Colaborarea în vederea înregistrării REACH - cele mai bune practici pentru IMM-uri și consultanți

Imagine Sfaturi

Prestatorii de servicii sau consultanții externi pot avea un rol esențial pentru IMM-uri în procesul de gestionare a obligațiilor care le revin în temeiul reglementărilor. Pregătirea înregistrării impuse de REACH necesită timp, efort și cunoștințe de specialitate – resurse pe care întreprinderile mai mici s-ar putea să nu le aibă la îndemână pentru a le utiliza în demersuri care depășesc sarcinile obișnuite specifice activității lor. Ajutorul extern se poate dovedi o investiție rentabilă. Sfaturile de mai jos se adresează în egală măsură atât IMM-urilor, cât și consultanților, pentru a-i ajuta să coopereze în vederea realizării cu succes a unei înregistrări în conformitate cu REACH.

Sfaturi pentru IMM-uri

 

1. Definiți motivul pentru care aveți nevoie de un consultant

Doriți sfaturi privind procesul de înregistrare sau aveți nevoie de cineva care să se ocupe de acest proces în locul dumneavoastră? Sau aveți nevoie de ajutor pentru anumite aspecte ale activității, de exemplu pentru elaborarea unei strategii de testare sau întocmirea unui dosar IUCLID? Aveți nevoie de un consultant care să îi instruiască pe colegii dumneavoastră?

Asigurați-vă că aveți obiective clar definite pentru serviciul extern pe care doriți să îl contractați.

 

2. Învățați conceptele de bază

La fel ca orice regulament, REACH are un limbaj propriu și o terminologie proprie. Merită să investiți în înțelegerea conceptelor de bază, astfel încât să puteți comunica eficient cu prestatorii de servicii.

Serviciul de asistență al ECHA pentru înregistrarea conform REACH a fost conceput să vină mai ales în sprijinul societăților mai puțin experimentate – cu cât veți dobândi mai multe cunoștințe, cu atât mai puține vor fi neînțelegerile. Înainte de a începe, consultați și Ghidul nostru practic pentru managerii de IMM-uri și coordonatorii REACH.

 

3. Pregătiți informațiile de bază

Pentru ca consultantul să poată determina cel mai bun mod în care vă poate ajuta și costul asistenței oferite, trebuie să îi oferiți informații de bază despre:

  • substanțele care urmează să fie înregistrate (denumire, număr CAS, număr CE);
  • cantitățile anuale produse sau importate (relevante pentru costul datelor și pentru taxa de înregistrare);
  • rolul dumneavoastră în sensul REACH (producător, importator, formulator);
  • mărimea societății dumneavoastră, cu documente justificative;
  • identitatea substanței (necesară pentru a se stabili dacă există deja un solicitant principal al înregistrării);
  • procesul de producție, dacă aveți o substanță UVCB;
  • disponibilitatea unor date analitice, fizico-chimice, toxicologice și ecotoxicologice existente sau deținerea accesului la aceste date;
  • modul în care substanțele sunt utilizate de către clienții dumneavoastră.
În cazul în care consultantul este reprezentantul dumneavoastră unic, oferiți-i informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin în această calitate (articolul 8 din REACH).


În cazul în care sunteți o societate din afara UE, iar consultantul este reprezentantul dumneavoastră unic, asigurați-vă că ați stabilit în mod clar termenele și condițiile cooperării, inclusiv cu privire la o eventuală schimbare a reprezentantului unic.

 

4. Selectați prestatorul de servicii potrivit

Informațiile de bază pe care le oferiți prestatorilor de servicii le permit acestora să vă transmită oferte pe care apoi le puteți compara pentru a face cea mai bună alegere. De asemenea, puteți solicita referințe și informații despre consultanți, pentru a vă asigura că aceștia au experiența și cunoștințele necesare cu privire la modul în care funcționează legislația.

Consultanții care fac parte din diferite asociații fac adesea obiectul unei evaluări riguroase din partea asociației de care aparțin. Unii dețin certificate sau atestate ale cursurilor de formare urmate, conform standardelor de calitate în vigoare.

Asigurați-vă și de faptul că consultantul deține resursele necesare pentru a finaliza sarcina pe care i-ați alocat-o în intervalul de timp convenit.

Pentru mai multe detalii, consultați lista noastră de verificare pentru angajarea unui consultant bun.

Pentru a întocmi și a menține un dosar de înregistrare bun, este nevoie de timp și de bani. Nu veți beneficia de servicii de calitate la prețuri foarte mici și într-un termen scurt.

 

5. Începeți devreme și fiți punctual

Începeți procesul de înregistrare și contractați consultantul extern din vreme, astfel încât să aveți suficient timp pentru a clădi o relație de cooperare constructivă și solidă și pentru a parcurge integral toate etapele necesare unei înregistrări reușite.

Pentru a vă asigura că respectați calendarul stabilit, trebuie să răspundeți solicitărilor consultantului și să îi furnizați materialele necesare, conform celor convenite cu acesta. Întârzierile din partea dumneavoastră vor duce la întârzieri din partea consultantului și, în cele din urmă, pot afecta succesul înregistrării substanței.

 

6. Lucrați cu IUCLID Cloud pentru a face schimb de informații

Solicitați-i consultantului să utilizeze IUCLID Cloud pentru IMM-uri atunci când vă pregătește înregistrările.

Aceasta vă va permite să colaborați în condiții de maximă transparență, deoarece vă va fi ușor să îi acordați consultantului acces la contul dumneavoastră și să lucrați online simultan cu acesta, oricând și de oriunde, asupra acelorași date de înregistrare.

În plus, la ECHA datele dumneavoastră sunt stocate în siguranță. Actualizările automate vă garantează că veți putea să lucrați întotdeauna în cea mai recentă versiune IUCLID, beneficiind de copii de rezervă gestionate pe deplin și de un serviciu disponibil în permanență.

Interfața IUCLID Cloud este mai simplă decât cea a versiunii complete pentru desktop, deoarece a fost concepută special pentru utilizarea de către IMM-uri.

Dacă nu doriți să îi puneți la dispoziție consultantului datele dumneavoastră din IUCLID sau dacă hotărâți de comun acord ca dosarul să fie întocmit în alt program, asigurați-vă că setul final de date și dosarul vă sunt transmise la finalizarea activității. Stocarea acestora în contul dumneavoastră IUCLID Cloud va fi utilă atunci când va trebui să vă actualizați dosarul de înregistrare.

 

7. Țineți seama de obligațiile care vă revin ulterior înregistrării

Trebuie să vă actualizați datele în permanență și să răspundeți tuturor eventualelor solicitări de informații suplimentare trimise de ECHA, de exemplu în timpul procesului de evaluare.

Asigurați-vă că în contractul de consultanță sunt incluse și activitățile ulterioare înregistrării, inclusiv accesul dumneavoastră la datele IUCLID. Este important să păstrați o copie a setului complet de date și o copie a dosarului în contul dumneavoastră IUCLID Cloud chiar și după transmiterea acestora, astfel încât să vă puteți gestiona în continuare datele IUCLID la o dată ulterioară.

De asemenea, nu uitați să vă actualizați mereu datele de contact în REACH-IT, să verificați dacă ați primit mesaje de la ECHA în contul REACH-IT și să vă informați consultantul cu privire la ele. Puteți, de asemenea, să conveniți împreună cu consultantul ca adresa acestuia de e-mail să fie adăugată în REACH-IT, pentru a-i da posibilitatea să primească notificările direct.

Sfaturi pentru consultanți

 

1. Fiți transparent

Precizați în mod clar ce oferiți și care sunt costurile. Oferta dumneavoastră ar trebui să detalieze în mod transparent serviciile incluse, prețul acestora, graficul plăților, modalitatea de reziliere a contractului, acorduri cu privire la utilizarea bugetului clientului și la abaterile posibile, precum și drepturile acordate societății client.

Creați un sistem de monitorizare transparentă a evoluției proiectului.

Oferiți o primă ședință gratuită pentru evaluare.

 

2. Acționați ca un expert

Asigurați-vă că înțelegeți diferitele procese prevăzute de REACH și că sunteți la curent cu cele mai noi informații. Urmăriți știrile agenției ECHA pentru a nu rata nicio notificare sau actualizare importantă.

Este deosebit de important să înțelegeți pe deplin cerințele referitoare la testare și modul în care funcționează schimbul de date și împărțirea costurilor, întrucât cunoașterea insuficientă a acestor domenii ar putea însemna costuri suplimentare pentru client.

Deoarece clientul dumneavoastră ar putea să nu fie expert în Regulamentul REACH, pregătiți-vă să îi explicați pe îndelete condițiile de înregistrare, într-un limbaj adecvat pentru nespecialiști.

 

3. Găsiți soluții la probleme

REACH oferă soluții multiple pentru o anumită problemă. Trebuie să puteți analiza pe larg situația clientului dumneavoastră și să îi oferiți soluții relevante pentru el.

Nu uitați că nimeni nu știe totul. Este posibil să aveți nevoie de ajutor suplimentar și să trebuiască să externalizați unele sarcini către un alt prestator de servicii. Acest aspect va trebui însă să fie prevăzut în grafic.

 

4. Elaborați un plan, comunicați și ascultați

Elaborați un plan clar al proiectului, cu bugetul aferent, pentru a vă asigura că clientul dumneavoastră își va îndeplini obligațiile în timp util și va putea să își continue activitatea în condiții de legalitate. Demonstrați-i clientului că aveți resursele necesare pentru a duce sarcina la bun sfârșit.

Stabiliți canale adecvate de comunicare bidirecțională, adoptați o atitudine deschisă și nu uitați să ascultați. Dacă aveți mai mulți angajați, numiți o singură persoană de contact pentru clientul dumneavoastră.

Fiți pregătit să căutați modalități de adaptare a stilului dumneavoastră de lucru la programul, bugetul și cerințele generale specifice ale fiecărui client.

 

5. Înțelegeți-vă rolul și responsabilitatea

Asigurați-vă că v-ați informat clientul cu privire la abilitățile și capacitățile de care dispuneți, explicându-i clar ce puteți face și ce nu, astfel încât să nu existe așteptări nerealiste sau neînțelegeri. În cele din urmă, responsabilitatea înregistrării îi revine clientului dumneavoastră din UE/SEE.

Dacă sunteți reprezentantul unic al unei societăți din afara UE, asigurați-vă că clientul dumneavoastră știe ce implică exportul către UE/SEE din punctul de vedere al Regulamentului REACH și că vă poate ajuta să vă îndepliniți sarcinile descrise la articolul 8 din regulament.

Dacă sunteți reprezentantul terț al unei societăți care nu dorește să își dezvăluie interesul pentru o anumită substanță prin participarea la Forumul pentru schimbul de informații despre substanțe (SIEF) sau la un consorțiu, asigurați-vă că aveți instrucțiuni clare din partea clientului pentru fiecare situație în care îl reprezentați.

În cazul în care clientul dumneavoastră își încalcă în mod repetat obligațiile contractuale, luați în considerare posibilitatea rezilierii contractului.

 

6. Lucrați cu IUCLID Cloud pentru a face schimb de informații

Utilizați IUCLID Cloud pentru IMM-uri atunci când întocmiți dosarul de înregistrare al clientului dumneavoastră. Folosirea acestui instrument vă poate ajuta să creșteți transparența procesului de înregistrare și să colaborați ușor cu clienții atunci când lucrați asupra datelor de înregistrare.

Cu ajutorul IUCLID Cloud Trial puteți organiza sesiuni de instruire cu privire la utilizarea IUCLID.

 

7. Păstrați-vă o bună reputație

Protejați-vă reputația publică, deoarece, odată compromisă, aceasta nu este ușor de restabilit. Îndepliniți-vă obligațiile de diligență la cel mai înalt nivel de răspundere, responsabilitate și integritate.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Etichetate ca:

(faceți clic pe etichetă pentru a căuta conținut relevant)