Como colaborar para o registo REACH – boas práticas para PME e consultores

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Os prestadores de serviços externos ou consultores podem ser fundamentais na gestão das obrigações regulamentares das PME. A preparação de um registo REACH exige tempo, dedicação e competências — recursos que as pequenas empresas não têm necessariamente disponíveis para utilização além dos seus deveres empresariais habituais. A contratação de ajuda pode ser um investimento vantajoso. As sugestões abaixo destinam-se a auxiliar a cooperação entre as PME e os consultores para um registo bem-sucedido no âmbito do REACH.

Sugestões para PME

 

1. Defina o motivo pelo qual precisa de um consultor

Deseja receber aconselhamento sobre o processo de registo ou ter alguém que faça o trabalho por si? Ou precisa de ajuda em determinados elementos do trabalho, por exemplo no desenvolvimento de uma estratégia de ensaio ou na preparação de um dossiê IUCLID? Precisa de um consultor que ofereça formação aos seus colaboradores?

Certifique-se de que tem objetivos claramente definidos para o serviço externo que deseja adquirir.

 

2. Aprenda os conceitos básicos

Como qualquer regulamento, o REACH tem a sua própria linguagem e terminologia. Vale a pena investir na compreensão dos conceitos básicos, para que possa comunicar eficazmente com os prestadores de serviços.

O apoio ao registo REACH da ECHA foi desenvolvido a pensar nas empresas menos experientes — quanto mais instruído estiver, menos mal-entendidos haverá. Além disso, dê uma vista de olhos no nosso Guia prático para gestores de PME e coordenadores do REACH antes de começar.

 

3. Esteja preparado com as informações básicas

Para que o consultor consiga avaliar a forma como melhor o pode ajudar e os respetivos custos, é necessário que lhe forneça informações básicas sobre:

  • as substâncias a registar (designação, número CAS, número CE);
  • as tonelagens anuais de fabrico ou importação (relevante para os custos relativos a dados e a taxa de registo);
  • o seu papel no âmbito do REACH (fabricante, importador, formulador);
  • a dimensão da sua empresa, com apresentação de provas documentais;
  • a identidade da substância (necessária para determinar se já existe um registante principal);
  • o processo de fabrico, se a sua substância for uma substância UVCB;
  • a disponibilidade de dados analíticos, físico-químicos, toxicológicos e ecotoxicológicos existentes, ou o acesso a esses dados;
  • a forma como as substâncias são utilizadas pelos seus clientes.
Se o consultor for o seu representante único, forneça-lhe as informações necessárias para o cumprimento dos deveres do representante único (artigo 8.º do REACH).


Se for uma empresa não pertencente à UE e o consultor for o seu representante único, certifique-se de que concordou claramente com os termos e condições da cooperação, incluindo uma possível alteração do representante único.

 

4. Selecione o prestador de serviços adequado

As informações básicas que fornecer aos prestadores de serviços permitem-lhes fazer ofertas que pode comparar para encontrar o melhor negócio. Pode também solicitar referências e informações gerais sobre os consultores de modo a garantir que estão dotados da experiência e do conhecimento acerca da legislação.

Os consultores que são membros de associações diferentes são muito frequentemente submetidos a uma avaliação crítica pela sua associação. Alguns possuem certificados ou provas de formação de acordo com as normas de qualidade estabelecidas.

Certifique-se também de que o consultor dispõe dos recursos necessários para finalizar o trabalho no prazo acordado.

Para mais informações, consulte a nossa Lista de verificação para contratar um bom consultor.

É preciso tempo e dinheiro para preparar e manter um bom dossiê de registo. Não receberá serviços de qualidade a preços muito baixos em prazos apertados.

 

5. Comece cedo, seja pontual

Inicie o processo de registo e contrate ajuda antecipadamente, de modo que haja tempo suficiente para criar uma cooperação sólida e construtiva, bem como para que todas as etapas necessárias para um registo bem-sucedido sejam concluídas.

Para garantir o cumprimento do calendário acordado, é necessário que responda ao consultor e forneça materiais conforme e quando acordado. Os atrasos da sua parte traduzir-se-ão em atrasos por parte do consultor, o que, em última instância, poderá afetar o registo bem-sucedido da sua substância.

 

6. Utilize a aplicação IUCLID Cloud para partilhar informações

Solicite ao seu consultor a utilização da IUCLID Cloud for SMEs (para as PME) para preparar os seus registos.

Tal permite-lhe colaborar com total transparência, dado que pode facilmente conceder ao seu consultor o acesso à sua conta e podem ambos trabalhar em linha, em qualquer altura e em qualquer lugar, nos mesmos dados de registo.

Além disso, os seus dados são armazenados em segurança na ECHA. As atualizações automáticas garantem que trabalhará sempre com a versão mais recente da IUCLID, com cópias de segurança integralmente geridas e uma disponibilidade permanente do serviço.

A interface da IUCLID Cloud é mais simples do que a versão desktop completa, dado que foi especificamente concebida para ser utilizada por PME.

Se não desejar partilhar os seus dados da IUCLID com o seu consultor ou se concordar que o dossiê deve ser preparado noutro lugar, certifique-se de que o conjunto de dados e o dossiê finais lhe são entregues após a conclusão dos trabalhos. O armazenamento destes na sua conta IUCLID Cloud será útil quando precisar de atualizar o seu dossiê de registo.

 

7. Considere as suas obrigações pós-registo

É necessário que mantenha os seus dados atualizados e responda a qualquer potencial pedido de informação adicional da ECHA, por exemplo durante o processo de avaliação.

Certifique-se de que o trabalho pós-registo é abrangido pelo contrato de consultoria, incluindo o seu acesso aos dados da IUCLID. É importante que guarde cópias do conjunto de dados completo e do dossiê na sua conta IUCLID Cloud mesmo após a submissão, para que possa continuar a gerir os seus dados da IUCLID numa data posterior.

Além disso, não se esqueça de manter as suas informações de contacto atualizadas no sistema REACH-IT, verifique a existência de mensagens da ECHA na sua conta REACH-IT e informe o consultor acerca das mesmas. Pode também concordar em adicionar o endereço de correio eletrónico do consultor ao REACH-IT, para que este receba diretamente as notificações.

Sugestões para consultores

 

1. Seja transparente

Seja claro naquilo que está a oferecer e a que custo. A sua oferta deve detalhar de forma transparente os serviços incluídos, os respetivos preços, o calendário dos pagamentos, como rescindir o contrato, os acordos relativos à utilização do orçamento do cliente, com possíveis desvios, bem como os direitos concedidos à empresa cliente.

Estabeleça um sistema para acompanhar, de forma transparente, o progresso do projeto.

Ofereça uma primeira entrevista de triagem gratuita.

 

2. Seja o especialista

Certifique-se de que compreende os diferentes processos do REACH e que está atualizado com as informações mais recentes. Siga as notícias da ECHA de modo a não perder nenhuma notificação ou atualização importante.

É especialmente importante que compreenda plenamente os requisitos de ensaio e o modo de funcionamento da partilha dos dados e dos custos, pois o conhecimento inadequado nessas áreas pode significar custos adicionais para o seu cliente.

Dado que o seu cliente pode não ser um especialista no REACH, esteja preparado para reservar algum tempo para lhe explicar os requisitos de registo em linguagem simples.

 

3. Seja o solucionador de problemas

O REACH oferece várias soluções para um problema específico. É necessário que consiga analisar a situação do seu cliente de um modo abrangente e oferecer-lhe soluções que sejam relevantes.

É bom manter presente que ninguém é omnisciente. Poderá precisar de ajuda adicional e subcontratar algumas tarefas a outro prestador de serviços. No entanto, tal deve ser tido em consideração no calendário.

 

4. Faça um plano, comunique e ouça

Faça um plano claro do projeto e do seu orçamento, de modo a garantir que o seu cliente cumpre as suas obrigações atempadamente e pode permanecer legalmente em atividade. Demonstre ao seu cliente que dispõe dos recursos necessários para realizar o trabalho.

Estabeleça bons canais de comunicação bidirecional, esteja disponível e lembre-se de ouvir. Se tiver muitos funcionários, nomeie uma única pessoa de contacto para o seu cliente.

Esteja preparado para procurar formas de ajustar o seu estilo de trabalho ao calendário, ao orçamento e aos requisitos gerais de cada cliente.

 

5. Entenda as suas atribuições e responsabilidades

Certifique-se de que o seu cliente conhece as suas competências e capacidades, deixando claro o que pode e não pode fazer, de modo que não haja falsas expectativas ou mal-entendidos. No final, o seu cliente da UE/EEE é responsável pelo próprio registo.

Se for um representante único de uma empresa não pertencente à UE, certifique-se de que o seu cliente tem conhecimento das implicações de uma exportação para a UE/EEE no âmbito do REACH e que pode ajudá-lo a cumprir as suas obrigações conforme descrito no artigo 8.º do regulamento.

Se for um terceiro designado como representante de uma empresa que não deseja divulgar o seu interesse numa determinada substância por meio da participação no fórum de intercâmbio de informações sobre uma substância (FIIS) ou num consórcio, certifique-se de que dispõe de instruções claras do seu cliente para cada situação em que o representa.

Se o seu cliente não cumprir continuamente a sua parte do acordo, considere a possibilidade de rescindir o contrato.

 

6. Utilize a aplicação IUCLID Cloud para partilhar informações

Utilize a IUCLID Cloud for SMEs (para as PME) para preparar o dossiê de registo do seu cliente. Ao utilizá-la, aumenta a transparência do processo de registo e colabora de um modo mais fácil com os seus clientes nos dados de registo.

Com a IUCLID Cloud Trial (versão de teste), poderá organizar formações sobre a utilização da IUCLID.

 

7. Mantenha a sua reputação

Proteja a sua boa reputação, pois não é fácil recuperá-la se tiver sido prejudicada. Cumpra os seus deveres de diligência aos mais elevados padrões de compromisso, responsabilidade e integridade.

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