltagande registranterna kan lämna in sina egna registreringsunderlag. Den ledande registranten måste också skicka säkerhetsbeviset till de deltagande registranterna så att de kan ansluta sig till den gemensamma registreringen (se fas 6: Skicka in ditt registreringsunderlag).

När det gäller alla andra uppgifter måste du komma överens med de andra registranterna om hur ni ska samarbeta. Det innebär i praktiken att besluta om vem som gör vad och om man ska lägga ut vissa uppgifter på entreprenad. Överenskommelsen brukar vanligtvis dokumenteras, till exempel i en SIEF-överenskommelse eller ett konsortieavtal.

Överenskommelsen ska omfatta de olika åtgärder som SIEF-deltagarna måste vidta för att genomföra en registrering (se faserna 3, 4, 5 and 6) och för att hålla registreringen uppdaterad (se fas 7). Bland dessa åtgärder ingår till exempel följande administrativa, tekniska och innehållsrelaterade arbetsuppgifter:

  • SIEF-administrering: upprätta kommunikationskanaler inom och utanför SIEF, organisera hanteringen av fakturor och utbetalningar, ta fram ersättningssystem och sköta bokföringen.
  • Sammanställa innehållet i registreringsunderlaget: samla in befintliga data, ta fram nya data, diskutera datakvalitet, komma överens om vilka data som ska lämnas in gemensamt, förhandla om kostnaderna för gemensamt utnyttjande av data, genomföra kemikaliesäkerhetsbedömningar, härleda klassificering och ställa samman kemikaliesäkerhetsrapporten.
  • Sammanställa IUCLID-underlaget och lämna in det: ta fram det gemensamma registreringsunderlaget i IUCLID, lämna in underlaget till Echa och följa upp fakturan och meddelandena i Reach-IT.

Categories Display

Taggad som:

(Klicka på taggen för att söka efter relevant innehåll)