ePIC – it-systemet för förhandsgodkännande innan information lämnats

Förordningen om förhandsgodkännande (PIC, förordning (EU) 649/2012) reglerar import och export av vissa farliga kemikalier samt skyldigheterna för företag som önskar exportera dessa kemikalier till länder utanför EU.

Den nya PIC-förordningen trädde i kraft den 1 mars 2014. Från och med den dagen är Echa ansvarig för de administrativa och tekniska åtgärderna i samband med den nya förordningen och kommer att ge vetenskaplig och teknisk vägledning åt industrin, de nationella utsedda myndigheterna från EU och från tredjeländer samt Europeiska kommissionen.

ePIC är det it-verktyg som tagits fram och underhålls av Echa för att säkerställa att kraven enligt PIC-förordningen stöds av lämpliga it-system. ePIC har tre oberoende gränssnitt, ett avsett för industrins användare, ett för myndigheterna (Echa, nationella utsedda myndigheter och kommissionen) och ett för tulltjänstemän. Systemet gör det möjligt för olika användare inom industri, myndigheter och tull att på ett säkert sätt utbyta information.

 

Industrins gränssnitt

ePIC:s gränssnitt för industrin vänder sig till användare inom industrin och gör det möjligt för dem att kommunicera och utbyta information med användare från myndigheterna på ett säkert sätt. När de väl har loggat in på ePIC-applikationen är följande funktioner tillgängliga för användare från industrin:

  • Lämna in exportanmälan: systemet gör det möjligt att skapa och lämna in exportanmälningar för såväl kemikalier som blandningar/artiklar genom att välja en lämplig länk beroende på typen av export. När väl anmälan är klar kan den granskas på bekräftelsesidan där all den tidigare lämnade informationen sammanfattas. När exportanmälan är klar kan den skickas till relevant nationell utsedd myndighet via systemet. Om inlämningen är framgångsrik visas ett bekräftelsemeddelande. Om anmälan måste korrigeras efter inlämnandet kan den relevanta nationella utsedda myndigheten (eller Echa) skicka tillbaka anmälan. Den kommer då att vara tillgänglig i industrigränssnittet för redigering och inlämning på nytt (om det finns tid för detta).
  • Göra en särskild RIN-begäran (enstaka och bulk): vid behov kan industrin göra en särskild RIN-begäran. Om begäran omfattar ett stort antal kemikalier som ska exporteras till ett eller flera länder eller en kemikalie som ska exporteras till flera länder erbjuds en funktion för bulkinlämning. Ett RIN genereras för varje ärende och varje anmälan kommer att handläggas av respektive nationella utsedda myndighet som ett separat ärende.
  • Begära undantag: om det är tillämpligt enligt bestämmelserna i artikel 14.7 i PIC-förordningen kan industrianvändare begära undantag genom att söka efter den aktuella anmälan och välja ”Föreslå ett undantag”.
  • Hantera blandningar och artiklar innan en export anmäls: nya blandningar och artiklar kan skapas inom applikationen. Sedan de skapats kan blandningarna och artiklarna väljas i blanketten för exportanmälan och den information som lämnades under skapandet kommer att hämtas automatiskt och kopieras i respektive fält på blanketten för exportanmälan.

Genom att använda detta gränssnitt kan användare från industrin även se och uppdatera sina egna uppgifter och följa sina anmälningar. De kan också skicka meddelanden till sina nationella utsedda myndigheter (med hänvisning till en viss inlämning) och kontrollera statusen för inlämnade anmälningar och begäran om särskilt RIN.

 

Myndigheternas gränssnitt

Myndigheternas gränssnitt i ePIC är avsett för användare inom myndigheter och stöder det dagliga arbetet i tillsynsförfarandet. När användarna har loggat in på ePIC-applikationen visas en hemsida där det finns länkar till ”To do Actions” (grupperade efter kategori) för att underlätta tillträdet till uppgifter och pågående åtgärder.

Inom applikationen finns följande funktioner för användare från myndigheterna:

  • Kontrollera och övervaka öppna åtgärder: förteckningen över öppna åtgärder kan nås från hemsidan på ePIC:s gränssnitt för myndigheter. Denna i förväg utarbetade förteckning över åtgärder kan också förfinas genom att använda sökfilterkriterierna. I förteckningen över åtgärder visas information om de åtgärder som ska utföras, vilka kemikalier som omfattas av åtgärden, importlandet och senaste datum för genomförande av åtgärden. Åtgärder som närmar sig förfallodatum är utmärkta med orange färg medan uppgifterna som passerat tidsfristen visas i rött.
  • Utföra och slutföra åtgärder: den enskilda åtgärden öppnar uppgifterna om anmälan, där ytterligare information om åtgärden och begäran lämnas. En inlämningshistorik finns tillgänglig som redovisar händelser i ärendets livscykel. Det finns en sektion för meddelanden där samtliga meddelanden som skickats tidigare i anslutning till ärendet finns tillgängliga för användaren. När åtgärden väl har begärts av användaren kan den genomföras och slutföras genom att välja lämplig åtgärd från menyn ”Task Action”.
  • Begära ytterligare information/korrigeringar från industrier: om myndigheterna upptäcker att viss information saknas och/eller att anmälan måste korrigeras kan de begära att industrins användare ändrar sin begäran eller kompletterar den med ytterligare uppgifter. Systemet medger att myndighetens användare inkluderar ett meddelande i anmälan som förtydligar vilken typ av ändringar som måste göras.

 

Tullmyndigheternas gränssnitt

Tullmyndigheternas gränssnitt i ePIC är avsett för tulltjänstemän och ger dem den information de behöver för att utföra sina åligganden. De kan göra särskilda sökningar (baserade på en positiv överensstämmelse mellan ett RIN och ett importerande land) och kontrollera om exporten är tillåten i ett visst givet ögonblick tillsammans med annan relevant information om exporten.

Categories Display