Preparação para formar um novo FIIS

Para cada substância que pré-registou, foi criada uma página de pré-FIIS no REACH-IT. Na página do pré-FIIS, encontrará as informações de contacto das outras empresas que pré-registaram uma substância com o mesmo identificador (p. ex., o número CE).

Deve contactar cada uma dessas empresas para determinar se têm as mesmas substâncias e qual a empresa que registará a substância.

Assim que tiverem determinado que têm a mesma substância, devem formar um fórum de intercâmbio de informações sobre a substância (FIIS). O FIIS constitui uma cooperação específica para o registo REACH, organizado pelos corregistantes e, normalmente, formalizado num acordo.

No FIIS, deve partilhar com os seus corregistantes as informações de que dispõe sobre a sua substância, repartir os custos e preparar um registo conjunto.

As etapas abaixo indicadas explicam os procedimentos que deve seguir para passar do pré‑registo à preparação para formar um novo FIIS.

 

1. Inicie sessão no REACH-IT

O REACH-IT é a ferramenta de TI que deve utilizar para apresentar informações à ECHA, nomeadamente os pré-registos e os registos.

Pode aceder ao REACH-IT através da página inicial da ECHA. Pode iniciar sessão com o seu ID de utilizador e palavra-passe. Se ainda não é um utilizador, pode registar-se.

2. Procure e verifique os seus pré-registos

Para procurar os seus pré-registos no REACH-IT, selecione «Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs» [Menu > Pesquisar > Pré-registos e pré-FIIS]. 

Verifique se tem um pré-registo para cada substância que necessita de registar. Se faltar um pré-registo, verifique o que deve fazer nas perguntas e respostas abaixo.

Lembre-se de que os seus pré-registos não só são o seu ponto de partida para entrar em contacto com os seus corregistantes como também lhe conferem o direito de aceder ao mercado europeu sem registar a substância até ao prazo fixado para o seu registo.

3. Verifique as suas informações de contacto no seu pré-registo

Uma vez que é obrigado a efetuar um registo conjunto, é importante que as suas informações de contacto estejam atualizadas para que os seus corregistantes o possam contactar.

Cada pré-registo contém informações de contacto, normalmente de uma pessoa da sua empresa ou um representante terceiro (TPR). Estas informações de contacto (nome e endereço de correio eletrónico) estão disponíveis para todos os pré-registantes da substância na página do pré-FIIS do REACH-IT.

Decida se pretende manter ou alterar o contacto atualmente indicado no seu pré-registo e verifique se as informações de contacto estão atualizadas para cada substância que pretenda registar.

4. Aceda às informações de contacto dos seus corregistantes na página do pré-FIIS

Pode aceder às informações de contacto de outras empresas que pré-registaram a sua substância através do REACH-IT. No menu do REACH-IT, selecione «Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs» [Menu > Pesquisar > Pré-registos e pré-FIIS]. Também pode descarregar a lista completa.

Deverá contactar os seus corregistantes por correio eletrónico fora do REACH-IT. Nem todos os pré-registantes que constam da página do pré-FIIS registarão a substância (por exemplo, devido a alterações na carteira ou na estratégia da empresa) e o número de respostas poderá ser baixo.

5. Tenha uma atitude proativa ao estabelecer a cooperação

Deverá participar ativamente no registo da sua substância. Existem formas diferentes de o fazer:

  • Ative os seus corregistantes
    Se a substância for fundamental para a sua empresa, tome a iniciativa de iniciar as negociações. Desta forma, poderá certificar-se de que a substância será registada até ao prazo aplicável. 

    Para indicar a sua pretensão de iniciar a formação do FIIS, clique no botão «Become Facilitator» [Tornar-se facilitador] no REACH-IT.

    Como facilitador, pode indicar na página do pré-FIIS a forma como pretende iniciar as negociações. Terá, muito provavelmente, de organizar algumas reuniões ou conferências Web.
  • Responda aos seus corregistantes Se a iniciativa não for sua, responda quando for contactado pelo Facilitador da Formação do FIIS (FFF) ou por um corregistante, mesmo que ainda não tenha decidido se regista ou não a substância.
  • Controle as suas substâncias
    É possível que, no caso de algumas substâncias, nenhum dos pré-registantes inicie a cooperação. Nesse caso, deve contactar os corregistantes para saber se será o único registante dessa substância. Se tal acontecer, deve reservar tempo suficiente para preparar sozinho o registo.
6. Estabeleça a semelhança da substância com os seus corregistantes

Para estabelecer a semelhança da substância, todos os corregistantes devem determinar o nome da respetiva substância de acordo com o Guia de orientação para a identificação e designação de substâncias no âmbito dos Regulamentos REACH e CRE (ver também etapa 1: Conheça a sua carteira).

Se a designação da substância for a mesma, então as substâncias são consideradas a mesma.

Se tiver preocupações quanto às informações comerciais confidenciais (ICC) aquando da discussão da semelhança da substância, consulte as perguntas e respostas abaixo.

Assim que os corregistantes tiverem concordado que as respetivas substâncias são a mesma, devem formar um FIIS. Podem começar a colaborar para partilhar dados e registar a substância conjuntamente (ver etapa 3: Organize-se com os seus corregistantes).

Os participantes no FIIS devem aplicar coletivamente os princípios do Guia de orientação para a identificação e designação de substâncias no âmbito dos Regulamentos REACH e CRE para definir os limites da substância correspondente aos dados que irão apresentar conjuntamente. Esta definição é conhecida como o perfil da identidade da substância, que deverá ser comunicado no dossiê de registo do registante principal. O apêndice III do Guia de orientação para a identificação e designação de substâncias no âmbito dos Regulamentos REACH e CRE contém orientações sobre o perfil de identidade da substância.

7. Conheça as funções e as atividades num FIIS

Existem duas funções formalmente separadas no FIIS: o registante principal e, se existirem, os registantes membros. Contudo, todos os corregistantes são responsáveis pelo calendário e progresso do trabalho, pelo conteúdo das partes conjuntas do registo e pelo conteúdo das suas próprias partes do registo.

Os membros do FIIS elegem o registante principal.  O registante principal deverá apresentar primeiro o registo conjunto através do REACH-IT, antes de os membros apresentarem os seus próprios registos. O registante principal também deve distribuir os números do código de segurança aos membros, para que estes possam aderir ao registo conjunto (ver etapa 6: Apresente o seu dossiê de registo).

Para todas as outras tarefas, deve decidir com os seus corregistantes como devem trabalhar em conjunto. Na prática, tal significa decidir a distribuição das tarefas pelos membros e a eventual subcontratação de algumas tarefas. O acordo é, normalmente, documentado, por exemplo, num acordo de FIIS ou num acordo de consórcio.

O acordo deve abranger as diferentes atividades que os participantes do FIIS têm a obrigação de executar para efetuar o registo (ver etapas 3, 4, 5 e 6) e mantê-lo atualizado (ver etapa 7). Estas atividades incluem, por exemplo, as seguintes tarefas administrativas, técnicas e outras relacionadas com o registo:

  • Administração do FIIS: estabelecer pontos de contacto para comunicação dentro e fora do FIIS, organizar a forma como as faturas e os pagamentos são processados, desenvolver sistemas de reembolso e manter registos.
  • Preparação do conteúdo do dossiê: reunir as informações disponíveis, gerar novas informações, discutir a qualidade das informações, chegar a acordo sobre quais as informações que serão apresentadas conjuntamente, negociar a partilha das informações e a repartição dos custos, realizar avaliações de segurança química, determinar a classificação e preparar o relatório de segurança química.
  • Preparação e apresentação do dossiê da IUCLID: criar o dossiê de registo conjunto na IUCLID, apresentar o dossiê à ECHA e acompanhar a faturação e as mensagens no REACH-IT.

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