Kako sodelovati pri pripravi registracije v skladu z uredbo REACH – najboljše prakse za MSP in svetovalce

Namigi

Zunanji ponudniki storitev ali svetovalci so lahko za MSP bistvenega pomena za izpolnjevanje zakonsko predpisanih obveznosti. Priprava registracije v skladu z uredbo REACH zahteva čas, napor in znanje – teh virov pa manjša podjetja pogosto nimajo na razpolago več, kot jih potrebujejo za svoje redno poslovanje. Najeta pomoč je lahko smotrna naložba. V nadaljevanju so namigi, ki bodo MSP in svetovalcem pomagala pri sodelovanju za uspešno registracijo v skladu z uredbo REACH.

Namigi za mala in srednja podjetja (MSP)

 

1. Opredelite, zakaj potrebujete svetovalca

Ali želite svetovanje o postopku registracije ali nekoga, ki bo to delo opravil za vas? Ali želite pomoč pri nekaterih opravilih, na primer pri razvoju strategije testiranja ali pripravi dokumentacije z orodjem IUCLID? Ali potrebujete svetovalca, ki bo usposobil vaše sodelavce?

Prepričajte se, da ste jasno opredelili cilje glede storitve zunanjih izvajalcev, ki jo želite kupiti.

 

2. Naučite se osnov

Kot vsaka uredba ima tudi uredba REACH poseben jezik in terminologijo. Vredno je seznaniti se z osnovami, da boste lahko učinkovito komunicirali s ponudniki storitev.

Pomoč ECHA pri registraciji v skladu z uredbo REACH je bila pripravljena posebej za manj izkušena podjetja; več kot veste, manj bo nesporazumov. Preden začnete, si poglejte tudi Praktični vodnik za vodilne delavce v malih in srednje velikih podjetjih ter koordinatorje, pristojne za uredbo REACH.

 

3. Pripravite osnovne informacije

Da bo svetovalec lahko ocenil, kako vam lahko pomaga in po kakšni ceni, mu morate zagotoviti naslednje osnovne informacije:

  • snovi, ki jih boste registrirali (ime, številka CAS, številka ES);
  • letna količina proizvedene oziroma uvožene snovi (podatki so pomembni za stroške podatkov in pristojbino za registracijo);
  • vaša vloga v skladu z uredbo REACH (proizvajalec, uvoznik, formulator);
  • velikost vašega podjetja, podprta z dokumentacijo;
  • identiteta snovi (potrebna za ugotovitev, ali že obstaja glavni registracijski zavezanec);
  • proizvodni proces, če gre za snov UVCB;
  • razpoložljivost analitičnih, fizikokemičnih, toksikoloških in ekotoksikoloških podatkov ali dostop do takih podatkov;
  • kako snovi uporabljajo vaše stranke.
Če je svetovalec vaš edini zastopnik, mu zagotovite potrebne informacije za naloge, ki jih opravlja kot edini zastopnik (člen 8 uredbe REACH).


Če vaše podjetje ni iz EU in je svetovalec vaš edini zastopnik, se prepričajte, da ste se jasno dogovorili o pogojih sodelovanja, vključno z morebitno zamenjavo edinega zastopnika.

 

4. Izberite primernega ponudnika storitev

Osnovne informacije, ki jih zagotovite ponudnikom storitev, jim bodo omogočile, da pripravijo ponudbe, ki jih lahko potem primerjate in izberete najboljšo. Prosite lahko tudi za reference in osnovne informacije o svetovalcih, da se prepričate, da so dovolj izkušeni in seznanjeni z izvajanjem zakonodaje.

Različna združenja svetovalce, ki so njihovi člani, pogosto tudi kritično ocenjujejo. Nekateri imajo potrdila ali dokazila o usposobljenosti v skladu z določenimi standardi kakovosti.

Prepričajte se tudi, da ima svetovalec potrebna sredstva, da za vas opravi delo v dogovorjenem časovnem okviru.

Za več podrobnosti glejte Kontrolni seznam za zaposlitev kakovostnega svetovalca.

Za pripravo in vodenje dobre registracijske dokumentacije sta potrebna čas in denar. Kakovostne storitve ne bodo poceni, če bodo vaši roki kratki.

 

5. Začnite zgodaj, bodite pravočasni

Začnite postopek registracije in najemite pomoč zgodaj, da boste imeli dovolj časa, da vzpostavite konstruktivno in trdno sodelovanje ter zaključite vse potrebne korake za uspešno registracijo.

Da zagotovite, da časovni načrt ne bo prekoračen, morate svetovalcu odgovarjati in mu zagotavljati materiale v skladu z dogovorom. Zamude na vaši strani bodo povzročile zamude na strani svetovalca, to pa bi nazadnje lahko ogrozilo uspešno registracijo vaše snovi.

 

6. Informacije si izmenjujte z orodjem IUCLID v oblaku

Svetovalcu predlagajte, naj za pripravo vaše registracije uporablja orodje IUCLID v oblaku za MSP.

To vam bo omogočilo popolnoma pregledno sodelovanje, saj lahko svetovalcu preprosto omogočite dostop do vašega računa, kar pomeni, da lahko kadar koli od kjer koli hkrati delata na spletu z istimi podatki o registraciji.

Vaši podatki bodo tako tudi varno shranjeni pri ECHA. Samodejne posodobitve zagotavljajo, da boste vedno lahko uporabljali najnovejšo različico orodja IUCLID, pri čemer je v celoti poskrbljeno za varnostne kopije, storitev pa je na voljo 24 ur na dan, 7 dni v tednu.

Vmesnik IUCLID-a v oblaku je preprostejši od namizne različice, ker je bil posebej pripravljen za uporabo v MSP.

Če podatkov IUCLID ne želite deliti s svetovalcem ali če se dogovorite, da bo dokumentacija pripravljena drugje, se prepričajte, da boste ob zaključku dela prejeli vse podatke in dokumentacijo. Če jih shranite na svoj račun IUCLID v oblaku, si boste poenostavili delo, ko boste želeli svojo registracijsko dokumentacijo posodobiti.

 

7. Poskrbite za svoje obveznosti po registraciji

Skrbeti morate, da bodo vaši podatki vedno posodobljeni, in odgovarjati na morebitne zahtevke ECHA za dodatne informacije, na primer med postopkom evalvacije.

Prepričajte se, da vaša pogodba o svetovanju obsega tudi delo po registraciji, vključno z dostopom do podatkov IUCLID. Pomembno je, da shranite kopije vseh podatkov in dokumentacije v vašem računu IUCLID v oblaku tudi po predložitvi, da lahko s svojimi podatki IUCLID upravljate tudi pozneje.

Ne pozabite posodabljati svojih kontaktnih podatkov v REACH-IT, redno pregledujte, če imate v svojem računu REACH-IT sporočila ECHA in o tem obvestite svojega svetovalca. Lahko se tudi dogovorite, da v svoj račun REACH-IT dodate svetovalčev e-naslov, da bo tudi sam prejemal obvestila.

Namigi za svetovalce

 

1. Zagotavljajte preglednost

Vaša ponudba in cena naj bosta jasni. Jasno navedite storitve, ki jih vsebuje ponudba, njihovo ceno, rok plačila, način odstopa od pogodbe, dogovore glede uporabe strankinega proračuna z možnimi odstopanji ter pravice, ki jih ima podjetje stranke.

Vzpostavite sistem, s katerim boste pregledno spremljali napredovanje projekta.

Ponudite brezplačen prvi pregled.

 

2. Bodite strokovni

Prepričajte se, da razumete različne procese v okviru uredbe REACH in ste seznanjeni z najnovejšimi informacijami. Spremljajte novice Evropske agencije za kemikalije (ECHA), da ne bi zamudili pomembnih obvestil ali sprememb.

To je posebej pomembno, da boste dobro razumeli zahteve za testiranje in način, kako delujeta izmenjava podatkov in delitev stroškov, saj bi lahko zaradi slabe seznanjenosti s temi področji svojim strankam povzročili dodatne stroške.

Ker vaša stranka verjetno ne bo strokovnjak s področja uredbe REACH, bodite pripravljeni, da si boste vzeli dovolj časa za laično razlago zahtev za registracijo.

 

3. Rešujte težave

Uredba REACH za določena vprašanja nudi več rešitev. Znati morate široko analizirati položaj stranke in ponuditi rešitve, ki so zanjo ustrezne.

Zavedati se je treba, da nihče ne ve vsega. Morda boste potrebovali dodatno pomoč in boste nekatere naloge oddali drugemu ponudniku storitev. To pa morate upoštevati pri pripravi časovnega razporeda.

 

4. Pripravite načrt, komunicirajte in prisluhnite

Pripravite jasen načrt projekta in proračuna zanj, da bodo lahko vaše stranke pravočasno izpolnile svoje obveznosti in zakonito nadaljevale poslovanje. Strankam dokažite, da imate potrebne vire, da opravite delo.

Vzpostavite dobro dvostransko komunikacijo, bodite odprti in znajte prisluhniti. Če imate dovolj osebja, določite posebno kontaktno osebo za posamezno stranko.

Bodite pripravljeni poiskati načine za prilagoditev dela posebnim urnikom strank, njihovemu proračunu in splošnim zahtevam.

 

5. Zavedajte se svoje vloge in odgovornosti

Prepričajte se, da vaše stranke poznajo vaše sposobnosti in zmogljivosti, ter pojasnite, kaj lahko storite in česa ne, da preprečite neutemeljena pričakovanja ali nesporazume. V primeru stranke s sedežem v EU/EGP je za svojo registracijo odgovorna stranka sama.

Če ste edini zastopnik podjetja, ki ni iz EU, se prepričajte, da vaša stranke ve, kaj se v okviru uredbe REACH zahteva za izvoz v EU/EGP, in vam bo lahko pomagala izpolniti vaše dolžnosti, ko je opisano v členu 8 uredbe.

Če ste zastopnik tretje strani za podjetje, ki ne želi razkriti interesov v določeni snovi s sodelovanjem na forumu za izmenjavo informacij o snoveh ali v konzorciju, se prepričajte, da vam je stranka dala jasna navodila za vsak položaj, v katerem jo zastopate.

Če se vaša stranka ne drži svojega dela dogovora, upoštevajte možnost odpovedi pogodbe.

 

6. Informacije si izmenjujte z orodjem IUCLID v oblaku

Registracijsko dokumentacijo vaše stranke pripravite z orodjem IUCLID v oblaku za MSP. Tako boste povečali preglednost postopka registracije in z lahkoto sodelovali s strankami glede registracijskih podatkov.

S poskusno različico orodja IUCLID v oblaku lahko organizirate izobraževanja za uporabo orodja.

 

7. Pazite na svoj ugled

Varujte svoj javni ugled, saj ga je zelo težko povrniti, če ga izgubite. Svoje dolžnosti opravljajte čim bolj skrbno in vestno, odgovorno in pošteno.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Označeno kot:

(kliknite na oznako za zadevno vsebino)