Ako spolupracovať pri registrácii podľa nariadenia REACH – osvedčená prax pre MSP a konzultantov

Obrázok tipov

Externí poskytovatelia služieb alebo poradcovia môžu byť pre MSP veľmi dôležití pri spravovaní ich regulačných povinností. Príprava registrácie podľa nariadenia REACH si vyžaduje čas, úsilie a odborné znalosti, čo sú zdroje, ktoré menšie spoločnosti nemusia mať k dispozícii na použitie nad rámec povinností svojej bežnej činnosti. Najatá pomoc môže byť hodnotnou investíciou. Nasledujúce tipy sú určené pre MSP, ako aj poradcov s cieľom pomôcť v rámci spolupráce pri úspešnej registrácii podľa nariadenia REACH.

Tipy pre MSP

 

1. Vymedzte, prečo potrebujete poradcu

Chcete poradenstvo v súvislosti s procesom registrácie alebo niekoho, kto pre vás bude vykonávať prácu? Alebo potrebujete pomoc s určitými prvkami práce, napríklad s vývojom testovacej stratégie alebo prípravou dokumentácie v aplikácii IUCLID? Potrebujete poradcu na školenie vašich spolupracovníkov?

Uistite sa, že ste jasne vymedzili ciele pre externú službu, ktorú chcete kúpiť.

 

2. Zistite si základné informácie

Tak ako každé nariadenie, aj REACH má svoj vlastný jazyk a terminológiu. Oplatí sa investovať do porozumenia základným informáciám, aby ste mohli účinne komunikovať s poskytovateľmi služieb.

Podpora registrácie v rámci nariadenia REACH z dielne agentúry ECHA bola vyvinutá so zohľadnením menej skúsených spoločností – čím informovanejší budete, tým menej nedorozumení sa vyskytne. Predtým, ako začnete, pozrite si aj našu Praktickú príručku pre manažérov MSP a koordinátorov REACH.

 

3. Majte pripravené základné informácie

Na to, aby poradca vedel posúdiť, ako vám najlepšie môže pomôcť a za akú cenu, je potrebné poskytnúť mu základné informácie o:

  • látkach určených na registráciu (názov, CAS číslo, EC číslo),
  • ročných hmotnostiach výroby alebo dovozu (relevantné pre náklady na údaje a registračný poplatok),
  • vašej úlohe podľa nariadenia REACH (výrobca, dovozca, formulátor),
  • veľkosti vašej spoločnosti s písomným dôkazom,
  • identifikácii látky (potrebná na určenie toho, či už existuje hlavný registrujúci),
  • výrobnom postupe, ak je vaša látka UVCB,
  • dostupnosti existujúcich analytických, fyzikálno-chemických, toxikologických a ekotoxikologických údajov alebo prístupe k týmto údajom,
  • tom, ako látky používajú vaši zákazníci.
Ak je poradca vaším výhradným zástupcom, poskytnite mu informácie potrebné na splnenie povinností výhradného zástupcu (článok 8 nariadenia REACH).


Ak ste spoločnosť z krajiny mimo EÚ a poradca je vaším výhradným zástupcom, uistite sa, že máte jasne dohodnuté zmluvné podmienky spolupráce vrátane možnej zmeny výhradného zástupcu.

 

4. Zvoľte si vhodného poskytovateľa služieb

Základné informácie, ktoré poskytnete poskytovateľom služieb, im umožnia predložiť ponuky, ktoré následne môžete porovnať, aby ste našli tú najlepšiu. Môžete takisto požiadať o referencie a informácie o vzdelaní a praxi poradcov, aby ste sa uistili, že majú skúsenosti a vedomosti týkajúce sa toho, ako právne predpisy fungujú.

Poradcovia, ktorí sú členmi rôznych združení, sa veľmi často podrobujú kritickému hodnoteniu združením. Niektorí majú osvedčenia alebo dôkazy o odbornej príprave podľa stanovených noriem kvality.

Takisto sa uistite, že poradca má potrebné zdroje na to, aby prácu pre vás vykonal v dohodnutom časovom rámci.

Podrobnejšie informácie sa nachádzajú v našom kontrolnom zozname na najatie dobrého poradcu.

Pripraviť a udržiavať dobrú registračnú dokumentáciu si vyžaduje čas a peniaze. Za veľmi nízke ceny s krátkymi termínmi nezískate kvalitné služby.

 

5. Začnite skoro, stihnite to včas

Začnite skoro s procesom registrácie a najatím pomoci, aby ste mali dosť času na vytvorenie konštruktívnej a stabilnej spolupráce a dokončenie všetkých krokov potrebných pre úspešnú registráciu.

Na zabezpečenie dodržania dohodnutého časového harmonogramu je potrebné odpovedať poradcovi a poskytovať mu materiály včas a podľa dohody. Oneskorenia z vašej strany sa pretavia do oneskorení na strane poradcu, čo môže v konečnom ovplyvniť úspech vašej registrácie látky.

 

6. V oblasti výmeny informácií pracujte s aplikáciou IUCLID Cloud

Požiadajte svojho poradcu, aby na prípravu vašich registrácií používal aplikáciu IUCLID Cloud pre MSP.

Vďaka tomu budete môcť spolupracovať úplne transparentne, pretože môžete jednoducho udeliť svojmu poradcovi prístup k vášmu účtu a obaja môžete pracovať online, kedykoľvek a odkiaľkoľvek, na rovnakých údajoch registrácie.

Vaše údaje sú zároveň bezpečne uložené v agentúre ECHA. Automatickými aktualizáciami sa zabezpečuje, že vždy budete môcť pracovať s najnovšou verziou IUCLID s plne riadenými zálohami a nepretržitou dostupnosťou služby.

Rozhranie aplikácie IUCLID Cloud je jednoduchšie ako v prípade úplnej počítačovej verzie, pretože bola navrhnutá osobitne na používanie pre MSP.

Ak si nechcete vymieňať svoje údaje IUCLID so svojím poradcom, alebo ak sa dohodnete, že dokumentácia sa má pripraviť inde, uistite sa, že konečný súbor údajov a dokumentácia vám bude po dokončení práce odovzdaná. Jej uloženie na vašom účte v aplikácii IUCLID Cloud bude užitočné, keď bude potrebné aktualizovať registračnú dokumentáciu.

 

7. Zvážte svoje povinnosti po registrácii

Je potrebné, aby ste aktualizovali svoje a odpovedali na všetky prípadné žiadosti o doplňujúce informácie od agentúry ECHA, napríklad počas procesu hodnotenia.

Uistite sa, že zmluva o poradenstve sa vzťahuje aj na prácu po registrácii vrátane vášho prístupu k údajom IUCLID. Je dôležité, aby ste si zachovali kópie celého súboru údajov a dokumentácie na vašom účte v aplikácii IUCLID Cloud aj po ich predložení, aby ste mohli naďalej spravovať svoje údaje IUCLID aj neskôr.

Takisto pamätajte na aktualizáciu svojich kontaktných údajov v REACH-IT, kontrolu toho, či váš účet REACH-IT neobsahuje správy od agentúry ECHA, a na informovanie poradcu o týchto správach. Takisto sa môžete dohodnúť, že pridáte e-mailovú adresu poradcu do REACH-IT, aby aj on priamo dostával oznámenia.

Tipy pre poradcov

 

1. Buďte transparentný

Vyjadrujte sa jasne, pokiaľ ide o vašu ponuku a cenu. Vo vašej ponuke by mali byť transparentne obsiahnuté služby, ich ceny, harmonogram platieb, spôsob zrušenia zákazky, dohody o používaní rozpočtu klienta, s možnými odchýlkami, a práva udelené spoločnosti klienta.

Vytvorte si systém na transparentné monitorovanie napredovania projektu.

Ponúknite bezplatné prvé zisťovacie stretnutie.

 

2. Buďte odborník

Uistite sa, že rozumiete rôznym postupom v rámci REACH a poznáte všetky najaktuálnejšie informácie. Sledujte správy agentúry ECHA, aby ste nezmeškali žiadne dôležité oznámenia či aktualizácie.

Je osobitne dôležité úplne rozumieť požiadavkám na testovanie a tomu, ako funguje spoločné využívanie údajov a nákladov, pretože nedostatočné vedomosti v týchto oblastiach by mohli znamenať dodatočné náklady pre vášho klienta.

Keďže váš klient nemusí byť odborník na nariadenie REACH, buďte pripravený venovať čas vysvetľovaniu požiadaviek na registráciu pomocou laických pojmov.

 

3. Buďte ten, čo rieši problémy

REACH ponúka viacero riešení konkrétnej problematiky. Je potrebné, aby ste boli schopný analyzovať klientovu situáciu zoširoka a ponúknuť riešenie, ktoré je pre neho relevantné.

Je dobré mať na pamäti, že nikto nevie všetko. Možno budete potrebovať ďalšiu pomoc a externe zadať niektoré úlohy inému poskytovateľovi služieb. Túto skutočnosť však treba zohľadniť v harmonograme.

 

4. Vytvorte plán, komunikujte a počúvajte

Vytvorte jasný plán projektu a jeho rozpočtu, aby ste zaistili, že váš klient si splní svoje povinnosti včas a môže naďalej legálne vykonávať ekonomickú činnosť. Preukážte svojmu klientovi, že máte zdroje potrebné na vykonanie danej práce.

Vytvorte dobré dvojsmerné komunikačné kanály, buďte otvorený a nezabúdajte počúvať. Ak máte veľa zamestnancov, pre svojho klienta určite jednu kontaktnú osobu.

Buďte pripravený hľadať spôsoby na prispôsobenie vášho štýlu práce konkrétnemu harmonogramu, rozpočtu a celkovým požiadavkám každého klienta.

 

5. Chápte svoju úlohu a zodpovednosť

Uistite sa, že klient pozná vaše schopnosti a spôsobilosti, objasnite, čo viete a neviete urobiť, aby ste predišli mylným očakávaniam a nedorozumeniam. Nakoniec, váš klient z EÚ/EHP je zodpovedný za svoju registráciu.

Ak ste výhradný zástupca spoločnosti z krajiny mimo EÚ, uistite sa, že váš zákazník vie, čo znamená vývoz do EÚ/EHP podľa nariadenia REACH a je schopný pomáhať vám plniť si vaše povinnosti, ktoré sú opísané v článku 8 nariadenia.

Ak ste tretia strana ako zástupca spoločnosti, ktorá nechce zverejniť svoj záujem o konkrétnu látku účasťou vo fóre na výmenu informácií o látkach (SIEF) alebo konzorciu, uistite sa, že máte od svojho klienta jasné pokyny týkajúce sa každej situácie, v ktorej ho zastupujete.

Ak váš klient sústavne zlyháva v plnení si svojej časti dohody, zvážte možnosť zrušenia zákazky.

 

6. V oblasti výmeny informácií pracujte s aplikáciou IUCLID Cloud

Na prípravu registračnej dokumentácie vášho klienta používajte IUCLID Cloud pre MSP. Používaním tejto aplikácie môžete zvýšiť transparentnosť procesu registrácie a jednoducho spolupracovať s vašimi zákazníkmi na registračných údajoch.

Pomocou IUCLID Cloud Trial môžete organizovať školenia o používaní aplikácie IUCLID.

 

7. Zachovajte si dobrú povesť

Chráňte svoju verejnú dobrú povesť, pretože nie je ľahké ju napraviť, ak je naštrbená. Plňte si povinnosti týkajúce sa starostlivosti na najvyššej úrovni povinnosti zodpovednosti a integrity.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Označené ako:

(kliknutím na označenie vyhľadáte príslušný obsah)